Domani

働く40代は、明日も楽しい!

 

LIFESTYLE 働く

2025.02.05

予実管理とは? 基本から活用方法まで解説|「意味がない…」と感じる原因と対策も紹介

「予実管理」とは、予算と実際に得られた結果(実績)を管理することです。この記事では、「予実管理」の基本的な意味や運用方法、予実管理の課題を解決する方法を紹介します。

Tags:

予実管理(よじつかんり)は、ビジネス目標を達成する上で欠かせない管理手法です。本記事では、予実管理の基本的な意味から、実務での具体的な運用方法、さらに課題解決策までを分かりやすく解説します。管理職の方々にとって、業務効率化や部下育成にも役立つ内容をお届けします。

予実管理とは? 基本を押さえて実務に活かそう

まずは、予実管理の基本的な意味や目的、メリットや課題、そして他の手法との違いについて見ていきましょう。

プロジェクト 進行

(c) Adobe Stock

予実管理の基本|意味と目的を解説

「予実」の意味を辞書で確認します。

よ‐じつ【予実】
企業などの、予算と実績。「―管理」
引用:『デジタル大辞泉』(小学館)

つまり「予実管理」とは、予算と実際に得られた結果(実績)を管理することです。管理会計業務の一つであり、どの点で調整が必要かを明確にすることができます。

特に、適切な予実管理をすることで、計画が進行中であっても柔軟に戦略を見直す手掛かりとなるでしょう。迅速な対応が求められる現代のビジネス環境において、予実管理の役割はますます重要になっています。

予実管理のメリットと課題

予実管理の最大のメリットは、進捗を定量的に把握し、問題が発生する前に対策を講じられる点です。これにより、無駄なコストや時間を削減でき、チーム全体の生産性を向上させることが可能になります。

しかし、導入に際しては課題もあります。具体的には、ツールやテンプレートの活用方法が定まっていない場合、現場での負担が増大することが挙げられます。運用を成功させるには、適切なツールを選び、チーム内で統一した方法を徹底することが求められます。

KPIとの違いは?

予実管理とKPIはそれぞれ目的と役割が異なります。KPIとは、業務の特定の側面を評価するための具体的な指標のこと。ですから、KPIは、予実管理の一環として設定されるケースが一般的です。

例えば、KPIとして「月次売上目標」を設定し、達成状況を予実管理によってモニタリングすることで、経営陣が迅速な判断を下せる環境を整えることができます。

予実管理を活用する方法

予実管理を業務に効果的に取り入れるには、シンプルで実行可能な方法とツールが求められます。ここでは、エクセルや無料ツールを活用した具体的な運用方法を紹介していきましょう。各方法を理解することで、予実管理の精度を高めることができますよ。

ツール イメージ

(c) Adobe Stock

エクセルを活用した予実管理

エクセルは予実管理の運用で最も汎用性が高く、現場での導入が容易なツールです。例えば、月次の売上目標と実績を比較する場合、「条件付き書式」を使って予算未達の箇所を赤で表示させると、問題点を即座に把握できます。また、ピボットテーブルを活用すると、大量のデータを迅速に整理し、成果を可視化するレポートを作成することが可能です。

さらに、無料で提供されているテンプレートをカスタマイズすることで、自社のニーズに合った管理シートを構築できるでしょう。例えば、「販売データ管理テンプレート」をアレンジすれば、部門別の目標達成度を一目で確認できるようになります。

このように、エクセルはコストをかけずに運用を開始できる利便性が大きな強みです。

スケジュール管理との連携方法

予実管理をスケジュール管理と連携させることで、業務の効率化を図ることができます。具体的には、エクセルで作成したガントチャートを利用し、プロジェクト全体のタスク進捗を可視化。これにより、どの業務が遅れているのかを明確に把握し、遅延リスクを最小限に抑えられます。

さらに、週次会議や部下との個別ミーティングでは、スケジュールと予実管理の結果を照らし合わせて話し合うことで、的確なタスクの割り振りが可能になりますよ。例えば、あるプロジェクトで進捗が遅れている部門があれば、他部門からリソースを一時的に補填するといった柔軟な対応が可能になります。

無料ツールやアプリの選び方

無料ツールやアプリを活用することで、予実管理をより効率的に進めることができます。選ぶときには、操作が簡単で直感的に使えるものを基準にするといいでしょう。特にクラウド型のツールは、チーム全員がリアルタイムでデータを確認・更新できるため、進捗状況の共有がスムーズになります。また、グラフやレポート機能が充実しているツールであれば、成果を視覚的に把握しやすくなりますね。

いずれにしてもツールを導入する際には、セキュリティやデータ保護に関する基準を確認し、組織の要件に適したものを選択することが重要です。

予実管理の課題を解決|「意味がない」と感じる理由と対策

予実管理を「意味がない」と感じる背景には、具体的な目標設定の不備や運用フローの課題がある場合が多いです。ここでは、主な原因と効果的な解決策を解説します。

沈黙

(c) Adobe Stock

「意味ない」と感じる原因を探る

予実管理が効果を発揮しない理由の一つに、目標設定が具体性に欠けていることが挙げられます。例えば、「売上を上げる」といった漠然とした目標では、チーム全体で共有可能な行動計画を立てることが困難です。

また、手作業によるデータ収集や管理が現場の負担となり、業務全体の効率を損ねるケースも少なくありません。さらに、予実管理のデータがチームや経営層で共有されていない場合、作業が形骸化し、意義が見失われることもあります。

予実管理を成功に導くポイント

予実管理の成功には、明確な目標設定と効率的なツールの活用が不可欠です。目標は「次月末までに新規顧客を5%増加させる」といった具体性と測定可能性を持たせることで、評価基準が明確になり、進捗の可視化が容易になります。

また、データ管理の効率化には、クラウド型の進捗管理ツールを活用するのが有効です。これにより、チーム全体でリアルタイムのデータ共有が可能となり、作業負担の軽減が期待できます。さらに、定期的な経営層からのフィードバックを組み込むことで、現場のモチベーションを高め、取り組みを次のステップへと進められるでしょう。

チーム全体で共有する仕組みづくり

予実管理を全社的に浸透させるためには、共有プラットフォームを用い、進捗データをリアルタイムで管理することが重要です。特にクラウド型のツールは、最新データの更新が即座に反映されるため、部門間での認識のズレを防ぐ効果がありますよ。

また、導入時には目的や方法を明確にするための研修を実施し、運用フローを全員で統一することが必要です。さらに、予実管理を通じて成功した事例を紹介し、その効果を全社的に共有することで、取り組みへの理解が深まり、業務全体の効率向上につながるでしょう。

最後に

予実管理は目標達成に向けた道筋を明確にし、迅速な改善を可能にする重要な手法です。管理職として、このツールを効果的に活用することで、組織全体の効率を向上させることができます。本記事の内容を参考に、さらなる成果向上を目指してください。

TOP画像/(c) Adobe Stock

関連記事

Read Moreおすすめの関連記事

スマートフォンプレビュー

【登録無料】
Domaniメルマガ会員募集中

管理職世代の通勤コーデ、明日は何を着る?子供の受験や習い事、
どうする?人気モデル、ハイセンスなDomani読者モデル、教育のプロたちから
発信されるタイムリーなテーマをピックアップしてお届けします。
プレゼント企画やイベント参加のスペシャルなお知らせも!