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2020.05.25

要領が悪いのをどうにかしたい!要領よく仕事するためのコツ

仕事をしている中で「あれもこれも終わらない!もしかして私って要領が悪い?」と悩むことはありませんか?要領が悪い人の特徴や、長所・短所をピックアップしました。要領良く仕事をこなすために必要な心がけをチェックして「できる人」を目指しましょう。

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【目次】
そもそも「要領」とは
要領が悪い人の短所
要領が悪い人の長所
要領が良い人の特徴
要領良く仕事をするために

そもそも「要領」とは

要領が悪い 改善

「要領」という言葉には、どんな意味が含まれているのでしょうか?まずは一般的な意味や定義を解説します。どんな場面で使われるのかも一緒にチェックしていきましょう。

物事の要点・うまく処理する方法

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要領とは「物事の要点」「物事をうまく処理する方法」です。つまり「要領が良い」とは、物事の重要なポイントをつかんで、手際良く対処するという意味合いで使われます。例えば、仕事で複数の業務を任されたときには、優先順位を付けて効率良く同時進行で業務をこなします。ビジネスにおいては「仕事のセンスが良い」と評価されます。

一方、「要領が悪い」とは、重要なポイントがつかめず、うまく対処できないというニュアンスで使われます。主に、仕事が遅い人や、失敗が多い人などに対して使われる表現です。

要領が悪い人の短所

手際が悪く、効率良く仕事ができない「要領が悪い人」の具体的な短所について解説します。要領が悪いことによる弱点・デメリットを把握して、改善に生かしましょう。

自分のことで手一杯

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仕事が遅い人や不器用な人は、いつも自分のことで手一杯で周りに目を向けられません。その結果、周りが実践している正攻法で取り組めず、自己流のやり方をしたり、自分で解決しようとしたりして、より時間がかかってしまいます

それは、好きでそうしているとは限りません。「周りの人が忙しそうだから頼りにくい」「1人じゃ何もできない人だと思われたくない」など、周りの環境や自分自身のプライドなどが邪魔してしまいます。

イレギュラーに弱い

要領が悪い人は、トラブルが起きたときや異例の事態に遭遇したときに、うまく順応できない傾向があります。規則性のある仕事はスムーズに進められるのに、イレギュラーなことに弱いのは、物事の本質や重要なポイントをとらえるのが苦手なため、今最優先すべきことがわからず、行動の優先順位をつけられないからかもしれません。でもそれは、こんなトラブルをこうやって克服したという経験が蓄積されることによって、次第に要領を得ることができます。まずは、常にあらゆるパターンを想定して動き、トラブルに直面したときも自分ひとりで考えて解決してみるなど、多くの経験を積んでいきましょう。

なかなか改善できない

仕事でミスや失敗が多い人ほど、同じ間違いを繰り返してしまいます。要領の悪い人は、「要点」を押さえるのが苦手な場合が多く、上司に間違いを指摘されても、「怒られてしまった」という表面上の事実に注目して落ち込むだけで、「どこがいけなかったのか」という根本の部分を理解していなかったりします。

その後も、気持ちを切り替えられないまま業務に取りかかり、またミスを連発してしまう「悪循環」に陥るケースもよくあります。失敗したときは「失敗してしまった理由」「今後どのように取り組むか」という部分をしっかり理解して、改善していきましょう。

要領が悪い人の長所

要領が悪い 改善

要領が悪い人はマイナスなイメージを持たれがちですが、長所もあります。弱みだけでなく強みも知って、今後の成長につなげていきましょう。

仕事が丁寧

「要領が悪い」といわれる人には、真面目で几帳面な人が多い傾向があります。一つ一つの仕事を丁寧に取り組むため、完成度が高く、その点を上司や同僚から評価されやすいのが長所です。「完璧主義」な一面もあるため、何度も作り直したり、一度つまずいたら進むまでに時間がかかったりしますが、それは「熱意」がある証拠です。

つまり、要領良く進めるコツさえつかめば、すばらしい仕事ぶりを発揮してくれる人物といえます。周りが手を抜くような場面で一生懸命取り組めることも、要領の悪い人の長所です。一見、遠回りに見えますが、地道にコツコツ進めていくやり方は、さまざまな仕事で生かせます。

伸びしろが大きい

要領の悪い人は、失敗を通して「ここが悪かったんだな」「次はこうしよう」と原因や改善策を学ぶ余地があります。言い方を変えると、数々の失敗を経験することで、どんどん成長していく「伸びしろが大きい人」です。

もちろん、仕事がうまくいかないと「どうして自分はみんなと同じようにできないんだろう」と落ち込むこともあるかもしれません。しかし、失敗は悪いことばかりではありません。失敗と改善を重ねていくうちに、効率良く仕事をこなす方法が見えてきますし、どんな状況でも動じない「精神力」も身に付きます。つらい思いを味わっている分、周りの人の苦しみにも寄り添えるようになるはずです。

要領が良い人の特徴

要領が悪い 改善

周囲から「容量が良くて仕事ができる人」と評価されている人には、どんな特徴があるのでしょうか?要領が良い人の傾向や、仕事の進め方を解説します。要領が悪い人と比較して、どんな違いがあるかチェックしていきましょう。

押さえるべきポイントが分かる

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要領が良い人の強みは、「押さえるべきポイントをしっかり把握できること」です。例えば、「適当にレジュメ作っておいて」といわれたときも、きちんと要点をまとめられますし、不要な部分は適度に取り除きます。

また、仕事の期限や重要度を考慮して、優先順位を付けるのも得意です。一つ一つの仕事の所要時間を予想して、1日のスケジュールを立てたり、タイムテーブルを作ったりして、常に「次は何をすべきか」を明確に捉えるようにしています。その働きぶりから、周囲に「○○さんは仕事が早いよね」と褒められたり、プロジェクトのリーダーや主任など、責任ある役職に就いたりする人もいます。

柔軟性がある

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仕事ができる人は、常に全体を見て「今すべきことは何か」をしっかり把握しています。周りの人の動きにも敏感で、手伝いが必要な人には快く手を貸します。それは、周りと協力することで仕事が効率良く回せることを知っているからです。その協力的な性格から、周りに「気が利く人」と褒められることも多くあります。

常にあらゆるケースを想定して仕事を進めているため、急なトラブルにも柔軟に対応できます。初めて直面するトラブルでも、記録に残したり、周りの人と共有したりと、うまく対応できるところが、要領の悪い人との大きな違いです。

自分の強みを理解している

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仕事でうまく立ち回っている人は、自分の強みを理解しています。自分の得意なことと苦手なことの判別ができるため、自分に向いてない仕事はあまり引き受けません。その代わり、自分の強みが生かせる仕事を率先して選びます。

例えば、パソコンが得意なら資料作成、トークスキルに自信があるならプレゼンテーションなど、自分の能力に合った場面で実力を発揮することで、大きな失敗をしないように工夫します。たとえ苦手な分野の仕事が回ってきても、しっかりと時間を確保して慎重に進めたり、周りの人と相談したりして、確実な方法で取り組みます。

要領良く仕事をするために

要領良く仕事をこなすためには、毎日の心がけが必要です。効率的に仕事を進めるために重要な三つのポイントを解説します。「仕事ができる人」に近づけるように、実生活で取り入れていきましょう。

自身の能力・こなせる量を把握する

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まずは自分の能力や、こなせる仕事量を把握することから始めましょう。仕事が遅い人や手際が悪い人は、自分の限界を考えずに仕事を引き受ける傾向があります。その結果、仕事を抱えすぎてどれも中途半端な完成度になってしまったり、期限に間に合わなかったりすることも少なくありません。

仕事を引き受ける前に、「自分の能力に見合った内容か」「問題なく進められる量か」を考えましょう。仕事内容や量が自分の限界を超えそうなときは、思い切って断ったり、仕事量を減らしてもらったりする勇気も必要です。自分なりに最高のパフォーマンスができるように調整していきましょう。

優先順位を付ける

要領が悪い 改善

仕事に取りかかるときは、優先順位を付けましょう。「何となく気分が乗ったから」「簡単そうだから」というように、感覚的な順番で仕事をするのはNGです。きちんとした優先順位を付けないと、納期に遅れてしまいます。

複数の仕事を効率良くこなすには、仕事一つ一つの納期や重要性などを考えて、優先度の高いものから順番に手を付けていきましょう。「納期が近いもの」「納期は遠いものの重要度が高く、時間がかかるもの」は早めに進めるのが基本です。一方で、「期限が先で簡単に終わらせられるもの」「特に期限がないもの」は後回しにましょう。

周囲に頼る

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分からないことがあったときや助けが必要なときは、迷わず周囲の人に頼りましょう。自分だけで解決しようとすると、時間がかかってしまいますし、間違ったやり方をして、後々周りに迷惑をかけてしまう可能性もあります。もちろん、何でもかんでも周りの人に聞けば良いというわけではありません。ただ、自分なりに調べても答えが出てこなかったときは、同僚や上司に相談した方が、スムーズに進みます。

仕事は1人でやるものではなく、協力し合うものです。「迷惑じゃないかな?」「できない人って思われないかな?」と過剰に心配するのではなく、分からないことがあれば素直に質問しましょう。

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