都合がつかないときの断り方は？ビジネスで使える言い換えや返信の書き方

「都合がつかない」の意味や使い方

相手の提案を断るとき、どう断ればよいのかわからずに心配する人は少なくありません。そもそも「都合がつかない」とはどういう意味か、ビジネスシーンにおける使い方と一緒に確認します。

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「都合がつかない」は折り合いがつかないときに使う

「都合がつかない」は、会合の日程に合わせられず断るときや、頼まれた用事を引き受けられないときなどに使われる言葉です。「都合」はもともと「全て合わせること、合計」という意味で、そこから「やりくりすること」という文脈でも使われるようになりました。

このことから、「都合がつかない」は、スケジュールやリソースをやりくりできないため要求に応じられないことを表します。

現在はよく、スケジュールが合わないという意味で使われますが、費用や何らかの条件に応じられないときにも使う丁寧な言い回しです。

つ‐ごう〔‐ガフ〕【都合】の解説
［名］(スル)
１ 何かをするときにほかの物事に影響を及ぼす事情。わけ。「一身上の—により退職いたします」
２ ぐあいがよいか悪いかということ。「今日はちょっと—が悪い」
３ やりくりをすること。繰りあわせること。
(ア)予定を調整すること。「なんとか—をつけて出席しましょう」
(イ)金銭を融通すること。「期日までに資金を—する」
４ （副詞的に用いて）すべて合わせて。合計。「—5人が参加する」
『デジタル大辞泉』（小学館）より引用

使い方と具体例

「都合がつかない」という言葉は、ビジネスでもプライベートでもよく耳にします。「都合がつかない」は、突然の予定変更や新しい予定を求められたときに断るための表現です。ビジネスシーンで「都合がつかない」を使った具体例には次のようなものがあります。

【例文】
・残念ですが別の仕事が入っているため、今週の火曜日は面談の都合がつきません
・恐れ入りますが、日程の都合がつかないため、今回のイベント参加は辞退いたします

相手から提案された会議・面談などのスケジュールが合わない場合だけでなく、セミナーや社内イベントに出席できない場合や、新しい仕事の依頼やプロジェクトへの参加を引き受けられない場合にも使える言葉です。

ビジネスで使える「都合がつかない」の言い換え

「都合がつかない」はさまざまなシーンで使われるものの、より丁寧な表現にするには丁寧語にする、クッション言葉を使うといった技術があります。ビジネスマナーを守って「都合がつかない」を表現する方法を見ていきます。

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語尾を丁寧な表現にする

「都合がつかない」は「都合が悪い」などと比べると、柔らかく丁寧な表現といえます。ただし敬語ではないので、語尾に「～です」「～ます」を付けて敬語の1種である丁寧語にすると、さらに柔らかさが増します。

例えば、「都合がつけられませんでした」「都合がつけられません」といった言い回しが可能です。「本当は相手の要望に合わせたいが、事情があってどうしてもできない」というニュアンスを表現することで角が立たないように配慮できます。

初めにクッション言葉を入れる

文頭に、残念な気持ちや感謝の気持ちを表す「クッション言葉」を入れると、言葉の印象が柔らかくなります。例えば、「都合がつかない」に付けられるクッション言葉には以下のような表現があります。

同じ断る内容でも、あまりストレートに言いすぎると相手を不快にする可能性があります。クッション言葉は、文字通りワンクッション入れて穏やかな言い回しにする方法です。

「都合がつかない」の類語表現

「都合がつかない」をさらに婉曲に表現することも、印象を柔らかくする方法の一つです。

婉曲表現としては「取り込んでいる」「予定の調整が難しい」「スケジュールが埋まっている」といった言い方があります。暗に、自分の忙しさや事情があってスケジュールを調整できないことを伝え、相手の理解を求める表現です。

逆に、「時間が作れない」「対応できない」といった言い換えは、強い断り表現になります。望まない勧誘を拒むときには丁度よい言葉ですが、ビジネスシーンでは人間関係にひびを入れる可能性があるので注意が必要です。

「都合がつかない」の類語表現もさまざまあります。言葉ごとのニュアンスを理解し、シチュエーションに合わせて使い分けることが大事です。

都合がつかない場合の上手な断り方

相手から申し込まれた日程や条件に不都合があったとき、メールで断るにはいくつかポイントがあります。分かりやすいタイトルにする、代替案を複数出すなど、相手の立場に立った配慮のコツや具体的な断りメール例を紹介します。

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メールで断るときに必要な要素

相手が提案してきた会議や面談のスケジュールを断る場合、相手と良好な関係を保つためにも失礼のない表現にすることが大切です。

断りメールのポイントは、まず一目見て用事が分かるタイトルにすることです。タイトルがはっきりしないと他のメールに埋もれて気付かれにくくなります。返信の場合は「Re:」を付けたままにするのもコツです。

次に、本文の初めに謝罪を入れます。相手に合わせた丁寧な表現で謝罪し、都合がつかない理由も一言添えると誠実な印象を与えるためです。

また、日程の代替案として、具体的な日程を3通り以上を提示します。提案するときは自分の都合ばかり押し付けないよう配慮が大切です。