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2018.03.05

知ってると便利!【Nice to e-meet you】突然の英語のビジネスメールが怖くなくなる3つのポイント

美容ライターの有田千幸です。学生時代を英語圏で過ごし、建築設計事務所で海外メディア担当だったおかげで英語メールの対応は日常茶飯事。むずかしそうですか? 実はビジネスメールって、決まった文章をいくつか知っていれば意外とサラッと対応できちゃうんです。そのポイントをご紹介しますね!

Text:
有田 千幸
Tags:

英語メールでおさえるポイントは3つだけ!

ある日、受信ボックスに英語のメールが届いたら、あなたはその時どうします? 誰かに聞く? Google Translate? それとも見なかったことに? 

今回はこんな感じの3部構成でチャチャっと書いてしまえば、あっという間に一件落着ですよ! をご紹介します。

1. まずはお礼、そして自己紹介

メールを送ってきた相手が知り合いでも初めましてでも、ひとまず「メールありがとう」。日本語でも同じですよね。「お問い合わせありがとうございます」とか「ご連絡ありがとうございます」で始まるメールは気持ちが良い! そしてついで簡単な自己紹介をつけるだけで、責任感のある人、そして責任感のある会社だというイメージが根付き好印象。それを踏まえると、大体こんな感じに:

“Thank you very much for your e-mail. My name is 〇〇 and I am a member of the 〇〇 department.”

これからやりとりが続きそうな人の場合、「はじめまして」の意味を込めて “Nice to e-meet you” と付け加えるのも素敵です。「e-meet」、これはデジタル社会になってからできた表現で、実際は会っていないけど、e-mail上で会っているという意味で使われるようになってきました。

もしどこかの部署の責任者レベルであれば “I am in charge of the 〇〇 department.” などと表現し、ただの担当者というよりも自分が見ている部署ですよ、という責任感伴う意味合いになります。

2. 〇〇が対応します!と伝える

自分がわざわざ対応するまでもない用件は、なるべく早く他の誰かにふってしまいたい、が本音 (秘)。その際、誰かにメールを転送する際には、日本語でも「ccに〇〇を入れましたので彼女が対応してくれます」みたいなことを言いますよね。英語でも同じです:

“My colleage 〇〇, who I have copied in cc will be able to assist you.”

英語だとccにcopyしました、と表現するんです。あと、この件は他の人に任せてしまうけど「わたしはまだここにいるのでなにかあればまた連絡してね」という意味を込めて “In the meantime, I remain at your disposal for further information.” とつけ加えることも多いですね。ちなみにこの「disposal」は「思うままにできること」という意味。「使い捨て」の「disposable」と似ていてややこしいのでご注意を。

3. 〆の挨拶

日本語の「それでは、何卒よろしくお願いします」のような曖昧な表現は英語にはないため、どう〆るかは相手との関係性によります。例えば、もう自分に返信は来ないだろうし、別に相手の返答も期待していない、そんな時は、上の “In the meantime, I remain at your disposal for further information.” で終えてから、最後にひと言 “Best regards, ” などを。または、まだやりとりが続くようであれば:

“We look forward to hearing from you.” とか “We look forward to our collaboration!” みたいに一緒になにかをするの楽しみにしてます、という表現などをしたり。

もちろん、簡潔に述べたい人、丁寧なメールが好きな人、語弊がないようにきっちりと説明したい人などメールの書き方は人それぞれ。

何度か英語でメールのやり取りをしていると、自分の好きな言いまわしや表現が決まってくると思います。「自分だったら、どう返したいかな?」そんな風に考えながら英語メールのトレーニングをするのも素敵! 使うチャンスはきっとすぐあると思いますよ!

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有田 千幸

1983年生まれ。外資系航空会社CA、建築設計事務所秘書・プレスを経て、34歳にして脱OL。現在、Domani編集部にて駆け出しの美容ライターとして修業中。元会社員ならではの実用目線で役立つ情報をお届けしたいと思います! chiyuki_arita


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