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転職や就職活動の中で、選考辞退の連絡をする場面は少なくありません。しかし、適切な伝え方や表現に悩むことも多いでしょう。本記事では、状況別の例文を中心に、失礼のない辞退の仕方や返信の扱い方など、実務に役立つポイントを解説します。
選考辞退メールを書く前に、確認すべきポイント
選考辞退の連絡を送る際、どのように伝えるかを事前に整理しておくと、スムーズな対応ができます。状況に応じた適切な判断をするために、確認しておくべき点を整理しましょう。
選考辞退メールの主旨とは？
選考辞退のメールを送る際、多くの人が「どのように伝えるべきか」と悩むことがあります。企業に対して誠意を示すとともに、シンプルで分かりやすい表現を選ぶことが望ましいでしょう。また、今後の関係性を考慮し、必要以上にネガティブな印象を与えないよう配慮することも必要です。
辞退のタイミングはいつが適切？
選考辞退の連絡を送る時期については、ケースによって異なるため、一概に決めることは難しいかもしれません。書類選考の段階であれば、企業側の負担が少ないと考えられるため、比較的気を使わずに連絡しやすいでしょう。
一方で、面接後や内定後は、採用担当者が時間を割いていることを考慮し、できるだけ早く伝えることが望ましいでしょう。
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メールで連絡すべき？ 電話が必要なケースとは？
選考辞退の連絡手段としては、多くの場合、メールが用いられます。ただし、面接直前や内定承諾後など、企業側の準備が進んでいるタイミングでは、電話での連絡が求められることもあります。
選考辞退メールのフォーマットと件名の書き方
選考辞退のメールを作成する際、適切なフォーマットを意識すると、相手に伝わりやすいでしょう。特に、件名の書き方に注意を払うことで、企業側がスムーズに対応できます。
適切な件名の例
選考辞退の件名は、メールの内容がひと目で分かるよう、シンプルかつ明確であることが求められます。「選考辞退のご連絡（氏名）」や「〇〇選考辞退のご連絡（指名）」といった表現がわかりやすいでしょう。
企業によっては、採用担当者が多くの応募者のメールを処理していることもあります。件名を簡潔にまとめることで、相手にスムーズに伝えることを心がけましょう。
選考辞退メールの基本構成
選考辞退のメールは、特に定まった形式があるわけではありませんが、一般的には以下のような構成が考えられます。
1. 宛先と挨拶
まず、担当者の名前が分かる場合は「〇〇株式会社 採用担当 〇〇様」と記載し、適切な挨拶を入れます。
2. 選考辞退の意向を伝える
簡潔に辞退の意思を伝え、必要に応じてお詫びや感謝の言葉を加えます。
3. 締めの言葉
感謝の意を伝え、今後の発展を祈る言葉を添えることが一般的です。
4.署名をつける
メールの文末には、署名を入れます。差出人が誰であるかを明確にしましょう。氏名のほか、電話番号とメールアドレスを併記しておくと親切です。
【例文付き】状況別の選考辞退メールの書き方
ここでは、状況別に適切な選考辞退メールの書き方と例文をご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
他社から内定を得た場合のメール例
他社から内定を得たことで辞退する場合は、正直に伝えるのが基本です。特に、同業界の場合は今後の関係性を考慮し、失礼のないようにしましょう。
【例文】
件名：選考辞退のご連絡（○○○○＜氏名＞）
株式会社△△△△
人事部 ◇◇様
貴社の選考に進ませていただいております、○○ ○○と申します。
この度、別の企業より内定をいただき、熟考の末、そちらへの入社を決意いたしました。
そのため、誠に勝手ながら貴社の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような形になり申し訳ございません。
貴社の魅力を感じながらも、このような決断に至ったことをご理解いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社のさらなる発展を心よりお祈り申し上げます。
○○ ○○（氏名）
メールアドレス：○○○@○○○.com
電話番号：090-XXXX-XXXX
