業務をスムーズに進めるため
ナレッジには、企業に有益な知識や情報が含まれています。有益な情報にはさまざまなものがありますが、顧客対応の履歴や業務マニュアルなどもナレッジに含まれます。
顧客対応の履歴が残っていれば、対応業務がスムーズに進みます。業務マニュアルがあれば、初めて仕事をする人でも、マニュアルに沿ってすぐに仕事が始められるはずです。
ナレッジは、業務をスムーズに進めるために欠かせないものといえるでしょう。企業は、円滑な業務遂行のためにナレッジを蓄積しています。もちろん、単に情報を集めておくだけでなく、従業員が活用できるような形でアップデートしていくことも大切です。
人材育成に活用するため
ナレッジは、人材育成に活用できます。社員教育を円滑に進めるには、これまでの教育方法をナレッジとして蓄積し、テキストや動画にまとめる作業が効果的です。
普段の業務内容も、ナレッジとして誰でも分かるように整理しておけば、新入社員の教育に使えます。さまざまな教育に活用できるため、企業はナレッジの蓄積を求めています。
毎年新人教育を行うのであれば、その教育によって社員がスムーズに業務を遂行できたか確認する時間もあるはずです。もし業務に慣れるまでに時間がかかっているようであれば、教育方法の見直しや新たな方法を検討するなど、ナレッジの活用によって人材育成の強化を図れるでしょう。
ナレッジを効率的に蓄積する方法
ナレッジを蓄積し、活用するには、何をすればよいのでしょうか？組織に有益なナレッジを効率的に蓄積する方法と、手順を解説します。
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ナレッジ蓄積の目的を明確化する
個人がナレッジを蓄積していく上で重要なのは、目的を明確にすることです。なぜナレッジを蓄積するのか、どのようなナレッジを蓄積する必要があるのかを把握しておかなければ、適切な管理・運用ができません。
例えば、自身の顧客対応履歴を残しておくと、次回同じ顧客の対応が必要になったときに前回までの履歴が参考にできます。どこまで対応できていたのか、どのような発言があったのかを記録しておくだけでも、話がスムーズに進むでしょう。
適切なツールを活用する
ナレッジの蓄積には、さまざまなツールが使われています。ナレッジ蓄積用の専門ツールや、オンラインストレージなどの情報共有サービスなど、使えるツールは多様です。
複数人で業務の情報を共有し更新するのであれば、オンライン上で共有できる文書作成ツールや表計算ツールが向いています。社内の情報を発信するのであれば、社内wikiが活用できるでしょう。
蓄積したいナレッジによって、どのようなツールが適しているのか見極め、情報を検索しやすい環境を整えることが大切です。
「ナレッジ」の意味を把握し仕事に役立てよう
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ナレッジは、知識や情報を意味する英語が由来となった言葉です。ビジネスシーンでよく使われます。企業は業務を円滑に進め、人材育成にも活用できるナレッジを重要視しています。
仕事の効率化や情報共有を行うためにも、個人がナレッジを蓄積し、活用する意識は大切です。効率的にナレッジを蓄積する方法も把握しておきましょう。
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