都合がつかないときの断り方は？ビジネスで使える言い換えや返信の書き方

日程が合わない場合の断りメール例

日程が合わない場合の断りメールをどうやって書いたらよいか、具体例を紹介します。例えば、商談などで相手から提示された日程と都合が合わないときの断りメールは次のようになります。

一度は決まった日程を急に変更したい場合には「大変ご迷惑をおかけして申し訳ありません」などの一言を添えます。また、イベントやセミナーなど日程の変更ができない場合には、出席できず残念な気持ちや次の機会には参加したい気持ちをアピールすると角が立ちません。

都合がつかず断る場合の注意点

適切に断るには、表現の他にスピードが重要です。また、自分のスケジュールを調整したり代わりの方法でフォローしたりできる可能性もあります。このように、都合がつかず断る場合の注意点もチェックしていきます。

(c)AdobeStock

別の用事を後回しにできないか考えてみる

重要な要件の場合は、「日程が埋まっているから都合がつかない」と機械的に考えず、他の用事を調整して日程を空けられないか検討するのも大事です。

最近はオンラインミーティングも一般的になったため、オンラインでの打ち合わせを提案するのも一つです。内容にもよりますが、オンラインも無理ならビジネスチャットという手段もあります。

スケジュールは、できるだけ用事の優先度に従って柔軟に調整した方がスムーズです。急に重要な案件が入ってきても困らないように、予定に予備タイムを作る方法もおすすめです。

日程調整への返信は早い方がいい

相手の申し出を断ったり日程調整したりする場合は、相手の都合もあるので早い返信を心掛けるのがマナーです。少なくとも24時間以内の返信が望ましいとされます。

もし、決定した日程の1週間前に都合が悪くなった場合には、変更の申し出は電話が確実です。メールは相手が気付くまでに時間がかかる可能性があるため、急ぎの連絡には不向きです。

先に電話で謝罪と日程変更の要望を伝え、必要な場合は後から日程調整メールを送ります。

連絡回数はできるだけ最小限にする

電話やメールのやり取りが多いと、それだけ相手の時間を割くことになります。できるだけ少ない回数で日程調整ができるよう配慮が必要です。

例えば、自分から日程を提案する際には、日にちだけでなく時間の範囲まで指定すると親切です。

また、相手の都合を考慮して再調整の日程候補には幅を持たせます。3通り以上の候補を示したり、「×月×日～×月×日」と表示するのがおすすめです。

反対に、自分のどうしても都合のつかない日だけを書いて「×月×日以外でお願い致します」という表現も可能です。

変更内容や日程の提案を分かりやすく提示し、少ないやり取りで調整が終わるように心掛けます。

都合がつかないときは丁寧に断ろう

(c)AdobeStock

相手から示された日程や条件に合わせられないとき、気が引けて断りづらいという人は珍しくありません。

しかし、都合がつかないときにはできるだけ早く断った方が、相手もスケジュールを調整しやすくなります。

相手を不快にさせない断り方のポイントは、丁寧な表現やクッション言葉を活用して「本当は断りたくないけれど、どうしても都合がつかない」というニュアンスで、相手への敬意を伝えることです。

日程を再調整するときには、できるだけ相手に手間を掛けさせないような工夫も必要です。基本的なビジネスマナーと配慮のコツを押さえて、お互いに気持ちのよい断り方を実践しましょう。

メイン画像・アイキャッチ／(c)AdobeStock