仕事を頼まれた際の断り方
仕事を頼まれて無理に引き受けたものの、期限や納期に間に合わない、クオリティが下がるなどすると、かえって先方に迷惑をかけてしまいます。依頼を受ける場合は、そのときに自分が抱えている仕事量を必ずチェックしてください。もし、期限内に終わらない可能性があるなら、早めに断るのが正解。自分で判断できない場合は、上司などに相談するといいですね。
「すべてを引き受けるのは難しいですが、ここまでなら対応できます」「締め切りを一週間延ばしていただけるなら可能です」といった代替案を示すのも一つ。そうすることで、相手もこちらの事情を考慮することができます。
その余裕すらない場合は、思い切って断ります。「ご迷惑をおかけすることになる」と正直に打ち明け、誠意をもって対応すれば、相手の理解を得ることができるでしょう。
例文・フレーズ
・今抱えている仕事が夕方までかかりそうです。今日の完成は無理ですが、それでもよろしいですか？
・今は他の仕事をお受けする余裕がまったくありません。ご迷惑をおかけすることになっても申し訳ないので、ご辞退いたします。
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上司や取引先から誘われた際の断り方
上司や取引先から誘われた飲み会などを断りたい場合は、次の3点を意識して伝えるようにしてください。
- 断ることへの謝罪
- 参加しない理由
- 参加意思の表明
1）誘ってくれた相手に感謝を伝える
せっかく誘ってくれたのですから、感謝の気持ちをしっかり伝えたいですね。最初に感謝の気持ちを伝え、断ることに対するお詫びの言葉を添えます。
2）参加しない理由を簡潔に伝える
次は「あいにく先約がありまして」「今月はお酒を控えているので」などの理由を簡潔に伝えます。同じ理由を多用するのは不自然ですから、その点は注意してくださいね。
3）また誘ってくださいという気持ちを添える
「またお声かけください」のように、本当は参加したかったし、次に機会があれば行きたいと思っていることを伝えるのも一つ。ただし、誘われたくない場合は、言わない方がいいかもしれません。
例文・フレーズ
・その日はあいにく他の予定が入っておりまして…。とても残念です
・健康上の理由で、今はお酒を控えています。もしよかったら、また声をかけてください
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営業電話がかかってきた際の断り方
営業電話がかかってきたときは、丁寧かつきっぱりと断ります。何度もかけてくる相手だと、ついぞんざいな対応をしてしまうかもしれません。しかし、電話対応は会社のイメージを左右するもの。会社を代表して電話に出ていると捉え、丁寧に対応したいですね。
断るときは、相手が電話をかけにくくなるようなフレーズを用います。「新規の取引はしていない」「必要な場合はこちらから連絡する」のように伝えると、相手は営業しても契約にならないと感じるでしょう。
例文・フレーズ
・現時点では新規の取引はしておりません。必要がありましたら、こちらからご連絡いたします
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ビジネスメールの断り方の例文
社内・社外にかかわらず、イベントなどの案内はメールでするのが通例となっています。電話や対面と異なり、メールは表情や声のトーン、ニュアンスなどが伝わりません。文面だけのやりとりはトラブルが生じやすいことを意識するようにしてください。
社内メール
社内の宴会やイベントなどの誘いを断る場合、参加できない理由をくどくどと述べる必要はありません。それよりも、「参加の可否」がはっきり分かるようにして返信します。返信は、「感謝」「欠席の事実」「次回参加の意思」「謝罪」の順で書くのがポイント。いずれも簡潔に伝えます。
以下の例文を参考にしてください。
【感謝】
このたびは○○にお誘いいただき、ありがとうございます。
【欠席の事実】
残念ですが、当日は都合が悪く参加できそうにありません。
【次回参加の意思】
次の機会にはぜひ参加させていただきたいと思います。
【謝罪】
参加できないことを重ねておわび申し上げます。
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社外メール
社外の人に断りのメールを送るときは、感謝の言葉と断る理由を明確に伝えます。理由がないと、相手は納得できずに悶々とするかもしれません。理由について詳しく述べる必要はなく、「予算の都合により」「諸般の事情で」など簡潔に表現するといいですね。
一方で、相手を不快にさせないような表現を意識する必要があります。「ありがたいお話ですが」「誠に残念ながら」のような言葉を添えると、こちらも残念に思っていることが伝わるでしょう。断りの表現も「できません」ではなく「ご要望に添いかねます」「見送らせていただきます」などと言い換えるのがベター。丁寧さや誠実さがより伝わるはずです。
取引を断る場合は、次の提案機会があるかどうかに触れます。関係を維持したい相手には、「次の機会を楽しみにしております」のような言葉を添えてください。そうでない相手には、「以上、取り急ぎメールにてご連絡いたします」のように締めくくります。
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断るときのポイント
どんなケースでも、断る際は相手の気持ちになって考えるのが大人のたしなみです。断るときに意識したいポイントを見ていきましょう。
相手への気づかいを忘れずに
誘いや仕事の依頼が来るのは、相手から必要とされている証拠です。迷惑に感じる誘いであったとしても、誘ってくれたことに対して感謝したいですね。
連絡をしてきた相手は、返事を待っているでしょう。なかなか返事をしないでいると、相手を不安な気持ちにさせることになります。あるいは、返事がないので他の予定を入れられずに困っているかもしれません。返事を先延ばしにせず、早めに連絡をして相手を安心させてください。
すぐに返事ができない場合は、「〇日までに返事します」と伝えればOK。相手も目処が立ち、安心するでしょう。
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きちんと理由を説明
断る理由をきちんと説明するのも、相手を不快にさせないポイントです。理由を教えてくれなかった、適当な理由でごまかされたなどがあると、誰でも不快になるでしょう。きちんとした理由を伝えるのは、相手を安心させることにつながります。
ただし、何かや誰かのせいにするのはNG。「時間がない」「夫に怒られる」のように言うと、調整する気がないと受け取られるかもしれません。「先約がある」「今、お財布がピンチなの」といった、誰が聞いても仕方がないと思える理由を用意してください。
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代替案を伝える
代替案を示すのも、相手との関係を良好に保つポイントです。飲み会を断るなら、「その日は無理だけど〇日なら行ける」「お酒は控えているからランチはどうかな」のように、別の日程やプランを提案してください。
仕事の依頼も同様です。「今日は時間が厳しいのですが、明後日はいかがでしょうか？」と代替案を示し、相手に判断を委ねると角が立ちにくいでしょう。ただし、無理な代替案は逆効果。自分のスケジュールを見ながら、実現可能な範囲で示すようにしてください。
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最後に
相手を不快にさせない上手な断り方についてまとめました。断ることを苦手とする人は多いでしょう。しかし、断らないでいると、自分にかかる負荷は増える一方です。業務を円滑に進めるためにも、上手な断り方を把握し、活用してくださいね。
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