面接日程の返信メールの正しい書き方｜調整の仕方や遅れた場合の対処法まで解説【専門家監修】

面接の日程調整や確定後の返信メールは、採用担当者に対するビジネスマナーの試金石です。適切なメールを送ることで、誠実さやコミュニケーション力を示すことができます。

本記事では、面接日程の返信メールに関する基本マナーから、シーン別の具体的な例文まで解説します。

面接日程の返信メールはどう書く？ 基本マナーと注意点

面接日程の返信メールは、採用担当者と円滑なやりとりをするために欠かせないものです。適切な件名、簡潔な本文、迅速な返信を意識することで、相手に伝わりやすくなります。

まずは、返信時に気を付けるべき基本ルールと注意点を紹介します。

返信メールの基本ルールと注意点

企業から面接日程の連絡を受けたら、以下のポイントを意識して返信を作成しましょう。

・件名を明確にする
採用担当者が一目で内容を判断できるよう、件名には「面接日程の返信」と記載します。
例：「【面接日程のご返信】氏名（○○）」

・簡潔な構成を意識する
お礼の言葉、日程の確認、締めの一言を含めると、読みやすいメールになります。

・適切なタイミングで返信する
企業側のスケジュール調整を考慮し、早めに返信することが望ましいです。

面接日程の返信が遅れた場合の対応

返信が遅れてしまった場合は、相手に負担をかけないよう配慮した対応が求められます。

・簡潔に理由を伝える
遅れた理由を詳細に説明する必要はありませんが、簡潔に伝えることで誠実さを示せます。
例：「お返事が遅くなり申し訳ありません。」

・スムーズな調整を心がける
企業の選考に影響が出ないよう、日程の確認や希望日時の提示を迅速に行います。

返信メールは件名・本文・返信速度を意識し、丁寧で簡潔な内容と迅速な対応が重要です。

面接日程の「確定メール」への返信例文

企業から面接日程が確定した連絡を受けた場合、速やかに返信を行うことで、スムーズな選考が進みます。ここでは、状況に応じた例文を紹介します。

日程の確定メールに対する返信例文

状況に応じて適切な返信メールを作成することが重要です。以下の例文を参考にしてください。

(1) 指定された日時で問題ない場合の返信

件名： 【面接日程のご返信】氏名（○○）
本文：
お世話になっております。○○と申します。
このたびは面接日程をご調整いただき、ありがとうございます。
ご指定いただいた○月○日（○曜日）○時にお伺いいたします。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

(2) 確認事項がある場合の返信

件名： 【面接日程のご確認】氏名（○○）
本文：
お世話になっております。○○と申します。
面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
○月○日（○曜日）○時にお伺いする予定ですが、当日持参すべき書類について確認させていただけますでしょうか。
お手数をおかけいたしますが、ご教示のほどよろしくお願いいたします。

返信しないとどうなる？ 対応が遅れた場合の対処法

面接日程の確定メールを受け取ったにもかかわらず返信をしないと、企業側の進行に影響を与えることがあります。

・企業側に「辞退の意思」と誤解される可能性
・選考スケジュールの調整が難しくなるため、他の候補者を優先されるケースもある

返信を忘れていた場合は、できるだけ早く対応し、状況に応じたフォローを行いましょう。

(3) 返信を忘れていた場合のフォローアップメール

件名： 【面接日程のご返信】氏名（○○）
本文：
「お世話になっております。○○と申します。
先日は面接日程のご連絡をいただきながら、ご返信が遅れましたことをお詫び申し上げます。
○月○日（○曜日）○時にお伺いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。」

確定メールへの返信は件名明記と早めの返答、感謝と確認を盛り込むことが大切です。

面接日程の「調整メール」への返信例とポイント

企業から提示された面接日程が都合と合わない場合、適切な言葉遣いで変更を依頼することが求められます。伝え方によっては企業側に悪印象を与える可能性もあるため、配慮のある表現を心がけることが重要です。

ここでは、面接日程の調整メールの基本ルールと、状況に応じた例文を紹介します。

日程変更を依頼する際に気を付けるポイント

面接日程の調整をお願いする場合、以下の点を意識しましょう。

・依頼の意図を明確に伝える
都合がつかない理由を詳しく説明する必要はありませんが、単に「行けません」と伝えるのではなく、適切な候補日とともに伝えることが望ましいです。

例：「申し訳ありませんが、○日は都合がつかないため、以下のいずれかの日程で再調整をお願いできますでしょうか？」

・代替日程を複数提示する
企業側の都合もあるため、可能な範囲で候補日を複数提示します。

例：「○月○日～○月○日の間でご都合のいい日時がございましたらお知らせいただけますと幸いです。」

・感謝の気持ちを伝える
面接日程を再調整してもらう立場であることを理解し、配慮のある表現を選ぶことが重要です。

例：「お手数をおかけし恐縮ですが、ご調整のほどよろしくお願いいたします。」

日程調整をお願いする際の例文

状況に応じた調整メールの例を紹介します。

(1) 指定された日程に都合がつかない場合の返信

件名：【面接日程のご調整のお願い】氏名（○○）
本文：
お世話になっております。○○と申します。
このたびは面接の機会をいただき、ありがとうございます。
誠に申し訳ありませんが、○月○日（○曜日）は都合がつかず、以下の日程で調整をお願いできますでしょうか。
・○月○日（○曜日）○時以降
・○月○日（○曜日）終日
お手数をおかけいたしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。

(2) 緊急の事情で日程変更が必要になった場合の返信

件名：【面接日程の変更のお願い】氏名（○○）
本文：
お世話になっております。○○と申します。
ご連絡いただいた面接日程について、恐縮ですがやむを得ない事情により調整をお願いしたく、ご連絡いたしました。
もし可能でしたら、○月○日（○曜日）または○月○日（○曜日）のご都合はいかがでしょうか。
直前のお願いとなり申し訳ありませんが、ご調整のほど、よろしくお願いいたします。

企業側から日程変更を依頼された場合の対応

企業の都合で面接日程の変更を求められた場合、柔軟に対応することが求められます。スケジュールが合えば速やかに承諾し、難しい場合は別の候補日を提示します。

(1) 変更を受け入れる場合の返信

件名：【面接日程の変更承諾】氏名（○○）
本文：
お世話になっております。○○と申します。
面接日程の変更について、ご連絡ありがとうございます。
○月○日（○曜日）○時で承知いたしました。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。

(2) 変更が難しい場合の返信

件名：【面接日程の再調整のお願い】氏名（○○）
本文：
お世話になっております。○○と申します。
面接日程の変更についてご連絡いただき、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、ご提案いただいた○月○日（○曜日）は都合がつかず、
以下の日程で再調整をお願いできますでしょうか。
・○月○日（○曜日）午前
・○月○日（○曜日）午後
お手数をおかけいたしますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

最後に

面接日程の返信メールは、単なる連絡手段ではなく、応募者としての礼儀や配慮を示す重要なポイントです。迅速な返信、適切な件名、わかりやすい文面を意識することで、採用担当者に好印象を与えられます。

また、返信が遅れた場合のフォローや、企業からの返信がない場合の適切な対応も重要です。一つ一つのやりとりを大切にし、社会人としての基本マナーをしっかり押さえながら、選考を有利に進めていきましょう。

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監修

櫻井宏美（さくらい・ひろみ）

2017年国家資格キャリアコンサルタント取得。 20年以上、人事関連の業務に関わる。現在はキャリアチェンジを図り、三重県尾鷲市へ地域おこし協力隊として、定住移住促進・関係人口づくりに関わる。

ライター所属：京都メディアライン