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2020.06.09

断りメールの書き方のポイント|ケース別の例とともに紹介

ビジネスシーンで社外の人などに断りメールを入れる際、どのような書き方をすればよいのか悩むこともあるでは? 上手な断りメールを書くには、いくつかのポイントを押さえることが重要です。ケース別の文章例も併せて紹介します。

Tags:

【目次】
断りメールは慎重に
文章のポイント
ケース別の文章例
自分が受け取ったら

断りメールは慎重に

相手からの申し出に対し、断りを入れることになるメールは、断る理由を相手に納得してもらい、気分を害さないような内容を書くことが重要です。書き方の注意点やNG例をチェックしていきましょう。

断りメール

断りメールの注意点

断りメールにおける文面の構成は、上から順に以下のように書くのが基本です。

・宛名
・冒頭の挨拶
・申し出に対する感謝
・申し出を断るお詫び
・断る理由
・代わりの提案
・相手を気遣う言葉

・署名

断りメールでは、「断らなければならないことを遺憾に思っている」と伝えることが重要です。ただ断るだけでなく、可能ならば代替案を提案すると◎。

また、相手にそっけない印象を与えないよう、通常はクッション言葉を用います。クッション言葉とは、ストレートに表現すると、きつくなりがちな文章を和らげる効果のある言葉です。

断りメールでは、「せっかくですが」「あいにくですが」「ご意向に添えず」「申し訳ありませんが」などのクッション言葉を使うのが望ましいと言えます。

NG例

断りメールでは、断りの文言にネガティブな表現を使ったり、断る理由が述べられていない書き方はNGです。

ネガティブな表現とは、「参加することができません」「不参加でお願いします」などのように、否定的な言葉をそのまま使う文章のことを指します。

これらの表現は、相手に失礼な印象を与えかねません。断る意味合いを含みつつ、ネガティブな表現にならないような文章を心がけることが、相手の気分を害さないことにつながります。

断る理由が述べられていない内容も、相手が納得せずトラブルの原因となる恐れがあります。相手に納得してもらえるような理由をしっかりと書くことが重要です。

文章のポイント

断りメールを書く場合、相手との今後の関係なども考慮して、断りの意思を伝えることが重要です。押さえておくべき、いくつかのポイントを紹介します。

断りメール

上手な理由の伝え方

断る理由を伝える際は、相手に嫌な思いをさせてしまう恐れがあるため、細部まで正直に述べる必要はありません。以下に挙げるような表現を使うといいでしょう。

・ご希望の予算内で対応することが難しいため
・ご提示いただいた価格が想定予算を超えており
・ご要望いただいた仕様への対応が困難であるため
・在庫不足により
・あいにく先約があり
・あいにく出張で不在にしており
・今月は業務が立て込んでおり
・現時点では不要であるとの判断が下されたため
・他にもお仕事をご紹介いただいているため

日頃から密な間柄の相手には、細かい理由をはっきりと伝えても良いでしょう。

残念な気持ちを伝える

相手に断りを入れるにあたり、こちらも残念な気持ちであることを伝え、相手の気持ちに配慮するようにしてください。以下のような言い回しがよく使われます。

・誠に残念ではございますが
・大変心苦しいのですが
・不本意ではございますが
・大変ありがたいお話ではありますが
・本来であればお引き受けしたいところですが

相手の好意による誘いを断る場合は、次のようにお詫びの言葉を使用すると、角の立たない表現になります。

・あいにく先約があり、今回は辞退させていただきます。せっかくお誘いいただきましたところ、申し訳ございません。
・せっかくのお話ではございますが、時間の都合により今回のお誘いには参加を見合わせることとなりました。どうかご了承ください。

次につながる結びを

初めて申し出を受けた相手と関係を終わらせたくない場合や、相手と引き続き良好な関係を維持したい場合は、以下例文を参考に、次の機会につながるような結びの言葉を使います。

・今回はご提案を見送らせていただきますが、次の機会をお待ちしております。
・残念な結果となり申し訳ありませんが、次回のご提案を楽しみにしております。今後ともよろしくお願い申し上げます。
・今月はご要望に添えませんでしたが、来月でしたらお引き受けできます。ご検討いただきますようお願いいたします。

ケース別の文章例

すぐに使えるメールの例文を以下に紹介します。見積もりや購入依頼を受けた際に、断りメールを書く参考にしてください。

断りメール

見積もり提案を断るケース

——————–

◯◯株式会社
田中様

お世話になっております。
株式会社□□の鈴木です。

先日はお見積もりをご送付いただき、誠にありがとうございました。
企画部で検討いたしました結果、大変恐縮ではございますが、今回は予算の都合でお取り引きを見送らせていただくこととなりました。
ご期待に添えない結果となってしまい、申し訳ございません。

次の機会がありましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
末筆ながら、皆々様のご健勝をお祈り申し上げます。

——————–

見積もりの提案をしてくれたことに感謝し、期待に添えないことを詫びることで、丁寧な印象を与えられます。

「大変恐縮ではございますが」というクッション言葉を使っていることや、次の機会につなげる結びにしていることもポイントです。

購入依頼を断るケース

——————–

株式会社◯◯
佐藤様

いつも大変お世話になっております。
△△株式会社の高橋です。

この度は、弊社の□□に関してお問い合わせいただき、誠にありがとうございました。

大変申し訳ありませんが、□□は現在生産を行っておらず、弊社にも在庫がない状態です。

代替品として、弊社の新製品■■をご検討いただきたく、電子パンフレットを添付させていただきました。
ご質問等がございましたらお気軽にお申し付けください。

この度はご期待に添えず、誠に申し訳ございません。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

——————–

単に断るだけでなく代替案を提示することで、ビジネスチャンスが広がり、相手に与える印象も良くなります。

自分が受け取ったら

断りメールを受け取った場合の対処法を紹介します。書き方のポイントや例文もチェックしておきましょう。

断りメール

断りメールに返信する必要性

ビジネスにおいては、こちらから断りメールを送る可能性があるのと同様、相手から断りメールを受け取る可能性も十分にあります。

断りメールを受け取った場合は、了承する旨を丁寧に書いたメールを返信してください。返信せずそのままの状態にしておくと、今後の相手との関係が悪化する恐れがあります。

再度検討をお願いする内容のメールを送り返すのもよくありません。相手も熟慮の末に断ってきた可能性が高いと捉えるようにし、次の機会を期待する方向に意識を切り替えましょう。

返信時のポイント

断りメールに返信する場合、まずは相手に対して、検討してくれたことや連絡をしてくれたことへの礼を述べるのが基本です。

相手から伝えられた断りの意思を尊重し、断る旨を了承する文言をいれます。今回の件はこのメールで終わりにするということが伝われば、相手もすっきりします。

結びの言葉にポジティブな表現を用いることも大事です。今回の件を反省し、次に向けて努力する前向きな姿勢を伝えることで、相手も次への期待を抱きやすくなります。

返信メールの文例

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お世話になっております。
株式会社○○の田中です。

この度、弊社からご提案させていただきました件に関しまして、ご丁寧にメールを頂き感謝いたします。
今回は弊社の提案を見送られるとのこと、承知いたしました。
頂戴いたしましたご意見を参考に企画を見直し、精進してまいりたいと存じます。
またご提案させていただく機会がございましたら、ぜひよろしくお願いいたします。
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
ご多忙の折、ご対応いただきましたこと、厚く御礼申し上げます。

——————–

この例文には、前項で解説したポイントが全て盛り込まれています。「貴社の益々の~」のような、ビジネス文書でよく用いられる結びの言葉も忘れないようにしてください。

写真/Shutterstock.com

監修/マナー講師

武田るな

アパレル販売員として働いたのち、客室乗務員に転身。現在は、印象力アップのマナー講師としてサロンや企業研修などを担当。Domanistとしても活躍する1児の母。

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