2つめは、「何度も連続で投稿しない」こと。 チャットは、会話に近い形で、短いメッセージを素早く投稿できる点が特徴です。ただ、きちんと整理をしてから投稿しないと、連続で投稿することになり、メンバーの時間を奪う原因となります。「報告・連絡・相談のどれに該当する内容か？」「自分がもっとも伝えたいことは何か？」――。 この2つを整理してから投稿することが大切です。
連続投稿を防ぐためにも、メンバー間で文章作成のルールを共有しておきましょう。 たとえば、チャットの冒頭には「報告・連絡・相談のどれに該当するのか？」を明らかにし、【 】でくくる（例【相談】）ことをおすすめします。そのうえで、相手に最も伝えたい内容を書くようにするのです。これは箇条書きでもかまいません。
【目次】
3つ目の「ない」は？
3つめは、「個人的な感情を入れない」こと。 チャットでは「事実のみを記載する」をルールにしましょう。余計なことを書くと、伝えたいことが、伝わりづらくなるからです。
やりがちなのは”無意識の言い訳”です。「一生懸命粘ったが、成約に至らなかった」場合。報告者の胸中には「努力は認めてほしい」という思いが生じるため、「一生懸命粘ったものの……」といった表現を盛り込みたくなってしまうのです。
気持ちはわかりますが、この余計な表現があると、「成約できたのか否か？」という最も伝えたい情報が伝わりづらくなってしまいます。ですから、チャットでは「事実のみを記載する」というルールを守りましょう。
このような3つの「ない」を徹底したうえで、さらにおすすめしたいのは、「チャットから電話に切り替える際のルール」をあらかじめ設けておくことです。 これまでの経験上、作成に100字以上費やす内容の場合、チャットではなく電話で伝えたほうがスムーズかつ正確だと私は感じています。 チームで話し合い、最適なルールをつくってみてください。
まとめ：チャットでは、3つの「ない」を徹底しよう。
一般社団法人行動科学マネジメント研究所コンサルタント
冨山 真由（とみやま まゆ）
株式会社ウィルPMインターナショナル行動科学マネジメント公認チーフインストラクター。行動習慣コンサルタント®。行動定着コーチ®。日本行動分析学会会員。日本では数少ない女性の行動科学マネジメント公認インストラクターとして、企業の一般職から管理職まで幅広い層を対象に、セルフマネジメント研修を年に120回程行なっている。
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