ビジネスメールの返信【基本的なマナー】
まずは基本的なビジネスメールの返信マナーを解説していきます。
メールを受け取ったら翌日までに返信する
ビジネスではメールを受け取ったら、できるだけ早く返信するのがベストだと言われています。
可能なら業務時間内、どうしても忙しく返信が難しい場合でも、メールを受け取ってから24時間以内に返信するのが一般的です。
時間を要する確認が必要で、相手の求める返信がすぐにできない場合は、遅れる旨を早い段階で連絡しておくことも大切だと言われています。
「Re：」は消さずに返信する
返信を行う際、自動で件名につく「Re：」。ビジネスシーンでは一般的に、この「Re：」を消さずに返信するのが原則になっています。
ただし何度もやり取りが続き「Re：」が大量に重なってしまう場合は、3回ほどの「Re：」にとどめ、それ以降を削除するのが推奨されています。
件名は書き換えない
「Re：」を消さずに返信するだけでなく、件名も基本的にはいじらないことが推奨されています。
理由はメールの内容が一目瞭然となり、後にメールを探すときなどの手間が省け効率化に繋がるから。
これは途中でやり取りの内容が変わった場合も、件名は基本的に変える必要はありません。
定型文を必ず入れる
例えば「お世話になっております」や「よろしくお願いいたします」といった言葉。外部の人でも社内の人でも、ビジネスメールでは省略せずに必ず挿入するのが推奨されています。
また、可能なら社名や担当部署、アドレスや電話番号などの署名を添えて返信するのがおすすめです。
引用返信が効果的
もし複数の話題をやり取りするなら「引用返信」や「インライン返信」が効果的だと言われています。
これによりどの話題について言っているのかが明確になり、メールを受け取った相手が読みやすくなります。相手の文章を引用する場合、文の先頭に「＞」を入れて返信するのが一般的です。
間違えたら恥ずかしい！ビジネスメールでの言葉の使い方
ビジネスメールの基本的な返信マナーについて解説してきました。ここからは間違えて使ってしまいがちなビジネスメールでの言葉の使い方や注意点を紹介していきます。
「ご返信」は「尊敬語」であり「謙譲語」
ビジネスメールの中でよく使用する「ご返信」。この言葉は敬語表現ですが、実はへりくだって言う「謙譲語」として使用することも可能です。
・（尊敬語）ご返信ありがとうございました。
・（謙譲語）ご返信いたします。
この言葉を使うときの注意点は、目上の方・取引先などに使用する場合は、後に続く言葉に配慮しなければいけない点です。
例えば「ご返信ください」という言い方は、「ください」という断定的な言い回しをしているため、敬意を示したい相手に使うのは避けるべき。命令しているような印象を与えてしまう可能性があるため、この場合は「ご返信くださいますようお願いいたします」にすると丁寧です。
【「ご返信」の例文】
「ご返信ありがとうございます」
「ご返信が遅くなり申し訳ございません」
「ご返信をお待ちしております」
「ご返信には及びません」
（C）Shutterstock.com
▼あわせて読みたい
「了解いたしました」は目上の人に使わない
メールの返信でつい使ってしまいがちな「了解いたしました」。「了解」に謙譲語の「いたす」、さらに「ました」がついたこの言葉は正しい敬語表現ですが、実はビジネスシーンでは少し注意が必要な言葉です。
文法的には目上の人に使用しても間違いではありませんが、「了解」自体が立場の上の人から下の者に対し「わかった」ことを伝えるときに用いる言葉なため、人によっては不快に感じることがあります。
そのため「承知いたしました」「かしこまりました」などの言い方で返信するのが無難です。
【「了解いたしました」に代わる例文】
「承知しました」
「かしこまりました」
「承諾しました」
（C）Shutterstock.com
