VLOOKUP関数の機能とは?
VLOOKUP関数の機能はどんなものでしょうか?VLOOKUP関数の構文と、その効果について紹介します。
VLOOKUP関数はExcelのデータ検索・入力に便利
VLOOKUP関数(ブイルックアップ関数)は、Excelで作成された表を縦方向に検索できます。
VLOOKUP関数の構文は「=VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索の型)」の形で表され、入力する要素を引数(ひきすう)と呼びます。
VLOOKUP関数の入力方法は、検索結果を表示させたいセルを選択し、じかに関数を入力するのが簡単です。あるいは、Excelの関数の挿入「fx」をクリックして、出てきたページに関数を書き込みます。
VLOOKUP関数は求めるデータをIDや商品名で検索したり、同じ形式が続く表のようなデータ入力を効率化したりするのに役立ちます。
VLOOKUP関数の入力方法
VLOOKUP関数の入力方法は、「検索値」「範囲」「列番号」「検索の型」の4種類から構成されています。引数と呼ばれるそれぞれの要素がどのようなものか紹介します。
見つけたいデータを「検索値」に入力する
VLOOKUP関数の1番初めにくる要素が「検索値」です。検索値は、見つけたい数字や単語を入力するか、見つけたいデータの書かれたセルを指定します。
見つけたい数字や単語を直接入力する場合は、ダブルクォーテーションを使った「”データ”」の形式にしましょう。
もし商品一覧から「じゃがいも」の値段を知りたければ、じゃがいもが書かれたセルの位置を入力する、または「”じゃがいも”」と直接入力することになります。
「範囲」と「列番号」で検索範囲を指定する
VLOOKUP関数2番目の引数は、どの範囲から検索するかを表す「範囲」です。検索値と調べたいデータは、範囲に含まれている必要があります。
指定方法はドラッグか、検索範囲の左上隅のセルと右下隅のセルを「B2:C5」のように入力します。
検索範囲の外にある情報は検索できません。今後も同じExcelの表にデータを追加していく場合、検索範囲は縦にのびていきます。新しい追加データが検索範囲から外れないようにするには、範囲指定を「B:C」のように列単位にするのがコツです。
また、VLOOKUP関数3番目の引数は、検索列を表す「列番号」です。範囲の中で検索したいデータがどこにあるかを示すもので、「左から何番目か」を指定する点に注意しましょう。
検索方法を「FALSE」と「TRUE」のどちらにするか
VLOOKUP関数4番目の引数は「検索の型」です。「FALSE」なら完全に一致した値を、「TRUE」なら比較的近い値も含めて検索します。空欄にした場合は「TRUE」として扱われます。
VLOOKUP関数は検索範囲を上から順に調べる方法です。例えば、小さい数値から順に並んだ表で、検索値と完全一致の数があれば、「FALSE」と「TRUE」は同じ検索結果になります。
一方、数値がランダムに並んだ表の場合、「FALSE」はやはり完全一致の数値を出しますが、「TRUE」は上から順に調べて最初に当たった近似値を出すのが違いです。
近似値での検索は正確性に欠けるため、特に理由がなければ「FALSE」と入れるのがおすすめです。
VLOOKUP関数を使うときの注意点
多くの人が間違えやすい、VLOOKUP関数の注意点を見ていきます。データを適切に並べ替える方法や検索値の注意点などと、問題の解決方法を説明します。
データは上から順にヒットする
VLOOKUP関数では、表の上から順に検索される仕組みです。そのため、検索値において同じデータが複数あれば、上になっている方がヒットし正確性を欠いてしまいます。
このような状況を回避するには、別のデータを検索値にするか、欲しいデータが上に来るように並べ替える方法があります。欲しいデータが最新のものなら、新しいデータから順に並べることです。データの並べ替え方法は以下の通りです。
・並べ替えたいデータのセルをドラッグして選ぶ
・「ホーム」タブをクリックし、「並べ替えとフィルター」を開く
・表示された項目から、使いたい種類を選択
並び順に関する項目は、「昇順で並べ替え」「降順で並べ替え」「ユーザー設定の並べ替え」の3種類です。「ユーザー設定の並べ替え」は好みの条件を入力して並べ替えられます。
「検索値」は検索範囲の左端に入れる
VLOOKUP関数には「検索値が一番左でないと機能しない」というルールがあります。つまり、検索したいデータが検索値より左にある場合は、検索値の方が左に来るように並べ替えてから検索する必要があります。
VLOOKUP関数を使うときによくあるミスの一つなので、「表に問題がないのになぜかエラーになる」といったときには、検索値の位置が左端になっているかチェックしてみましょう。
「検索範囲」は絶対参照にしておく
VLOOKUP関数でもう一つよくあるミスは、式をコピーしたときに検索範囲がずれてしまう状況です。これは、調べたいデータが範囲の外になってしまい、ヒットしなくなるといった結果になりかねません。
ずれを防ぐには、「検索範囲」を絶対参照で固定するか、列全体を指定することです。絶対参照は参照セルを固定する方法で、検索範囲が「B2:C5」なら「$B$2:$C$5」と書き替えます。
列全体を指定する場合は、検索範囲を「B:C」にします。
VLOOKUP関数は、データの検索や移動に大変便利なものです。しっかり覚えてExcelを使いこなせるようになりましょう。
メイン画像・アイキャッチ/(c)AdobeStock
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