【ご報告】の正しい使い方は？ビジネスシーンの注意点や例文をご紹介

「ご報告」の意味や読み方とは？

まずはじめに、「ご報告」の意味や読み方を知る所から始めていきたいと思います。

意味と読み方

「報告」を調べてみましょう。「報告」の意味は、「告げ知らせること、またはその内容」とあります。まさしく、相手に何かを知らせることで間違いないですね。「ご報告」は、その「報告」に「ご」という謙譲語の表現を付けることで、尊敬語になっています。

ほう‐こく【報告】
［名］(スル)告げ知らせること。特に、ある任務を与えられた者が、その経過や結果などを述べること。また、その内容。
『デジタル大辞泉』（小学館）より引用

「ご報告」は、「告げ知らせること、またはその内容」を意味する尊敬語です。

ビジネス等で使う時の注意点

「ご報告」が尊敬語だと分かったので、ビジネスシーンで使用しても問題なさそうです。では、注意することはあるのでしょうか？ 使用シーンを想定してみましょう。メールなどで、上司や取引先に対して「ご報告まで」という文言をつけている方はいらっしゃいませんか？ これはよいのか、気になりますね。

結論から言うと、「ご報告まで」を上司や取引先に使うのは、あまりお勧めできません。「ご報告まで」は、「ご報告します」を省力した形での使われ方。ですから、「ご報告まで」をビジネスシーンで使うのは、かなりの注意が必要です。

上司や取引先には、「ご報告申し上げます」や「ご報告いたします」というような尊敬語を使用したほうがよいでしょう。

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「ご報告」と「ご連絡」の違いとは？

「ご報告」とよく似た使い方をされているのが、「ご連絡」です。この2語を比べてみます。「ご連絡」も「ご報告」と同じく、「連絡」に「ご」を付けた敬語です。「連絡」の意味は、「気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知」。ふたつの言葉の意味はほぼ同じです。

では、使い分けをどうすればよいのか。「報告」はすでに終了している場合に用い、「連絡」は進行しているものに使います。これを理解しておけば、間違って使用することはなくなりそうですね。

使い分けのポイントは、すでに終了している場合は「報告」、進行しているものには「連絡」と覚えておきましょう。

【Domani編集部のエピソード】「ご報告」に関する体験談

「ご報告」の体験談には、どのようなものがあるのでしょうか？ビジネスシーンにおいて、Domani編集部のメンバーが「ご報告」に関して何か気づきや学びを得たエピソードを紹介していきます。

【episode１】上司に学んだ、謙譲語を伴う「ご報告」の徹底

Domani編集部 H氏（35）

若手時代、私は上司に口頭で進捗を伝える際、「進捗を報告します」と言っていました。すると上司から、「『ご報告』と謙譲語をセットで使いなさい。ただの『報告』では丁寧さが足りない」と指摘を受けました。上司は、クライアントへのメールや役員への文書では必ず「ご報告申し上げます」を使い、社内でも「ご報告いたします」を徹底していました。この習慣を通じて、「ご」を付けて名詞を丁寧にすることと、「申し上げる/いたす」で動作を謙遜することがセットになって初めて、ビジネスにおける適切な敬意になると学びました。

【episode2】主体性を欠いた「〜させていただきました」の乱用

Domani編集部 Y氏（48）

部下がメールで「A件の進捗についてご報告させていただきます」という表現を多用していることに気づきました。彼女は丁寧にしているつもりでしたが、「『〜させていただきます』は、『報告の機会を許してもらって、恩恵を受ける』というニュアンスだ。日常の業務報告に、いちいち許可を得る必要はない。『ご報告いたします』を使いなさい」と指摘しました。「ご報告させていただきます」の乱用は、自信のなさや決断力の欠如を疑われる原因にもなりかねないでしょう。

「ご報告」の使い方を例文でチェック

それでは、具体的にはどのように「ご報告」を使えばよいのか、例文でチェックしていきましょう。

「ご報告申し上げます」

上司や取引先に伝えるときは、「申し上げます」をプラスするとより丁寧な印象になります。メールにおいても使えますので、覚えておいて損はないですね。

「ご報告させていただきます」

よく聞く表現ですが、このセリフには注意が必要です。厳密に言うと二重敬語に当たります。

しかし、常用されている表現として認知されているので、使用できないとは言い切れません。用いることは可能ですが、極力使用を控えた方が無難だと覚えておくといいかもしれません。

「ご報告いたします」

完璧な敬語表現です。迷ったら、「ご報告いたします」を使用しておくと間違いないでしょう。困ったときの「ご報告いたします」と、覚えておいてくださいね。

「取り急ぎ、ご報告申し上げます」

至急の報告をする時に使える表現です。「取り急ぎ、ご報告まで」もよく耳にするフレーズですが、「申し上げます」や「いたします」を省略しているため、上司や取引先への連絡には向きません。

「ご報告いただけますと幸いです」

「ご報告ください」では相手に強要するような印象を与えてしまうため「大変お手数ですが〜」「〜幸いです」「〜ますようお願い申し上げます」などクッション言葉を入れると良いでしょう。

「ご報告賜りましてありがとうございます」

相手からの報告に返事をする時には、報告に対する感謝を伝えましょう。「賜り」が堅苦しと感じる時には、「ご報告いただきありがとうございます」でも問題ありません。また「ご報告を賜り、感謝申し上げます」とすると「ありがとうございます」より丁寧な印象になります。

「ご報告」に対する返信のしかた

「ご報告」に関する連絡を受けた際の返信は、基本的に必要です。

これは、報告が届いたことを相手に伝えて報告内容を確かに受け止め、必要に応じて感謝や承認、指示を返すという、ビジネスにおける「報連相（ほうれんそう）」のサイクルを完了させる重要なステップだからです。