相手からの返信を促したいとき
相手からの返信を促したいときにも「お忙しいところ恐縮ですが」が使用できます。例えば、打ち合わせの出席可否や相手の返信待ちの案件など、業務を進める上で早く確認が必要な場面もあるでしょう。そんなときには、「お忙しいところ恐縮ですが」を使用して返信を促すと角が立たないでしょう。
「お忙しいところ恐縮ですが」と前置きを置くことで、相手が多忙なことを考慮している気持ちを伝えられるため、相手から見ても責められている感じがせず悪い印象も与えません。特に上司や取引先など立場が上の人には配慮しつつ返信を促せる表現なので、覚えておくと便利です。
【例文】
・お忙しいところ大変恐縮ですが、〇〇の件についてご返答いただけますと幸いです。
・お忙しいところ恐縮ですが、先日ご連絡させていただいた会議の参加可否について、ご返信いただけますでしょうか。
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メールの締め言葉で使うとき
メールで複数のお願いを一度にするとき、文末の締めに「お忙しいところ恐縮ですが」を使うと、メールの文章がスッキリするだけでなく相手に丁寧な印象を与えられます。
複数のお願い事をするときは、それぞれのお願い事に「お忙しいところ恐縮ですが」を付けると、しつこい印象を与えてしまうため、文末の締めに入れるのが望ましいのです。メールで複数のお願い事をするときは、文末に「お忙しいところ恐縮ですが」を使いましょう。
【例文】
・お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
・お忙しいところ大変恐縮ですが、〇〇の件ご検討いただけますと幸いです。
電話で使うとき
「お忙しいところ恐縮ですが」はメールで使用することが多いですが、電話でも使える表現です。例えば、初めて営業する会社に電話をかける場合です。第一声で「お忙しいところ恐縮ですが」を入れてから自己紹介と用件を伝えるといいでしょう。
より丁寧な印象を与えるなら、前置きと名前、用件を伝えたあとは、「今、少しお時間よろしいでしょうか」と一言添えた上で本題に入ることが望ましいです。相手も「話を聞こう」という気持ちになるので、やり取りがスムーズに行きやすいでしょう。
【例文】
・お忙しいところ恐縮ですが、〇〇の件でご連絡させていただきました△△と申します。今少しお時間いただいてもよろしいでしょうか。
・お忙しいところ大変恐縮ですが、先日打ち合わせした件で確認したいことがあり、ご連絡させていただきました。
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「お忙しいところ恐縮ですが」を使うときの注意点
「お忙しいところ恐縮ですが」をビジネスで使用するときは、「伝えたいことを簡潔に伝える」「命令形は使用しないようにする」「相手に悪い印象を与えることがある」という点に注意しましょう。
使い方次第では相手に悪い印象与える可能性があるため、注意点をよく踏まえた上で使用することが重要です。
伝えたいことを簡潔に伝える
「お忙しいところ恐縮ですが」をクッション言葉として使用するとき、伝えたい内容は簡潔にまとめるのが望ましいです。ビジネスの場面では相手を配慮した言い回しが好まれますが、意識しすぎると何を言いたいのか本質が分からなくなってしまうことも少なくありません。
相手を混乱させるだけでなく仕事ができない印象を与えかねないので、「お忙しいところ恐縮ですが」と前置きしつつ、内容はシンプルに伝えられるように心掛けましょう。内容を伝えるときのポイントとしては、結論を先に持ってくることです。文章全体の柔らかさは、クッション言葉の「お忙しいところ恐縮ですが」で補えます。
命令形は使用しないようにする
クッション言葉で「お忙しいところ恐縮ですが」を使用するときは、命令形は使用しないように気をつけましょう。文章全体を柔らかい表現にする「お忙しいところ恐縮ですが」であっても、文章に命令形である「〇〇してください」を使ったり、内容に制限を設けたりしては相手に不快感を与えます。
たとえ「お忙しいところ恐縮ですが」をひと言添えたとしても相手に対して失礼にあたることに違いはありません。文章が命令形になっていたり制限が設けられたりすると、相手は嫌悪感を抱く可能性もあります。取引先であれば、今後のやり取りに支障が出るかもしれません。「〇〇してください」ではなく、「〇〇していただけますと幸いです」などの表現を使うのが望ましいです。
相手に悪い印象を与えることがある
ビジネスで使える「お忙しいところ恐縮ですが」は、相手によっては悪い印象を与えることがあります。なぜなら、そもそも「忙しい」という言葉は縁起が悪い言葉であり、「忙」という漢字は「心を亡くす」と書くため、冠婚葬祭では使用しないほうがいい言葉のひとつと言われています。
通常は、ビジネスでも「忙しい」の言葉を使用しても問題ありませんが、人によってはビジネスでも「忙しい」の使用を控えたい人もいるでしょう。人によっては「お忙しいところ恐縮ですが」に対して悪い印象を抱く可能性があることを覚えておき、相手を見ながら使ったほうがトラブルを避けられます。
「お忙しいところ恐縮ですが」の応え方
メールにおける「お忙しいところ恐縮ですが」の応え方は、社内外問わず特別な決まりごとはありません。ただし、状況によってはひと言添えて返信するのが望ましい場合もあります。
一方、ビジネス会話での応え方は、「お忙しいところ恐縮ですが」の言葉に対し感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。メールと会話で応え方が異なるので注意しましょう。
社内メールの返信の場合
社内メールで「お忙しいところ恐縮ですが」が使われている場合、目的は何かの案内や依頼の連絡であることが多いです。返信するときは、「お忙しいところ恐縮ですが」に対して特別な言葉は必要ありません。
「ご連絡ありがとうございます。〇〇の件ですが、〜」と返信すれば十分です。ただし、送られてきたメールに「お忙しいところ恐縮ですが」と記載がある場合、こちらに配慮してくれている気持ちを汲み取り、「ありがとうございます」など感謝を伝えることが望ましいです。また、連絡の催促など相手に迷惑をかけている場合は「お手数おかけして申し訳ありません」などとひと言添えるのが好ましいでしょう。
