「弊社」「当社」「自社」を正しく使い分ける
自分が所属する会社を表すときに使用する「弊社」「当社」「自社」。これらをビジネスシーンで使うときは、上手に使い分けることが推奨されています。
例えば、同じ会社に所属する者同士が自分たちの会社について話をする場合は「自社」や「当社」を使用します。
製品やサービスを表すときは「自社製」や「自社サービス」というように「当社」ではなく「自社」を使用することが多いよう。
取引先や顧客などとの会話では「弊社」と使いますが、気心の知れた担当者であれば「当社」と言っても問題はありません。
【「弊社」の例文】
「弊社のサービスをご利用いただき、誠にありがとうございます」
「今後とも弊社へのご支援をよろしくお願い申し上げます」
「この度は、弊社の〇〇がご迷惑をおかけしました」
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メールで断る際のポイントも覚えておこう
社外の人などに断りのメール返信をするとき、どのような書き方をすれば良いのかもぜひ覚えておきましょう。
断りメールの文面構成は、以下のように書くのが基本です。
・宛名
・冒頭の挨拶
・申し出に対する感謝
・申し出を断るお詫び
・断る理由
・代わりの提案
・相手を気遣う言葉
・署名
「断らなければならないことを遺憾に思っている」としっかり伝えることが重要です。もし可能なら代替案を提案するとさらにGOOD。
また、そっけない印象を与えてしまわぬよう、通常こういった断りメールにはクッション言葉を使用します。「せっかくですが」「あいにくですが」「ご意向に添えず」「申し訳ありませんが」などの言葉を上手に用いましょう。
断る理由については細部まで正直に述べる必要はありません。以下のような表現が推奨されています。
・ご希望の予算内で対応することが難しいため
・ご提示いただいた価格が想定予算を超えており
・ご要望いただいた仕様への対応が困難であるため
・在庫不足により
・あいにく先約があり
・あいにく出張で不在にしており
・今月は業務が立て込んでおり
・現時点では不要であるとの判断が下されたため
・他にもお仕事をご紹介いただいているため
また、断りを入れるにあたり、こちらも残念であるということを伝えて相手に配慮する必要があります。
・誠に残念ではございますが
・大変心苦しいのですが
・不本意ではございますが
・大変ありがたいお話ではありますが
・本来であればお引き受けしたいところですが
最後は次に繋がる結びの言葉を使いましょう。
・今回はご提案を見送らせていただきますが、次の機会をお待ちしております。
・残念な結果となり申し訳ありませんが、次回のご提案を楽しみにしております。今後ともよろしくお願い申し上げます。
・今月はご要望に添えませんでしたが、来月でしたらお引き受けできます。ご検討いただきますようお願いいたします。
【断りメールの例文】
見積もりの提案を断るケース
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◯◯株式会社
田中様
お世話になっております。
株式会社□□の鈴木です。
先日はお見積もりをご送付いただき、誠にありがとうございました。
企画部で検討いたしました結果、大変恐縮ではございますが、今回は予算の都合でお取り引きを見送らせていただくこととなりました。
ご期待に添えない結果となってしまい、申し訳ございません。
次の機会がありましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
末筆ながら、皆々様のご健勝をお祈り申し上げます。
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購入依頼を断るケース
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株式会社◯◯
佐藤様
いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の高橋です。
この度は、弊社の□□に関してお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。
大変申し訳ありませんが、□□は現在生産を行っておらず、弊社にも在庫がない状態です。
代替品として、弊社の新製品■■をご検討いただきたく、電子パンフレットを添付させていただきました。
ご質問等がございましたらお気軽にお申し付けください。
この度はご期待に添えず、誠に申し訳ございません。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
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ビジネスメールの返信はどこまで続けるのが正解？
先にメールをしたほうがやり取りを終わらせる
ビジネスメールの返信は、どこまで続けるべきなのか悩んでしまうこともありますよね。
一般的には、先にメールを送った側がやり取りを終了させるのが原則とされています。相手からメールが来たのであれば相手の返信でやり取りを終了、自分からメールしたのであれば自分の返信でやり取りを終了させるのが推奨されています。
「返信不要」に対しては？
もし相手からのメールに「返信は不要です」と書かれていたらどうすれば良いのでしょうか？
「返信は不要です」の言葉には通常、相手への気遣いが含まれているもの。「返信しないで」と拒否しているわけではありませんので、可能ならメールの内容を理解したという一言だけでも返信した方が丁寧な印象を与えると言われています。
最終的には相手との関係性や状況を見て、返信するかどうかを決めましょう。
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