社外メールの返信の場合
社外の相手から「お忙しいところ恐縮ですが」と連絡が来た場合、返信で使うべき特別な言葉はありません。ビジネスでは、挨拶文として「お忙しいところ恐縮ですが」を使用する人も多いため、相手の用件に対して返事をすれば十分です。「お世話になっております」などの挨拶文と同様の扱いをして問題ないでしょう。
ただし、打ち合わせの出席可否など催促で社外の相手から連絡が来たときは、「ご連絡が遅くなり申し訳ありません」「お手数おかけして申し訳ありません」など、謝りの文言を添えるのが望ましいです。
ビジネス会話での応え方
「お忙しいところ恐縮ですが」を会話で使われたときの応え方は、文章やメールとは異なります。コミュニケーションを円滑に進めるためにも、相手が「お忙しいところ恐縮です」と添えてきたときには、こちらも感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。
例えば、相手から「本日はお時間をいただき、お忙しいところ大変恐縮です」と言われたら、「こちらこそ、わざわざお越しいただきましてありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えましょう。
「お忙しいところ恐縮ですが」の類語や言い換え表現
「お忙しいところ恐縮ですが」の類語には「ご多忙」「ご多用」があり、「恐縮ですが」の類語には「恐れ入りますが」「恐縮ではございますが」「恐縮至極です」が挙げられます。状況に合わせて類語や言い換え表現を使い分けられるようになりましょう。
「お忙しいところ」の類語
「お忙しいところ」の類語には、「ご多忙」「ご多用」があります。「ご多忙」は、「用事が多くて忙しい」という意味です。「多忙」に尊敬を表す「ご」を付けた言葉で、上司や取引先など目上の人にも使えます。
【例文】
・ご多忙とは存じますが、〇〇の件ご検討いただけますと幸いです。
・ご多忙にもかかわらず、わざわざ足をお運びいただきありがとうございました。
「ご多用」は、「用事が多いこと」を意味します。「多忙」に尊敬を表す「ご」を付けた言葉で、こちらも上司や取引先など目上の人にも使っても大丈夫です。相手に依頼をしたり頼み事をしたりするときに使用することができます。
【例文】
・ご多用のところ恐れ入りますが、〇〇のご確認よろしくお願いいたします。
・ご多用のところ大変恐縮ですが、〇〇にご参加いただきますよう何卒よろしくお願いします。
「恐縮ですが」の類語
「恐縮ですが」の類語や言い換えには、「恐れ入りますが」「恐縮ではございますが」「恐縮至極（きょうしゅくしごく）です」があります。ビジネスの場面で使用できる例文をご紹介しましょう。
【例文】
・恐れ入りますが、〇〇にお目通していただけますと幸いです。
・大変恐れ入りますが、一度弊社にお越しいただけますでしょうか。
・恐縮ではございますが、〇〇宛てにご連絡くださいますようよろしくお願いいたします。
・恐縮ではございますが、明日の打ち合わせにて説明させていただきたく存じます。
・ご丁寧にご説明いただきまして、恐縮至極です。
・至らぬ点が多いにもかかわらず、今回も依頼をいただきまして恐縮至極に存じます。
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「お忙しいところ恐縮ですが」の英語表現
「お忙しいところ恐縮ですが」を英語で伝えたいとき、「busy」を使用するのが一般的です。ただし、社内と社外では表現方法が少し異なるので、使用するときは十分に注意しましょう。
社内で使用する場合
社内で使用される「お忙しいところ恐縮ですが」の英語は、少し砕けた表現の「I know you are busy〜」が使えます。社内の同僚はもちろん親しい取引先などでも使うことが可能です。
【例文】
・I know you are busy, but sign here please.
（お忙しいところ恐縮ですが、ここでサインをお願いできますでしょうか）
・I know you are busy, but please check the meeting documents.
（お忙しいところ大変恐縮ですが、会議の資料を確認いただけますと幸いです）
社外で使用する場合
社外の場合は、「I’m sorry to bother you but〜」が使用できます。「bother」には「迷惑をかける」という意味があり、「多忙なときに申し訳ありません」の意味合いが含まれています。ビジネス場面でよく使用されるので覚えておくと便利です。
【例文】
・I’m sorry to bother you, but I would like to speak to 〇〇.
（お忙しいところ大変恐縮ですが、〇〇様はいらっしゃいますでしょうか）
・I’m sorry to bother you, but we are going to send you 〇〇.
（お忙しいところ大変恐縮ですが、〇〇をお送りさせていただきました）
「お忙しいところ恐縮ですが」を正しく使おう！
ビジネスの場面でよく使われる「お忙しいところ恐縮ですが」は、クッション言葉として用いられています。社内外問わず使えるだけでなく、目上の人にも使用できる便利な言葉です。正しい意味や使い方をマスターして、状況に合わせて使い分けましょう。
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