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LIFESTYLE自分磨き

2020.09.28

相手を不快にさせない断り方とは?ビジネスや人付き合いで役立てて

友人の誘いやビジネスのお付き合いを断るのは、きちんとした理由があったとしても気が引けるもの。うっかり断ると相手を不快にさせてしまうのではと、心配になることもあります。人間関係をこわさない上手な断り方や、断るときの例文を紹介します。

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【目次】
きちんと断ることの重要性
友人や知人からのお誘い・お願いの断り方
ビジネスシーンで役立つ断り方
ビジネスメールの断り方の例文
断るときのポイント

きちんと断ることの重要性

忙しい毎日を過ごしていても、遊びや飲み会の誘いはうれしいもの。また、上司や同僚から仕事を頼まれれば、役に立ちたいという思いから頑張ってしまう人も少なくありません。

断り方

(C)Shutterstock.com

しかし無理を重ねると、自分にとってよくない結果を招くことも考えられます。きちんと断ることの重要性を見ていきましょう。

自分のやりたいことを優先できる

誘いや頼まれごとの全てを引き受けていると、自分のために使う時間を確保できなくなってきます。気が向かない誘いや時間をやりくりしないと終わらない業務が続けば、精神的にも身体的にも疲れてしまうことも。

一見毎日忙しく、充実しているように見えても、実際は自分のやりたいことができず、ゆとりがなくなってしまうのです。本当は行きたくない、やりたくないと思う誘いはきちんと断ることで、自分の時間が確保でき、気持ちに余裕が生まれます。

空いた時間で体を休めたり趣味に没頭したりすれば、充実した生活を送れるようになるはずです。

断り方

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無理をしてもいい結果は得られない

遊びの誘いはともかく、仕事については無理をしてもよい結果は得られないことが多いでしょう。タイトなスケジュールの中で無理矢理終わらせようとすれば、他の仕事はもちろんプライベートにも影響が出てしまう可能性も。

全てが中途半端になり、仕事のクオリティが下がって頼んでくれた人に迷惑をかけたり、評価が下がったりすることも考えられます。

また、何でも断らずに引き受けていると「あの人に頼めば断られない」と思われ、さらに仕事が増える恐れがあります。どんなに断りにくい相手でも、きちんと断ることが相手のためにも自分のためにも重要です。

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友人や知人からのお誘い・お願いの断り方

友人・知人から遊びに誘われたらうれしいですし、何かをお願いされたら期待に応えたいと思うのが人情です。しかしときには、どうしても気が乗らなかったり、無理なお願いをされて困惑したりすることもあります。

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友人や知人からの誘いを断る方法を、シーン別に紹介します。

遊びや飲み会の断り方

ランチや飲み会、旅行などに誘われたけれど行きたくないときは、当たり障りのない理由を付けて断ると波風が立ちません。日時が指定されている場合は「あいにくその日は予定があって」と言えば、ほとんどの人は分かってくれます。

予定の内容を聞かれたら「通院」「仕事」「義理の親に会いに行く」など、誰もが納得するような説明をすれば問題ありません。ただし、その日に別のことをしていたのが相手にばれないように気を付けましょう。

「来月旅行に行かない?」のような、日にちがはっきりしない誘いを断るときは「最近体調が悪くて」「仕事が忙しくて休みの予定がたてられない」などの理由がおすすめです。

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お願いをされたときの断り方

仲の良い友人からのお願いは、なかなか断りにくいもの。はっきり断ると、気まずくなるのではと心配になる気持ちも分かります。とはいえ、断らなければ自分が大変な思いをして、相手を嫌いになってしまうかもしれません。

実はお願い事を断ったからといって、関係が悪くなるとは限りません。もし断ったくらいで気まずくなってしまうなら、そこまでの関係だったと割り切りましょう。

お願いを断るときは曖昧な言い方をせず、できないことをはっきりと伝えます。「できなくはないのだけどね」のような言い方は、相手が困惑するだけなので避けましょう。

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LINE交換の断り方

ママ友グループやサークルなどでLINE交換をしたくないときは、「身内にしか教えていないので」という理由が自然です。

「LINEの使い方が分からない」「LINEをあまり見ない」という理由も使えますが、場合によっては「それでもいいから」と強引に交換されてしまうこともありえます。

また、スマホを持っているのに「LINEを使っていない」というのは、今どき少し不自然。LINE交換をしたくないのがばれてしまう可能性もあります。「使っていたけど面倒でやめた」という方が、皆の共感を得られるかもしれません。

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ビジネスシーンで役立つ断り方

ビジネスシーンでも急な仕事依頼や飲み会の誘い、セールスの電話など、断りたいケースがよくあります。

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ビジネスでは断り方を間違えると会社での評価が下がるリスクがあるのも、やっかいなポイントです。ビジネスシーンで役立つ断り方を紹介します。

仕事を頼まれた際の断り方

仕事を頼まれ、よかれと思って引き受けたものの、最終的に間に合わなかったり、クオリティが下がったりするようではかえって先方に迷惑をかけてしまいます。

自分が抱えている他の仕事とのバランスを考慮し、期限内に終わらないようであれば早めに断るのが正解です。自分で判断できない場合は上司などに相談して、指示を仰ぎましょう。

「全ては難しいですが、ここまでなら対応できます」「締め切りを一週間延ばしていただけませんか」などの代案を示すか、その余裕すらない場合は「ご迷惑をおかけするので」と正直に伝えるのが誠意ある断り方です。

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上司や取引先から誘われた際の断り方

上司や取引先からの飲み会などに誘われたときは、以下の3つのポイントを意識して断りましょう。

・断ることへの謝罪
・参加しない理由
・参加意思の表明

誘ってくれた相手に対して、感謝も謝罪もしないのは失礼です。断る場合は最初に「申し訳ありません」と謝罪の言葉を述べるべきです。

次に行けない理由を伝えます。「あいにく先約がありまして」「今月はお酒を控えているので」などの理由なら、相手も納得するでしょう。「体調不良」や「家族の用事」も有効ですが、多用すると怪しまれるので注意が必要です。

最後に「また声をかけてください」のように、本当は参加したかったというニュアンスを匂わせておきます。

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営業電話がかかってきた際の断り方

営業電話がかかってきたときは、丁寧かつきっぱりと断りましょう。何度もかけてくるような相手には、ついぞんざいな口調になりがちです。しかし会社を代表して電話に出ている以上、最後まで丁寧に対応するのがマナーです。こちらが丁寧に対応すれば、相手もしつこい営業をしにくくなるはずです。

断るときは、相手が再び電話をかけにくくなるようなフレーズを用います。「新規の取引はしていない」「必要な場合はこちらから連絡する」などと言えば、相手もこれ以上の営業は無意味と判断し、電話をかけてこなくなるでしょう。

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ビジネスメールの断り方の例文

近年は社内・社外にかかわらず、イベントなどの誘いはメールで来るのが一般的です。メールは電話や直接会うときと違って、表情や声のトーンで感情を伝えられないため、断るときにも一層気づかいが必要です。メールでの上手な断り方を紹介します。

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社内メール

社内の宴会やイベントなどの誘いを断るときは、参加できない理由をくどくどと述べる必要はありません。「参加できるのかできないのか」がはっきり分かるように返信しましょう。

「感謝」「欠席の事実」「次回参加の意思」「謝罪」の順で簡潔に書くのがポイントです。それぞれの例文は以下の通りです。

・感謝:このたびは○○にお誘いいただき、ありがとうございます。
・欠席の事実:残念ですが、当日は都合が悪く参加できそうにありません。
・次回参加の意思:次の機会にはぜひ参加させていただきたいと思います。
・謝罪:参加できないことを重ねておわび申し上げます。

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断りメールの書き方のポイント|ケース別の例とともに紹介

社外メール

社外の人に断りのメールを送るときは、感謝の言葉と断る理由を添えましょう。理由もなしに断られても、相手は納得できません。ただし詳しく述べる必要はなく、「予算の都合により」「諸般の事情で」などの簡潔な言葉で大丈夫です。

また、相手を不快にさせないよう、表現を工夫する必要があります。「ありがたいお話ですが」「誠に残念ながら」のような言葉を添えると、こちらも残念に思っていることをさりげなく伝えられます。断りの表現も「できません」ではなく「ご要望に添いかねます」「見送らせていただきます」などと言い換えましょう。

取引を断る場合は、次の提案機会があるかどうかもはっきりさせます。関係を維持したい相手には「次の機会を楽しみにしております」などと書いてもよいですが、そうでない場合は「以上、取り急ぎメールにてご連絡いたします」のように締めくくりましょう。

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きちんと知っておきたいメールでの謝罪、誠意の伝わる書き方

断るときのポイント

どんなケースでも、断るときには相手の気持ちになって考えるのが大人のたしなみです。断るときに意識したいポイントを解説します。

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相手への気づかいを忘れずに

誘いや仕事の依頼が来るのは、相手から必要とされている証拠です。もしあなたにとって迷惑な誘いであったとしても、誘ってくれたことへの感謝を忘れてはいけません。

また、誘われた後になかなか返事をしないでいると、相手は少なからず不安な気持ちになる可能性があります。あなたからの返事がないため、他の予定を入れられなくて困ることもあるかもしれません。断りにくいからと返事を先延ばしにせず、早めに連絡しましょう

すぐに決められない場合でも「〇日までに決めて返事します」と伝えれば、相手は安心します。

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きちんと理由を説明

断る理由をきちんと説明するのも、相手を不快にさせないコツです。理由も教えてくれなかったり「忙しいから」のような適当な理由でごまかされたりしたら、誰でも面白くないもの。

ただし「時間がないから」「夫に怒られるから」のように、何かのせいにするのはNGです。あなた自身に予定を調整する気がないと受け取られ、相手をがっかりさせてしまうかもしれません。

「先約があるので」「今、お財布がピンチなので」など、誰が聞いても仕方がないと思える理由を用意しましょう。

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代替え案を伝える

代替え案を示すのも、相手との関係を良好に保つポイントです。例えば飲み会を断るときには「その日は無理だけど〇日なら行ける」「お酒は控えているからランチはどうかな」のように、別の日程や場所を提案してみます。

仕事の依頼も同様です。「今日は時間的にどうしても厳しいので、明日以降でもよろしいでしょうか」などの代替え案を示し、相手に判断をしてもらうと角が立ちません。

ただし無理な代替え案は逆効果なので、実現可能な範囲で示すようにしましょう。

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