係長が担う役割とは
役職の一つである係長とはどのような役割なのか、どのようなことを担うのか、実はよく知らないという人もいるでしょう。自分や家族が係長になることも踏まえ、望まれることなどを把握しておきたいですね。
業務としては、部下の指導や育成、各業務の管理などがありますが、必要とされるスキルや能力についても見ていきましょう。
係長とは、係員の長
官庁・会社などでの役職の一つであり、その部署の係員の長である係長は、現場をまとめる役割を担います。一般的には、課長の下の地位となり、管理職と一般社員をつなぐこともしていかなければなりません。
なお、係長は管理職の登竜門であり、管理職にはあたらないと考える会社が多いですが、会社により考えは異なります。
課長や主任との違いは？
課長職は、官庁・会社などで一つの課を統括・管理することを担います。係長より上の役職となることがほとんどで、立場も上になると考えてください。
主任は、現場をサポートするリーダーを担うことが多いでしょう。立場としては係長の下になり、係長のサポートをすることもあります。
係長に求められること：役割
ここからは、一般的に係長が求められることについて見ていきましょう。会社により異なる点や当てはまらない点もあると思いますが、参考にしてくださいね。
自身の実業務で結果を出す
係員の長という立場ですから、実業務で相応の結果を出す必要があります。誰よりも当事者意識を持ち、業務に取り組むことを期待されるでしょう。
部下の仕事を管理し、必要に応じてサポートする
係員の管理をするのも、係長の役割です。それぞれの部下が各自の目標を達成できるように調整しながら、業務を円滑に進めて行きます。また、必要に応じて部下のサポートを行うことも、係長に望まれることと言えるでしょう。
リスク管理
業務において発生するリスクの管理をするのも、係長です。業務量やフローを随時調整し、進め方が適切かどうかをチェックしながらリスク管理を行います。事故やトラブルにつながる可能性があることを見極める、現場の課題解消に取り組むなど、上司と連携しながら取り組むこともあるでしょう。
人材育成
係長は人材育成を担うこともあります。一人ひとりの個性や適性を見極めながら、その人が成長できるようサポートしなければなりません。時にはフィードバックを行なうことや、相談に乗るということもあるでしょう。また、会社や部課署の方針を部下に伝え、理解を促す役割も担います。
係長に求められること：スキルや能力
係長に求められるスキルはさまざまですが、いくつかピックアップしたものを見ていきましょう。
コミュニケーションスキル
管理職と一般社員をつなぐ役割を担いますから、主体的にコミュニケーションを取り、周囲との信頼関係を築く必要があります。部下の話に耳を傾けるのはもちろん、時にはフィードバックを行なうなど、適切な対応が求められるでしょう。また、上司からの信頼を得る、必要があれば上司に意見や提案ができるかどうかも大切です。
マネジメントスキル
部課署の業務が円滑に進むよう、随時進捗状況を把握しながら進めるスキルも求められます。期日管理はもちろん、各スタッフの業務にかかる時間を考えながら、調整しなければなりません。また、業務において課題や問題を把握し、的確に対応するスキルも求められるでしょう。
冷静で的確な判断力
予想外のことが起こった場合、係長としてどのように行動するかも大切です。冷静に現状を把握し、的確に判断しながら、次の一手を考えなければなりません。また、適切なタイミングで上司に相談し、連携を取りながら行動に移すことも求められるでしょう。
論理的思考と説明力
感情に流されることなく、論理的思考で冷静に状況を見ながら仕事を進める力も、係長には必要です。また、根拠を踏まえ、要点をわかりやすく説明することも求められます。
リーダーシップ
リーダーシップは、係長にもっとも求められることかもしれません。先頭に立って周りを引っ張るリーダーシップがあれば、周囲を巻き込みながら各人のパフォーマンス発揮をサポートするリーダーシップもありますが、大切なのはチーム力を高めること。部課署や組織の力を最大限に引き出すリーダーシップが求められるでしょう。
係長として部下を育成・指導する際のポイント
ここからは、係長の大切な役割である部下の育成や指導について紹介します。参考にしてみてくださいね。
指導や育成の目的を明確にする
人を指導・育成するというのは、思い通りにいかないことが多いです。人と人とのことですから、相手との相性も関係するでしょう。思いもよらないトラブルやミスが起こると、焦りや苛立ちを感じるとともに、何のために指導をしているのかわからなくなるかもしれません。
そのような場合の対策として、目的を言語化し、明確にしておきましょう。目的が明確であれば、ぶれやズレが起こるのを防げるかもしれません。また、目的を明確にすることで、冷静に対処ができるということも。
大切なのは自分がぶれないこと。目的の明確化は、自分を支える軸にもなります。ぜひ試してみてください。
指示を出す際は意味や目的、理由を明確に伝える
部下に指示を出す際は、業務の意味や目的、理由をわかりやすく伝えましょう。何のためにそれをするのかが明確であればあるほど、人は主体的に行動することができます。また、意味を理解することで間違いに早く気づく、効率よく動くことにもつなげられるかもしれません。
加えて、達成までにかかる時間や水準、完成度の目安も伝えましょう。そうすれば、部下は動きやすいはずです。
環境づくりも大切
部下を指導する場合、意識したいのが、一方的にならないこと。それには、お互いに話をしやすい環境が必要ですよね。係長として部下一人ひとりの様子を観察し、１日１回は話すようにしましょう。他愛のない会話から得ることは多いもの。また、そのような積み重ねが、信頼につながります。
忌憚なく意見を言い合える風通しの良い環境は、信頼関係があってこそ成立するもの。それを実現するためにも、コミュニケーションを大切にしてくださいね。
最後に
係長とは何か、担う役割、求められるスキルや能力について紹介しました。管理職と一般社員をつなぐ係長は、管理職の登竜門とも言われます。プレッシャーがかかる場面も多いですが、ひとつひとつクリアしていくことで実力がつくでしょう。上司や部下との関係性を大切に育んでくださいね。
