年末の挨拶メールを送るタイミング
年末の挨拶メールは、お世話になった人々に感謝の気持ちを伝えるために送ります。とはいえ、年末の忙しい時期は送る側も受け取る側もバタバタしがちです。年末の挨拶メールは、どのようなタイミングで送るのが望ましいのでしょうか？
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社内の場合
社内の人への挨拶メールは、最終営業日の朝から昼くらいまでに送りましょう。相手が社内の上司や先輩ならば、本来は対面で直接挨拶するのがベターです。しかし、相手のスケジュールが分からなかったり相手がさまざまな部署に散らばっていたりすると、一人ひとりに挨拶をしに行くのは大変です。このような場合は、挨拶をメールで済ませるのはやむなしといえます。
同じ社内の相手なら、ある程度相手のスケジュールを読みやすいはずです。早すぎたり遅すぎたりしないよう、相手が確実にメールをチェックできる時間帯を狙いましょう。社内の挨拶メールは不要とされている場合には、それに従ってください。
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取引先、お客様の場合
取引先への挨拶メールは、相手の最終営業日の1週間から3日前くらいには送りましょう。最終営業日ギリギリにメールすると、必要な連絡事項があったときに間に合わない恐れがあります。また、業種によっては分散型で休暇取得することもあり、相手はすでに早めの休みに入っているかもしれません。挨拶メールを送ると決めたら、早めに取引先の最終営業日を確認しておきましょう。万が一、最終営業日を確認し忘れたときは、官公庁の御用納めとなる28日を基準とするとタイミングを合わせやすいのではないでしょうか。相手の方と年内最後のやりとりをする際に、ご挨拶する方法もあります。
取引先やお客様に送るメールは、「年末年始の営業について知らせる」意味が強くなります。休業日やサポートが終わる日から逆算して、なるべく早めに出すのがおすすめです。
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【例文】社内向けの挨拶メール
社内に向けて年末の挨拶メールを送る場合は、相手によって書き方や文言を変えるのがベターです。送る相手との関係性などを考慮して文面を考えましょう。
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また、「挨拶は対面ですべき」と考える人もいます。社内の人にメールを送る場合は、メールで挨拶を済ませたことへのお詫びの一言を添えておくのがベターです。社内向けの挨拶メールについて、「上司に送るパターン」「同僚や部下に送るパターン」を見ていきましょう。
書き方のポイント
上司に挨拶メールを送る場合は、「一年間の感謝」を伝えます。具体的にお世話になったことを思い出し、感謝の意を伝えましょう。上司とのやりとりで学んだり心に残ったりしたことがあるのなら、そちらについても触れておくと好印象です。また、仕事のミスで上司に迷惑を掛けたのなら、そのお詫びも大切です。お詫びとともに反省の言葉も添えておきます。
一方、同僚や部下に送る挨拶メールは、よりフランクな内容・文面でOKです。数が多い場合は、全員同じ文面で一斉送信すると手間が掛かりません。「送った」「送らなかった」でもめたりしないよう、送信相手の抜け漏れには注意しましょう。ただし、個人的なことに触れる場合は個別にメールを送ってくださいね。
上司への挨拶メールの例文
件名：年末のご挨拶
〇〇（役職名など）
今年も一年、大変お世話になりました。心より御礼申し上げます。
特に△△では、□□を教えて頂き、大変勉強になりました。××の成果を上げることができましたのも○○のご指導のおかげです。
また、◎◎の仕事では単純なミスが多く、ご迷惑をお掛けして申し訳ありませんでした。○○のお手間を取らせてしまったことを深く反省しております。
来年はご迷惑をお掛けしませんよう、より一層業務に邁進する所存です。引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします。
向寒の折からお体を大切に、良いお年をお迎えください。
直接ご挨拶ができなかったため、メールにて失礼いたします。
（メール署名）
