「訓戒」とはどういう意味？ 使い方・伝え方をわかりやすく整理【社労士監修】

「訓戒」という言葉を聞いたことがありますか？ ビジネスの現場では、「訓戒」「戒告」「注意」など似た言葉が並ぶことがありますよね。どれを使うべきか迷うという方もいらっしゃるのではないでしょうか？

そこで、この記事では、人事労務の視点から「訓戒」の意味や使い方、訓戒の効果的な伝え方などを解説します。

「訓戒」の意味を正しく理解する｜混同されやすい言葉との違いにも注意

職場でトラブルが起きた際、どのレベルの指導が適切か迷うことがありますよね。まずは「訓戒」という言葉の基本的な意味や、他の言葉との違いを見ていきましょう。

訓戒の意味

「訓戒」とは、一般的に、社員の言動に一定の問題があった際、その再発を防ぐために行う注意や戒めのことを指します。

懲戒処分の一種として扱われるケースもありますよ。なお、懲戒処分の「訓戒」は、減給や出勤停止、解雇などの他の処分と比べると、比較的軽い処分と位置づけられることが多いでしょう。

一般的に、訓戒は給与等には直接影響しないケースが多いですよ。ただ、「懲戒処分の履歴がある」ということで、昇格や人事評価面でマイナスになることもあります。

「戒告」「叱責」「注意」との違いは？

ここでは訓戒と似た言葉に、「戒告」と「叱責」、「注意」があります。誤用がないよう、使い分けのポイントを確認していきましょう。

「戒告」は、一般的に、口頭または書面で行われる比較的軽い懲戒処分であり、会社の秩序に反する行為に対して戒めることを指す言葉。「訓戒」と「戒告」の明確な線引きがあるわけではありませんが、就業規則には、訓戒と同じような意味で「戒告処分」と表記しているケースが実務上は多いでしょう。

「叱責」は、注意を表す日常的な言葉であり、通常は懲戒処分の正式名称としては用いられません。

「注意」は、最も軽い指導として使われることが多く、懲戒に該当しないケースが一般的です。例えば、「書類の誤字脱字を上司に注意された」などのイメージですね。

「訓戒」とは、再発を防ぐために行う注意や戒めのこと。

「訓戒」の伝え方

ここからは、実際に訓戒を伝える場面で、上司として押さえておきたいポイントを見ていきましょう。

上司として「訓戒する」ときの表現と配慮

訓戒を伝える際は、相手を感情的に追い詰めない工夫が欠かせません。まず事実を整理し、「どの行為が訓戒の対象になるか」や、「なぜそれが問題なのか」を落ち着いて伝えることが大切です。

例えば、「最近、遅刻や急な欠勤が続いている点についてお話しします」や、「今後は○○を改善してほしいです」など、具体的で冷静な言葉を選ぶと伝わりやすくなるでしょう。

ビジネスメールや文書での使用可否と工夫

文書やメールで「訓戒」を通知する場合は、特に注意したいところ。会社としての公式な判断と受け取られますので、感情的な言い回しや人格否定などの表現になっていないか、十分注意しましょう。

また、訓戒を行う前に、直接部下と面談などで話す機会をつくり、相手の言い分や事情をしっかり聞き取ることも意識したいポイント。さらに、再発しないような仕組みづくりにも目を向けていくことがおすすめです。

言い換え表現にはどんなものがある？

「訓戒」という言葉が重く響くと感じる場面では、表現を少し調整するだけで相手の受け止め方が変わります。状況に応じて、より前向きな言葉に置き換えてみることも考えてみましょう。例えば、「改善のお願い」などの表現に言い換えるのも一つの手です。

正式な処分ではなく、日常的なマネジメントで伝える場合には、こうした言い換えが相手の心理的負担を軽減し、前向きな改善につながりやすいでしょう。

訓戒をめぐる誤解・すれ違いを防ぐためにできること

訓戒は、時に「不公平」「突然の処分」と受け止められることがあります。誤解やすれ違いを防ぐためには、伝え方だけでなく運用の公平性も欠かせません。

部下に「訓戒とは」をどう説明するか？

訓戒を伝える場面は、少なからず緊迫したムードになりがち。こんな時こそ「どう説明するか」が重要ですよ。

まず、おさえておきたいのは、訓戒が懲戒処分に該当する場合は、就業規則の「どの条文に基づくのか」を示す必要があるという点です。理由や根拠を示さない訓戒は「上司の感情で決まった処分だ」と受け取られやすいため、事実と懲戒の根拠、そして今後の改善策を丁寧に伝える姿勢が欠かせません。

さらに現場では、「気に入られている社員だけ処分されない」といった不公平なケースが起きることも。実際に、ある職場では、「上司のお気に入りの部下だけ、遅刻をしても何も言われない」というケースがありました。このような不公平が度重なると、部下が上司への不信感を募らせ、モチベーション低下にもつながりかねません。

また、チャットなどで「訓戒」という言葉を軽い気持ちで送ってしまい、部下が「正式な懲戒処分だ」と誤解した例もあります。

ちなみに、人事部や会社への確認をせずに、上司が個人的な判断で懲戒処分を宣言してしまうのは、会社全体のリスクになるという点も、おさえておきたいポイント。正式な懲戒処分ではない場合は、訓戒という表現は避けた方が無難でしょう。

感情的に伝わらないようにするための言葉選び

強い口調や攻撃的な態度で伝えられた内容は、かえって相手に届きにくくなることも。「自分は攻撃された」と感じてしまうと、事実よりも精神的な痛みの記憶が強く残ってしまうからです。実際に労働相談の現場では、「上司は全然わかってくれない」「私は被害者だと思う」と解釈が変わり、反発的な態度に発展するケースも。

ある会社の社員は、書類誤送付をしてしまい、上司から「なんでこんなことをしたんだ！」と大声で注意をされた時のことを、こう振り返ります。「正直叱られた内容よりも、怒鳴り声しか覚えていません…。声がフロアに響き渡って、他の社員も様子を見に来てしまい、なんだかいたたまれない気持ちでした…」

訓戒の目的は反省を促し、改善につなげることです。例えば、次のように問題点と理由などを整理して、今後はどうしてほしいかをシンプルに伝えると、部下は受け取りやすいでしょう。

例：「今回の書類誤送付は、発送前の二重チェックを怠ったことが原因ですね。業務の性質上、確認を徹底しないと個人情報漏洩のリスクもあります。今後はチェックリストを用いて必ず確認するようにしてください」

また、感情的な叱責は「パワハラでは？」などと、別の問題に発展することもあるので、伝え方や声のトーン、ボリュームも気を付けたいポイントですね。

最後に

訓戒は、社員の行動を改善し、より働きやすい職場をつくるための大切な仕組みです。だからこそ、正しい意味を理解しながら、相手の気持ちに配慮した伝え方を意識していきたいですね。

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執筆

塚原社会保険労務士事務所代表　塚原美彩（つかはら・みさ）

行政機関にて健康保険や厚生年金、労働基準法に関する業務を経験。2016年社会保険労務士資格を取得後、企業の人事労務コンサル、ポジティブ心理学をベースとした研修講師として活動中。趣味は日本酒酒蔵巡り。
事務所ホームページ：塚原社会保険労務士事務所

ライター所属：京都メディアライン