意見を出しやすい雰囲気を作る
ファシリテーションでは各メンバーすべての率直な意見を引き出すため、話しやすい雰囲気を作らなければなりません。参加者同士が本音をぶつけ合うことで新しいアイデアを生み出したり、結論に対して納得できたりなどの効果が期待できます。
メンバー全員が意見を出しやすい環境にするには、ファシリテーターが参加者一人ひとりの発言を尊重して耳を傾け、発言には意義があることを伝えていく必要があります。
自由に意見を出し合う
自由に意見を出し合えるようになったら、話の脱線や論点がずれることを防止しながら会議を進行していきます。本来の議論からずれてきたと感じる場合、目的を再確認するなどの軌道修正を行いましょう。
ファシリテーターはあくまで中立の立場であり、メンバーの意見にも耳を傾け、議論を深めながらまとめていきます。また、時間管理も大切です。目的の共有や議論をする時間、まとめの時間ごとに所要時間を定め、進捗を管理しながら議論を進めていきましょう。
全員の納得ができる合意を形成する
意見が十分に出尽くしたらメンバーの意見をまとめ、合意形成を行います。まとめて終わりではなく、決定したことを行動につなげなければなりません。課題の改善方法や今後の行動を明確にし、誰が何をすべきかを明らかにして全員に共有しましょう。
議論で決定に至らなかったことがあれば明確にしておき、次の会議で話し合う論点にしてください。
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ファシリテーションに必要なスキル
社内でファシリテーター役を担う人は、ファシリテーションに必要なスキルを磨いていきたいものですよね。ここでは、必要となるスキルを３つ紹介します。
コミュニケーションスキル
ファシリテーターには、参加者全員の意見を引き出し、適切に対応するためのコミュニケーションスキルが不可欠です。質問を通じて参加者に深い対話を促し、お互いの意見を尊重しながら議論をまとめる力が求められます。また、分かりやすく説明したり、誤解の内容に伝えるスキルも必要です。
タイムマネジメントスキル
限られた時間の中で議論を効率的に進めるため、ファシリテーターにはタイムマネジメントスキルが必要です。各議題に適切な時間を割り当て、進行が遅れないように調整し、話が脱線するのを防ぎます。時間配分を意識することで、無駄な議論を避け、より良い成果を得ることができるでしょう。
中立性
ファシリテーターには、特定の意見に偏らない中立性が大切です。すべての意見に耳を傾け、公平に扱うことで、参加者が安心して話せる雰囲気を作ります。自分の意見は控え、参加者の意見をバランスよくまとめることが、全員の合意を得るために役立ちますよ。
最後に
ファシリテーションは、会議やミーティングを円滑に進めるためのサポートをする手法です。会議の生産性を高め、新しいアイデアを生み出すなどのメリットがあります。
ファシリテーションを実施するには、ゴールを明確にするなどの手順を踏むことが必要です。会議の話し合いに脱線が多く合意に至らない、少数派の納得が得られないなどの課題がある場合は、導入を検討してみるといいですよ。
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