断りメールは慎重に
相手からの申し出に対し、断りを入れることになるメールは、断る理由を相手に納得してもらい、気分を害さないような内容を書くことが重要です。書き方の注意点やNG例をチェックしていきましょう。
断りメールの注意点
断りメールにおける文面の構成は、上から順に以下のように書くのが基本です。
・宛名
・冒頭の挨拶
・申し出に対する感謝
・申し出を断るお詫び
・断る理由
・代わりの提案
・相手を気遣う言葉
・署名
断りメールでは、「断らなければならないことを遺憾に思っている」と伝えることが重要です。ただ断るだけでなく、可能ならば代替案を提案すると◎。
また、相手にそっけない印象を与えないよう、通常はクッション言葉を用います。クッション言葉とは、ストレートに表現すると、きつくなりがちな文章を和らげる効果のある言葉です。断りメールでは、「せっかくですが」「あいにくですが」「ご意向に添えず」「申し訳ありませんが」などのクッション言葉を使うのが望ましいと言えます。
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NG例
断りメールでは、断りの文言にネガティブな表現を使ったり、断る理由が述べられていない書き方はNGです。ネガティブな表現とは、「参加することができません」「不参加でお願いします」などのように、否定的な言葉をそのまま使う文章のことを指します。
これらの表現は、相手に失礼な印象を与えかねません。断る意味合いを含みつつ、ネガティブな表現にならないような文章を心がけることが、相手の気分を害さないことにつながります。断る理由が述べられていない内容も、相手が納得せずトラブルの原因となる恐れがあります。相手に納得してもらえるような理由をしっかりと書くことが重要です。
文章のポイント
断りメールを書く場合、相手との今後の関係なども考慮して、断りの意思を伝えることが重要です。押さえておくべき、いくつかのポイントを紹介します。
上手な理由の伝え方
断る理由を伝える際は、相手に嫌な思いをさせてしまう恐れがあるため、細部まで正直に述べる必要はありません。以下に挙げるような表現を使うといいでしょう。
・ご希望の予算内で対応することが難しいため
・ご提示いただいた価格が想定予算を超えており
・ご要望いただいた仕様への対応が困難であるため
・在庫不足により
・あいにく先約があり
・あいにく出張で不在にしており
・今月は業務が立て込んでおり
・現時点では不要であるとの判断が下されたため
・他にもお仕事をご紹介いただいているため
日頃から密な間柄の相手には、細かい理由をはっきりと伝えても良いでしょう。
残念な気持ちを伝える
相手に断りを入れるにあたり、こちらも残念な気持ちであることを伝え、相手の気持ちに配慮するようにしてください。以下のような言い回しがよく使われます。
・誠に残念ではございますが
・大変心苦しいのですが
・不本意ではございますが
・大変ありがたいお話ではありますが
・本来であればお引き受けしたいところですが
相手の好意による誘いを断る場合は、次のようにお詫びの言葉を使用すると、角の立たない表現になります。
・あいにく先約があり、今回は辞退させていただきます。せっかくお誘いいただきましたところ、申し訳ございません。
・せっかくのお話ではございますが、時間の都合により今回のお誘いには参加を見合わせることとなりました。どうかご了承ください。
