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2021.08.04

【ご返信】←正しく使えてる? ビジネスでの使い方をご紹介

【ご返信】は、相手に返信を求めたり、相手からの返信にお礼を言うシーンで使われる敬語表現の言葉です。ただ、目上の方や取引先などに使う場合は、後に続く言葉に配慮が必要な言葉でもあります。今回は「ご返信」の正しい使い方を徹底解説します。

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【目次】
「ご返信」の意味とは?
「ご返信」の使い方を例文でチェック
「ご返信」の類語とは?
英語表現とは?
最後に

「ご返信」の意味とは?

「ご返信」はビジネスシーンで使う際、誤った使い方をしがちな表現でもあります。適切な使い方をするために、意味やビジネスで使う際の注意点をみていきましょう。

ご返信

意味

「ご返信」は「ごへんしん」と読みます。尊敬を表す「ご」+「返信」で成り立つ言葉。「返信」とは、「返事の手紙やメールを送ること。また、その手紙やメール」(小学館『デジタル大辞泉』より)。

「ご返信」は敬語表現です。敬意を払うべき相手に返信を求めたり、相手からの返事のことを指します。

「ご返信」は自分にも使える?

「ご返信」は、自分が返信することにも使うことができます。「ご返信」は相手が返信するという「尊敬語」ですが、自分がする返信をへりくだっていう「謙譲語」としても使うことができます。

・(尊敬語)ご返信ありがとうございました。
・(謙譲語)ご返信いたします。

ビジネス等で使う時の注意点

「ご返信」は敬語表現ですが、目上の方や取引先などに使う場合は、後に続く言葉に配慮が必要です。例えば、「ご返信ください」。相手から返信して欲しい時に使う言い回しですが、敬意を示したい相手には避けた方が良い表現。なぜなら、「ください」と断定的な言い方をしているからです。「ください」は丁寧語ですが、命令しているような印象を与えかねません。よって、この場合は「ご返信くださいますようお願いいたします」と言うと丁寧です。

「ご返答」との違いは?

返答」とは、「問いに対して答えること。また、その答え」(小学館『デジタル大辞泉』より)。「ご返信」は、メールや文書での返事に使われるのに対して、「ご返答」は、問われたことを口頭で答える時に使うことが多い表現です。

「ご返信」の使い方を例文でチェック

「ご返信」は、相手に「返信」を求めたり、相手からの「返信」にお礼を言うシーンで使われますが、どの様な表現をすることができるのか、例文でチェックしていきましょう。

ご返信

1:「ご返信ありがとうございます」

相手からの返信に対してお礼の気持ちを表すフレーズ。「ご返信ありがとうございます」は、「ご返信」がすでに尊敬語です。しかし、使う相手によっては少し丁寧さに欠ける表現。丁寧に言う必要がある相手である場合は、「ご返信いただき、ありがとうございます」とすると、より丁寧な表現になります。そして、さらに丁寧な表現は「ご返信を賜り、ありがとうございます」。「賜る」という最上級の敬語を使うことで、格式の高い表現になります。

2:「ご返信が遅くなり申し訳ございません」

返信が遅くなった際に使うフレーズ。謝罪の意を表します。この他に、返信が遅れたことを詫びる言い回しとして「ご返信が遅くなり、誠に申し訳ございません」や「ご返信が遅れたこと、誠に申し訳ございません」が挙げられます。

3:「ご返信をお待ちしております」

目上の方や取引先の相手に返信を待っていることを伝える言い回し。さらに、丁寧にお願いする必要がある場合は、「ご返信お待ちいたしております」または、「ご返信お待ち申し上げております」と言うことができます。

4:「ご返信には及びません」

「及びません」とは、「する必要がない」や「しなくてもよい」という意味の丁寧語。「ご返信には及びません」は、「返信する必要はありません」ということを丁寧に言った表現。相手によって、さらに丁寧に伝えたい場合は「ご返信いただくには及びません」と表すことができます。なお、「ご返信には及びません」は「返信不要」というニュアンスで使う言葉であって、「返信しないでください」という意味ではありません。

「ご返信」の類語とは?

ビジネスシーンで状況に応じた使い分けをするために、類語を理解しておくと便利ですよ。

ご返信

「ご回答」

「回答」とは「質問や要求に答えること」。「ご回答」は、丁寧を表す「ご」をつけることで、相手が質問に答えること(尊敬語)に加え、自分が相手に「回答」をすること(謙譲語)その両方を表すことができます。

・(謙譲語)ご回答申し上げます。
・(尊敬語)ご回答のほどよろしくお願いいたします。

「ご(お)返事」

「返事」は、「呼びかけに対しての答え、メールや依頼、質問に対しての答え」を表し、口頭、文章のどちらにも使うことができます。また、「ご返事」、「お返事」はどちらも正しい表現。目上の方に使うことができる敬語表現ですが、「ご返信」や「ご返答」、「ご回答」に比べると、ややくだけた印象を与えます。よって、ビジネスシーンでは「ご返信」や「ご返答」、「ご回答」を使った方が良いでしょう。

英語表現とは?

英語で「ご返信」は、「reply」と「response」を使って表すことかできます。主に「reply」は、手紙やメールの返信を表し、「response」は質問や依頼に対しての返信として使われるフレーズ。これらを用いて、ビジネスメールで使うことのできる例文をご紹介いたします。

ご返信

「ご返信ありがとうございます」

・Thank you for your reply.
・I appreciate your response.

「Thank you for〜」より「I appreciate 〜」の方が丁寧な表現です。

「ご返信が遅くなり申し訳ございません」

・I am sorry for the delayed response.

ビジネスメールでは、「I’m」などの略した表現を使わないのがマナーです。

「ご返信をお待ちしています」

・I am looking forward to your reply.
・We are looking forward to your reply.

会社として相手の返事を待つ場合は「We」を使いましょう。

最後に

ビジネスパーソンとして、状況や相手によって言い回しを変えることは必須ですよね。頻繁に使う言葉である「ご返信」の意味や正しい使い方、言い換え表現を理解しておくと、いざという時に役立つことでしょう。

トップ画像・アイキャッチ/(C)Shutterstock.com

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