ビジネス現場で信頼される「旨を伝える」の正しい使い方と応用例【専門家監修】

似た表現との違いと選び方

似たような意味を持つ言葉でも、ニュアンスは少しずつ異なります。その違いを理解し、的確に選び取ることが大切です。

【主な似た表現とその違い】
・主旨を伝える：全体的な方向性や考え方を伝える
・要旨を伝える：要点を簡潔にまとめて伝える

シーン別・相手別の言い換え例

誰に、どのような状況で伝えるかによって、最適な言葉は変わります。

【上司・目上の人へ】
敬意を最大限に払い、謙譲語や丁寧語を正しく使いましょう。
・「〇〇様よりお電話があり、本日中に資料をご確認いただきたいとの旨、伺っております」
・「先方のご意向としましては、価格の見直しをご検討いただきたい、という趣旨でございました」

【同僚・チームメンバーへ】
丁寧さを保ちつつも、簡潔で分かりやすい表現を心がけましょう。
・「Aチームから、例の件で協力依頼があったので、その旨共有します」
・「今朝の会議の要旨をチャットで送りますね」

【取引先・社外の方へ】
会社の代表としての立場を意識し、丁寧かつ明確な言葉を選びます。
・「弊社の担当〇〇が、ただいま席を外しております。戻り次第、折り返しお電話を差し上げる旨、申し伝えます」
・「本メールは、弊社プライバシーポリシー改定の趣旨をご説明するものでございます」

【目次】

ビジネスシーンでの「旨を伝える」応用例と実践ポイント
「旨を伝える」のよくある疑問と対策
最後に

ビジネスシーンでの「旨を伝える」応用例と実践ポイント

実際の業務で効果的に使うには、簡潔さと明確さが不可欠です。

「旨を伝える」応用例と実践ポイント

組織内連絡・会議での活用
取引先や顧客対応での使い方
誤解を防ぐポイントと注意すべき表現

組織内連絡・会議での活用

・朝礼での共有: 「人事部より、クールビズ期間が来月末まで延長される旨、通達がありましたので、周知いたします」
・会議での報告: 「営業第一部からは、新規契約数が目標を達成した旨、報告がありました」

取引先や顧客対応での使い方

社外の方とのやり取りでは、丁寧さと正確さが信頼に直結します。

・アポイントの再確認: 「明日の14時に貴社へお伺いする旨、念のためご連絡いたしました」
・納期遅延のお詫び: 「製造ラインのトラブルにより、納品が3日ほど遅延いたします旨、ご連絡いたしました。多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません」

誤解を防ぐポイントと注意すべき表現

言葉足らずや不適切な表現は、思わぬ誤解やトラブルの原因になります。

【誤解を防ぐポイント】

・具体的な文脈の提供
「その旨」だけでは分かりにくい場合は、「○○の件について、その旨を」のように、具体的な内容を併記する。

・相手の理解度の確認
重要な内容の場合は、「○○についてお伝えしたその件についてですが」など、念押しの表現を加える。

・期限や条件の明示
「来週までに」「条件が整い次第」など、時期や条件を明確に。

【注意すべき表現】

・曖昧な表現
「～の件、いい感じに進んでいる旨、お伝えください」といった曖昧な伝え方はNGです。「～の件、A案で進める方向で合意した旨、お伝えください」のように具体的に表現しましょう。

・責任転嫁に聞こえる表現
「私は反対だったのですが、部長がやれとおっしゃった旨、ご報告します」のような言い方は、責任逃れと捉えられかねません。あくまで客観的な事実として「部長の指示により、〇〇を進行する旨、ご報告いたします」と伝えましょう。

「旨を伝える」のよくある疑問と対策

ここでは、多くの方が疑問に思ったり、間違えやすかったりする点について、具体的にお答えします。日々のコミュニケーションでの迷いを解消しましょう。

「旨を伝える」のよくある疑問と対策

間違いやすい使い方・NG例

間違いやすい使い方・NG例

・自分の意見に使う
NG: 「この企画は素晴らしい旨、申し上げます」
OK: 「この企画は素晴らしいと、私は考えております」
「旨」は客観的な内容を伝える言葉です。自分の意見や感想を述べるときは、「～と思います」「～と感じております」といった表現が適切です。

・複雑な内容の要約を怠る
NG: 「先ほどの1時間にわたる会議の旨、部長にお伝えください」
OK: 「先ほどの会議の結果、A案の採用が決定し、来週から具体的な準備に入る旨、部長にお伝えください」
「旨」を使う際は、伝える側がきちんと要点をまとめる責任があります。内容を丸投げするような使い方は避けましょう。