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2020.12.04

年末の挨拶メールを送るタイミングはいつ?書き方のポイントは?

近年は年末の挨拶をメールで済ませるのはごく一般的なこととなってきました。とはいえ、挨拶メールにもマナーがあります。相手によい印象を与えられるよう、書き方や言葉の選び方には十分注意しましょう。年末の挨拶メールのタイミングや文例をご紹介します。

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【目次】
年末の挨拶メールを送るタイミング
社内向けの挨拶メール
取引先向けの挨拶メール
お客様向けの挨拶メール
忙しくて送り忘れてしまったら?

年末の挨拶メールを送るタイミング

年末の挨拶メールは、お世話になった人々に感謝の気持ちを伝えるために送ります。とはいえ、年末の忙しい時期は送る側も受け取る側もバタバタしがちです。

年末 挨拶

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年末の挨拶メールは、どのようなタイミングで送るのが望ましいのでしょうか?

社内の場合

社内の人への挨拶メールは、最終営業日の朝から昼くらいまでに送りましょう。

相手が社内の上司や先輩ならば、本来は対面で直接挨拶するのがベターです。しかし、相手のスケジュールが分からなかったり相手がさまざまな部署に散らばっていたりすると、一人ひとりに挨拶をしに行くのは大変です。このような場合は、挨拶をメールで済ませるのはやむなしといえます。

同じ社内の相手なら、ある程度相手のスケジュールを読みやすいはずです。早すぎたり遅すぎたりしないよう、相手が確実にメールをチェックできる時間帯を狙いましょう。

社内の挨拶メールは不要とされている場合には、それに従ってください。

年末 挨拶

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取引先、お客様の場合

取引先への挨拶メールは、相手の最終営業日の1週間から3日前くらいには送りましょう。

最終営業日ギリギリにメールすると、必要な連絡事項があったときに間に合わない恐れがあります。また、業種によっては分散型で休暇取得することもあり、相手はすでに早めの休みに入っているかもしれません。挨拶メールを送ると決めたら、早めに取引先の最終営業日を確認しておきましょう。

万が一、最終営業日を確認し忘れたときは、官公庁の御用納めとなる28日を基準とするとタイミングを合わせやすいのではないでしょうか。

また、相手の方と年内最後のやりとりをする際に、ご挨拶する方法もあります。

一方、お客様に送るメールは、「年末年始の営業について知らせる」意味が強くなります。休業日やサポートが終わる日から逆算して、なるべく早めに出すのがおすすめです。

年末 挨拶

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社内向けの挨拶メール

社内に向けて年末の挨拶メールを送る場合は、相手によって書き方や文言を変えるのがベターです。送る相手との関係性などを考慮して文面を考えましょう。

年末 挨拶

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また、「挨拶は対面ですべき」と考える人もいます。社内の人にメールを送る場合は、メールで挨拶を済ませたことへのお詫びの一言を添えておくのがベターです。

社内向けの挨拶メールについて、「上司に送るパターン」「同僚や部下に送るパターン」を見ていきましょう。

書き方のポイント

上司に挨拶メールを送る場合は、「一年間の感謝」を伝えます。具体的にお世話になったことを思い出し、感謝の意を伝えましょう。上司とのやりとりで学んだり心に残ったりしたことがあるのなら、そちらについても触れておくと好印象です。

また、仕事のミスで上司に迷惑を掛けたのなら、そのお詫びも大切です。お詫びとともに反省の言葉も添えておきます。

一方、同僚や部下に送る挨拶メールは、よりフランクな内容・文面でOKです。数が多い場合は、全員同じ文面で一斉送信すると手間が掛かりません。「送った」「送らなかった」でもめたりしないよう、送信相手の抜け漏れには注意しましょう。

ただし、個人的なことに触れる場合は個別にメールを送ってくださいね。

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上司への挨拶メールの例文

件名:年末のご挨拶

〇〇(役職名など)

今年も一年、大変お世話になりました。心より御礼申し上げます。
特に△△では、□□を教えて頂き、大変勉強になりました。××の成果を上げることができましたのも○○のご指導のおかげです。

また、◎◎の仕事では単純なミスが多く、ご迷惑をお掛けして申し訳ありませんでした。○○のお手間を取らせてしまったことを深く反省しております。
来年はご迷惑をお掛けしませんよう、より一層業務に邁進する所存です。引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。

向寒の折からお体を大切に、良いお年をお迎えください。
直接ご挨拶ができなかったため、メールにて失礼いたします。

(メール署名)

 

同僚や部下への挨拶メールの例文

件名:年末のご挨拶

〇〇のみなさま

今年もあとわずかとなりました。無事に一年を過ごせましたのも、ひとえにみなさまのご支援のおかげです。誠にありがとうございました。
特に○○のプロジェクトでは、多大なサポートを頂き、この場を借りて感謝を申し上げます。来年も引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

それではみなさま、よいお年をお過ごしください。
みなさまご多忙の折、メールにて失礼いたします。

(メール署名)

部下宛てのメールはもう少しフランクでもOKです。「〇〇の件でとても良く頑張ってくれましたね」「本当にありがとう」「来年もいろいろとお願いすると思いますがよろしくお願いします」など、柔らかい文体でまとめましょう。

取引先向けの挨拶メール

取引先に年末の挨拶メールを送る場合は、社内メールよりもよりビジネスマナーに注意する必要があります。今後のお付き合いも考えて、失礼のない文面・言葉の選び方に気を付けましょう。

年末 挨拶

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取引先に挨拶メールを送るときのポイントや例文を紹介します。

書き方のポイント

取引先への挨拶メールでも、一年の感謝の言葉来年も良好な関係を続けたい旨を記すのが一般的です。相手の健康と繁栄を願う言葉も入れ、丁寧な印象にしましょう。

また、メールで「年末年始の営業日」「自分の予定」を知らせるのも重要です。自分がカレンダー以上の休暇を取る場合はきちんと伝え、連絡方法や別の担当者を紹介しましょう。

なお、メールの宛先を「お取引先各位」などにすると事務的すぎる印象です。面倒でも相手の名前を入れるのが望ましいといえます。

さらに、当然のことですが誤字脱字・敬語の使い方も要注意です。メールを送信する前に、複数回見直してミスがないかどうか確認しましょう。

年末 挨拶

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挨拶メールの例文

件名:年末のご挨拶

社名、部署
○○(様、役職名など)

いつもお世話になっております。△△の□□です。

早いもので、本年も残すところあとわずかとなりました。一年間格別のご愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。来年も本年同様のご厚誼を賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。

尚、当社の年末年始の営業予定は下記の通りとなっております。
ご多用な歳末のみぎり、穏やかな新年を迎えられますようお祈り申し上げます。

●年内営業:12月○○日(▲)○○時まで
●年始営業:1月○○日(▲)○○時より
※休業中の緊急連絡先:○○○-○○○○-○○○○(○○携帯)

何かとご迷惑をお掛けいたしますが、ご了承のほど、お願い申し上げます。

(メール署名)

 

お客様向けの挨拶メール

一斉送信できるメールなら、顧客の全てに年末の挨拶メールを送ることも可能です。このメールで会社の年末年始のスケジュールを知る人もいるので、必要な情報を漏らさず記載するようにしましょう。

年末 挨拶

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お客様向けの挨拶メールの書き方や例文をご紹介します。

書き方のポイント

顧客の母数が多い場合は、個別に宛名を設定するのは困難です。「お客様各位」として、誰が読んでも違和感のない平易な文章を心掛けましょう。

内容については、基本的には取引先に送ったものと同様です。「一年間のご愛顧に対する感謝」「翌年も変わらぬお付き合いを望むこと」「年末年始の営業日」を伝えます。

この他、休業中でも利用できるサポート窓口などがあれば、そちらも明記しておきましょう。

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挨拶メールの例文

件名:年末のご挨拶と営業時間のお知らせ

お客様 各位

いつもお世話になっております。○○サービスの○○と申します。

本年は格別のご愛顧を賜りまして、厚く御礼申し上げます。
来年もスタッフ一丸となって、お客様にご満足いただけるサービスを心掛ける所存です。来る年も変わらぬご支援ご厚情を賜りますようお願い申し上げます。

尚、年末年始の営業時間は下記の通りでございます。

●年内営業:12月○○日(▲)○○時まで
●年始営業:1月○○日(▲)○○時より
※サポートセンター電話受付:12月○○日○○時で終了

休業期間中はご迷惑をお掛けいたしますが、何卒ご了承のほどお願い申し上げます。
末筆ながらみなさまのご健康とご多幸を心よりお祈り申し上げます。

(メール署名)

 

忙しくて送り忘れてしまったら?

年末は職場も家庭もバタバタしがちです。家事に仕事に忙殺されているうちに、挨拶メールを送り忘れてしまうかもしれません。タイミングを逃してしまった場合は、どのように対処すればよいのでしょうか?

年末 挨拶

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年末の挨拶メールを忘れた場合の対処法を紹介します。

新年の挨拶メールでフォローを

年末の挨拶メールを送りそびれてしまった場合は、新年の挨拶メールでフォローしましょう。

新年の挨拶メールの内容は年末の挨拶メールとさほど変わりません。新年の賀詞とともに、「旧年中にお世話になったことへのお礼」「新年も変わらぬお付き合いのお願い」を伝えます。年末に挨拶をしていない失礼をお詫びする内容を入れてもよいでしょう。

賀詞は用法を間違えやすいので注意しましょう。例えば「賀正」「迎春」は目上の人が目下の人に使う言葉です。「謹んで新年のお慶びを申し上げます」「明けましておめでとうございます」のような文章の賀詞か、「謹賀新年」「恭賀新年」など4文字の賀詞を使いましょう。

また、「新年の挨拶」ですから、松の内に送ることも大切です。一部1月15日までとする地方もありますが、ごく一般的な松の内と認識される「7日」までに出すのがベターです。

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和文化研究家

三浦康子

古を紐解きながら今の暮らしを楽しむ方法をテレビ、ラジオ、新聞、雑誌、Web、講演などで提案しており、「行事育」提唱者としても注目されている。連載、レギュラー多数。All About「暮らしの歳時記」、私の根っこプロジェクト「暮らし歳時記」などを立ち上げ、大学で教鞭もとっている。著書『子どもに伝えたい 春夏秋冬 和の行事を楽しむ絵本』(永岡書店)ほか多数。

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