【目次】
・ビジネスメールの返信【基本的なマナー】
・間違えたら恥ずかしい！ビジネスメールでの言葉の使い方
・ビジネスメールの返信はどこまで続けるのが正解？
ビジネスメールの返信【基本的なマナー】
メールを受け取ったら翌日までに返信する
ビジネスではメールを受け取ったら、できるだけ早く返信するのがベストだと言われています。
可能なら業務時間内、どうしても忙しく返信が難しい場合でも、メールを受け取ってから24時間以内に返信するのが一般的です。
時間を要する確認が必要で、相手の求める返信がすぐにできない場合は、遅れる旨を早い段階で連絡しておくことも大切だと言われています。
「Re：」は消さずに返信する
返信を行う際、自動で件名につく「Re：」。ビジネスシーンでは一般的に、この「Re：」を消さずに返信するのが原則になっています。
ただし何度もやり取りが続き「Re：」が大量に重なってしまう場合は、3回ほどの「Re：」にとどめ、それ以降を削除するのが推奨されています。
件名は書き換えない
「Re：」を消さずに返信するだけでなく、件名も基本的にはいじらないことが推奨されています。
理由はメールの内容が一目瞭然となり、後にメールを探すときなどの手間が省け効率化に繋がるから。
これは途中でやり取りの内容が変わった場合も、件名は基本的に変える必要はありません。
定型文を必ず入れる
例えば「お世話になっております」や「よろしくお願いいたします」といった言葉。外部の人でも社内の人でも、ビジネスメールでは省略せずに必ず挿入するのが推奨されています。
また、可能なら社名や担当部署、アドレスや電話番号などの署名を添えて返信するのがおすすめです。
引用返信が効果的
もし複数の話題をやり取りするなら「引用返信」や「インライン返信」が効果的だと言われています。
これによりどの話題について言っているのかが明確になり、メールを受け取った相手が読みやすくなります。相手の文章を引用する場合、文の先頭に「＞」を入れて返信するのが一般的です。
間違えたら恥ずかしい！ビジネスメールでの言葉の使い方
「ご返信」は「尊敬語」であり「謙譲語」
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ビジネスメールの中でよく使用する「ご返信」。この言葉は敬語表現ですが、実はへりくだって言う「謙譲語」として使用することも可能です。
・（尊敬語）ご返信ありがとうございました。
・（謙譲語）ご返信いたします。
この言葉を使うときの注意点は、目上の方・取引先などに使用する場合は、後に続く言葉に配慮しなければいけない点です。
例えば「ご返信ください」という言い方は、「ください」という断定的な言い回しをしているため、敬意を示したい相手に使うのは避けるべき。命令しているような印象を与えてしまう可能性があるため、この場合は「ご返信くださいますようお願いいたします」にすると丁寧です。
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【「ご返信」の例文】
「ご返信ありがとうございます」
「ご返信が遅くなり申し訳ございません」
「ご返信をお待ちしております」
「ご返信には及びません」
「了解いたしました」は目上の人に使わない
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メールの返信でつい使ってしまいがちな「了解いたしました」。「了解」に謙譲語の「いたす」、さらに「ました」がついたこの言葉は正しい敬語表現ですが、実はビジネスシーンでは少し注意が必要な言葉です。
文法的には目上の人に使用しても間違いではありませんが、「了解」自体が立場の上の人から下の者に対し「わかった」ことを伝えるときに用いる言葉なため、人によっては不快に感じることがあります。
そのため「承知いたしました」「かしこまりました」などの言い方で返信するのが無難です。
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【「了解いたしました」に代わる例文】
「承知しました」
「かしこまりました」
「承諾しました」
「弊社」「当社」「自社」を正しく使い分ける
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自分が所属する会社を表すときに使用する「弊社」「当社」「自社」。これらをビジネスシーンで使うときは、上手に使い分けることが推奨されています。
例えば、同じ会社に所属する者同士が自分たちの会社について話をする場合は「自社」や「当社」を使用します。
製品やサービスを表すときは「自社製」や「自社サービス」というように「当社」ではなく「自社」を使用することが多いよう。
取引先や顧客などとの会話では「弊社」と使いますが、気心の知れた担当者であれば「当社」と言っても問題はありません。
【「弊社」の例文】
「弊社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます」
「今後とも弊社へのご支援をよろしくお願い申し上げます」
「この度は、弊社の〇〇がご迷惑をおかけしました」
メールで断る際のポイントも覚えておこう
社外の人などに断りのメール返信をするとき、どのような書き方をすれば良いのかもぜひ覚えておきましょう。
断りメールの文面構成は、以下のように書くのが基本です。
・宛名
・冒頭の挨拶
・申し出に対する感謝
・申し出を断るお詫び
・断る理由
・代わりの提案
・相手を気遣う言葉
・署名
「断らなければならないことを遺憾に思っている」としっかり伝えることが重要です。もし可能なら代替案を提案するとさらにGOOD。
また、そっけない印象を与えてしまわぬよう、通常こういった断りメールにはクッション言葉を使用します。「せっかくですが」「あいにくですが」「ご意向に添えず」「申し訳ありませんが」などの言葉を上手に用いましょう。
断る理由については細部まで正直に述べる必要はありません。以下のような表現が推奨されています。
・ご希望の予算内で対応することが難しいため
・ご提示いただいた価格が想定予算を超えており
・ご要望いただいた仕様への対応が困難であるため
・在庫不足により
・あいにく先約があり
・あいにく出張で不在にしており
・今月は業務が立て込んでおり
・現時点では不要であるとの判断が下されたため
・他にもお仕事をご紹介いただいているため
また、断りを入れるにあたり、こちらも残念であるということを伝えて相手に配慮する必要があります。
・誠に残念ではございますが
・大変心苦しいのですが
・不本意ではございますが
・大変ありがたいお話ではありますが
・本来であればお引き受けしたいところですが
最後は次に繋がる結びの言葉を使いましょう。
・今回はご提案を見送らせていただきますが、次の機会をお待ちしております。
・残念な結果となり申し訳ありませんが、次回のご提案を楽しみにしております。今後ともよろしくお願い申し上げます。
・今月はご要望に添えませんでしたが、来月でしたらお引き受けできます。ご検討いただきますようお願いいたします。
【断りメールの例文】
見積もりの提案を断るケース
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◯◯株式会社
田中様
お世話になっております。
株式会社□□の鈴木です。
先日はお見積もりをご送付いただき、誠にありがとうございました。
企画部で検討いたしました結果、大変恐縮ではございますが、今回は予算の都合でお取り引きを見送らせていただくこととなりました。
ご期待に添えない結果となってしまい、申し訳ございません。
次の機会がありましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
末筆ながら、皆々様のご健勝をお祈り申し上げます。
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購入依頼を断るケース
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株式会社◯◯
佐藤様
いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の高橋です。
この度は、弊社の□□に関してお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、□□は現在生産を行っておらず、弊社にも在庫がない状態です。
代替品として、弊社の新製品■■をご検討いただきたく、電子パンフレットを添付させていただきました。
ご質問等がございましたらお気軽にお申し付けください。
この度はご期待に添えず、誠に申し訳ございません。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
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ビジネスメールの返信はどこまで続けるのが正解？
先にメールをしたほうがやり取りを終わらせる
ビジネスメールの返信は、どこまで続けるべきなのか悩んでしまうこともありますよね。
一般的には、先にメールを送った側がやり取りを終了させるのが原則とされています。相手からメールが来たのであれば相手の返信でやり取りを終了、自分からメールしたのであれば自分の返信でやり取りを終了させるのが推奨されています。
「返信不要」に対しては？
もし相手からのメールに「返信は不要です」と書かれていたらどうすれば良いのでしょうか？
「返信は不要です」の言葉には通常、相手への気遣いが含まれているもの。「返信しないで」と拒否しているわけではありませんので、可能ならメールの内容を理解したという一言だけでも返信した方が丁寧な印象を与えると言われています。
最終的には相手との関係性や状況を見て、返信するかどうかを決めましょう。
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