3.グループでも利用できる
メンションの特長のひとつは、グループでも利用できることです。特にビジネスチャットツールのように、複数の人でやり取りする「グループチャット」では、メンションは重要な機能といえます。
自分に対するメッセージを優先的に確認できると同時に、グループ内の複数の人に対して同時に利用できることも大きなメリットです。
ビジネスでのメンションの利用法
ビジネスでメンション機能を使うことによって、社内や社外とのコミュニケーションの円滑化や迅速化、業務の効率化など、さまざまなプラスの効果が期待できます。ただし、メンションの機能のメリットを活かすためには、より効果的に使う必要があるでしょう。
ここではメンションを効果的に使える場面と、使う際に注意すべき点について解説します。
■メンションを効果的に使える場面
メンションを効果的に使える場面として例を挙げます。ひとつ目は、急ぎで連絡したい場面です。たとえばメッセージを送りたい相手がリモート会議中などであっても、メンション機能を使うことで相手に通知が届くため、確認の時間を短縮できるでしょう。
ふたつ目は、相手に対して催促したい場合です。ビジネスにおいては、催促しなければならないシチュエーションが出てきますが、メールよりも気軽に送信できるため、催促する行為のストレスが減らせるかもしれません。
■メンションを使う際の注意点
メンションを使う際には、注意しなければならないことがいくつかあります。まず、メールは基本的には送った相手のみ閲覧できますが、ビジネスチャットツールなどのメンション機能を使って送ったメッセージは、グループ内のほかの人にも公開されます。
グループ内のほかの人に知られたくない内容のメッセージは、個別チャットやメールを利用するといいでしょう。ビジネスチャットツールでのメンションは、基本的にはグループ内においてオープンなものであることを意識する必要があります。メンションは「グループ内のメンバー全員で共有したい内容」や「ほかの人に知られてもよい通達事項」などのメッセージ送信で利用するものと認識しておいてください。
さらに注意しなければいけないのは、ビジネスチャットツールの設定によっては、相手に通知が届かない場合があることです。通知機能をオフにすると、メンションできなくなることもあるため、設定の確認をしておきましょう。
メンションの機能を理解して上手に使いこなそう
SNSやビジネスチャットツールに備わっているメンションは、とても便利な機能です。特定の相手を簡単な操作で指名できるため、直接的にコミュニケーションを促せます。
ビジネスにおいても、やりとりの時間の短縮、確認もれの防止、グループでの利用など、適切に活用することでさまざまなメリットが期待できるでしょう。ただし、メンションは基本的にグループ内のメンバー全員に公開されることを認識しておく必要があります。
メンションの機能を理解して、上手に使いこなしてください。
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