ビジネスの場合、「欠席の連絡」はどうしたらいい？
ビジネスシーンでは、出席する予定だった会議や祝賀会などを、急な体調不良や出張で欠席せざるを得ない場合があります。そんなとき、先方に失礼にならないように「欠席の連絡」をするにはどうすればよいのでしょうか？ ここでは電話とメール、それぞれの例文を挙げて解説します。
電話の場合
出席予定だった会議や祝賀会。新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、急な発熱や濃厚接触の疑いで欠席しなくてはならない場合、一刻も早く先方に「欠席の連絡」をしなくてはなりません。出張が入ったなど、前もって欠席することがわかっている場合も、先方はこちらを迎え入れる準備をしてくださっているわけですから、なるべく早く連絡を入れるようにします。
例文
お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇〇株式会社の●●と申します。いつもお世話になっております。明日、御社で行われる祝賀会ですが、発熱のため出席できなくなってしまいました。急なご連絡で大変申し訳ありません。
また、機会がございましたらお声がけいただきたく存じます。よろしくお願いいたします。
メールの場合
基本的に「欠席の連絡」は、電話がマナーです。特に当日キャンセルの場合、メールだと先方が確認できていない、ということもあるので電話がよいでしょう。しかし、最近は時間や先方の都合を考えると、メール連絡の方が親切ともいわれているようです。実際に文字として残るため、「確実に連絡をした」という証拠にもなります。
例文
△△株式会社
××様
いつもお世話になっております。
▲月▲日に開催される御社の祝賀会ですが、急な出張の予定が入り出席が難しくなってしまいました。
せっかくお誘いいただきましたのに申し訳ございません。
今後、また機会がありましたらお声がけいただければ幸いに存じます。
メールでのご連絡となり恐縮ではございますが、ご盛会を心より祈念しております。
○○株式会社●●
申し訳ないという気持ちと、今後の参加の意思が伝わるようにしましょう。
ビジネスで「欠席の連絡」を受けた時の返答は？
ここまで、欠席する側で見てきました。では、反対にホスト側で準備を重ねている時に、先方から欠席の連絡を受けた場合、どのように返答したらよいのでしょうか。 「えー！」という心の声を表さず、先方の負担にならないような返答をしたいところです。
電話の場合
先方の申し訳ないという気持ちを受け止めつつ、またの機会への参加を期待しているという意思を伝え、先方に負担をかけない言葉がけをしましょう。
例文
いつもお世話になっております。そうですか、残念ですが、欠席と承りました。どうぞお大事になさってください。
またの機会には是非ご参加いただきたく存じます。わざわざのご連絡、ありがとうございました。
