体調不良や家庭の事情がある場合のメール例
家庭の事情や体調不良で辞退せざるを得ない場合、詳細な説明は不要です。「一身上の都合」と表現することで、プライバシーに配慮しながら誠意を伝えることができます。
【例文】
件名：選考辞退のご連絡（○○○○＜氏名＞）
株式会社△△△△
人事部 ◇◇様
○月○日に面接の予定をいただいております、○○ ○○と申します。
誠に恐縮ですが、一身上の都合により、貴社の選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
お忙しい中、貴重なお時間をいただきましたのに、このような形となり申し訳ございません。
本来であれば直接お詫びすべきところですが、取り急ぎメールにてお伝えさせていただきます。何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。
貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
○○ ○○（氏名）
メールアドレス：○○○@○○○.com
電話番号：090-XXXX-XXXX
社風が合わないと感じた場合のメール例
企業の社風や理念に違和感を覚えた場合、そのままの理由を伝えるのは避けた方が無難です。「自分のスキルや適性を熟考した結果」などと表現し、角の立たない形で辞退を申し出ましょう。
【例文】
件名：選考辞退のご連絡（○○○○＜氏名＞）
株式会社△△△△
人事部 ◇◇様
貴社の選考に進ませていただいております、○○ ○○と申します。
この度、選考に進む中で、自身の適性やキャリアについて改めて熟考いたしました。
その結果、貴社への貢献が難しいと判断し、誠に勝手ながら選考を辞退させていただくことにいたしました。
お忙しい中、貴重な機会をいただきながら、このようなご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。
貴社のさらなる発展を心よりお祈り申し上げます。
○○ ○○（氏名）
メールアドレス：○○○@○○○.com
電話番号：090-XXXX-XXXX
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選考辞退メールの返信は必要？ 企業の対応パターン別対処法
面接や選考の辞退をメールで伝えた後、企業から返信が来ない場合や、辞退理由を尋ねられる場合があります。こんなとき、どのように対応すればいいでしょうか？ ここでは、企業の対応パターンごとに適切な対処法を解説します。
企業から返信がない場合の対処法
選考辞退のメールを送ったものの、企業から返信がないケースは珍しくありません。担当者が多忙で返信できない場合や、辞退の連絡を承知したものの特に返信の必要を感じていない可能性があります。
【対処法】
数日間は様子を見る
面接の日程まで余裕がある場合は、まずは返信を待ちましょう。
再送する
2〜3日経っても返信がない場合は、「○月○日に面接辞退のご連絡をいたしましたが、念のため再度ご連絡申し上げます。」と添えて、メールを再送します。
電話で確認する
面接日が迫っている場合は、先方がメールを見落としている可能性もあります。電話で「○月○日に面接辞退のメールをお送りしましたが、ご確認いただけましたでしょうか？」と伝えると、確実に意思を伝えられます。
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企業から返信が来た場合、どう対応する？
企業から返信があった場合、その内容によって対応を変える必要があります。
【ケース1】辞退を了承する旨の返信が届いた場合
企業側が辞退を受理したことを伝える内容であれば、基本的に返信は不要です。ただし、特にお世話になった企業や、今後の関係を考慮したい場合は、簡単な返信をすると印象がよくなります。
（返信例）
株式会社△△△△
人事部 ◇◇様
この度は丁寧にご返信をいただき、誠にありがとうございます。
貴社の選考にお時間をいただいたにもかかわらず、辞退という形になりましたことを改めてお詫び申し上げます。
貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。
【ケース2】引き留められた場合
企業側が辞退を惜しみ、「条件の見直し」や「もう一度考えてほしい」と言ってくる場合もあります。この場合、自分の意思が固まっているなら、ブレずに断りましょう。もし、「条件を見直す」と言われ、少し考えたい場合は、「少し時間をいただき、改めてご連絡いたします」と返し、一旦冷静に考えるのも選択肢の一つです。
（返信例）
株式会社△△△△
人事部 ◇◇様
この度は丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございます。
貴社の魅力やご厚意を感じながらも、慎重に検討した結果、今回の辞退の意志に変わりはございません。
誠に勝手ではございますが、ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
貴社の今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。
最後に
選考辞退のメールは、誠意を持って伝えることで、企業との関係を円満に保つことができます。適切なタイミングで、シンプルかつ丁寧な表現を心がけることが重要です。
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