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2021.08.03

【ご報告】の正しい使い方とは? ビジネスで使う時の注意点をご紹介

【ご報告】とは、相手に何かを知らせることの尊敬語です。ただ、上司や取引先などに使用する際は、かなり注意が必要な言葉でもあります。今回は「ご報告」の正しい使い方や意味、ビジネスで使う時の注意点をご紹介します。

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【目次】
「ご報告」の意味や読み方とは?
「ご報告」の使い方を例文でチェック
類語や言い換え表現にはどのようなものがある?
英語表現とは?
最後に

「ご報告」の意味や読み方とは?

まずはじめに、「ご報告」の意味や読み方を知る所から始めていきたいと思います。

意味と読み方

辞書では、「ご報告」という言葉ではヒットしませんでした。「ご」を除いて、「報告」を調べてみましょう。「報告」の意味は、「告げ知らせること、またはその内容」とあります。まさしく、相手に何かを知らせることで間違いないですね。「ご報告」は、その「報告」に「ご」という謙譲語の表現を付けることで、尊敬語になっています。

ビジネス等で使う時の注意点

「ご報告」が尊敬語だと分かったので、ビジネスシーンで使用しても問題なさそうです。では、注意することはあるのでしょうか? 使用シーンを想定してみましょう。メールなどで、上司や取引先に対して「ご報告まで」という文言をつけている方はいらっしゃいませんか? これはよいのか、気になりますね。

結論から言うと、「ご報告まで」を上司や取引先に使うのは、あまりお勧めできません。「ご報告まで」は、「ご報告します」を省力した形での使われ方。ですから、「ご報告まで」をビジネスシーンで使うのは、かなりの注意が必要です。上司や取引先には、「ご報告申し上げます」や「ご報告いたします」というような尊敬語を使用したほうがよいでしょう。

「ご報告」と「ご連絡」の違いとは?

「ご報告」とよく似た使い方をされているのが、「ご連絡」です。この2語を比べてみます。「ご連絡」も「ご報告」と同じく、「連絡」に「ご」を付けた敬語です。「連絡」の意味は、「気持ちや考えなどを知らせること。情報などを互いに知らせること。また、その通知」。ふたつの言葉の意味はほぼ同じです。

では、使い分けをどうすればよいのか。「報告」はすでに終了している場合に用い、「連絡」は進行しているものに使います。これを理解しておけば、間違って使用することはなくなりそうですね。

「ご報告」の使い方を例文でチェック

それでは、具体的にはどのように「ご報告」を使えばよいのか、例文でチェックしていきましょう。

1:「工事が滞りなく終了しましたことを、ご報告申し上げます」

上司や取引先に伝えるときは、「申し上げます」をプラスするとより丁寧な印象になります。メールにおいても使えますので、覚えておいて損はないですね。

2:「後ほど、ご報告させていただきます」

よく聞く表現ですが、このセリフには注意が必要です。厳密に言うと二重敬語に当たります。ですが、二重敬語だとしても常用されている表現で、認知されているので、使用できないかというと微妙な表現になります。用いることは可能ですが、極力使用を控えた方が無難だと覚えておくといいかもしれません。

3:「今期の目標が達成できましたことを、ご報告いたします」

完璧な敬語表現です。迷ったら、「ご報告いたします」を使用しておくと間違いないでしょう。困ったときの「ご報告いたします」と、覚えておいてくださいね。

類語や言い換え表現にはどのようなものがある? 

ご報告

では、「ご報告」の類語や言い換えにはどのようなものがあるのか、みていきましょう。

1:お知らせ

「知らせ」に、謙譲語の「お」を付けた言葉。「知らせ」の意味は、「知らせること。また、その通知」なので、「報告」とほぼ同じ意味ですね。「お知らせいたします」という形で使用すると、完璧です。

2:ご連絡

上記でも説明しましたが、「ご連絡」は「ご報告」とほぼ同じ表現です。よって、「ご連絡いたします」という表現方法を使用すれば、ビジネスシーンでも失礼に当たることはありません。

英語表現とは? 

ご報告

「ご報告」の英語表現をチェックしましょう。「報告」を辞書で調べると、「report」と「information」の2つの言葉がヒットします。「report」は「報告」という名詞の意味と「知らせる」「報告する」という動詞の意味があります。「information」は、「情報」という意味が出てきます。では、どのように使えばよいのでしょう。

とても便利だけど、使いにくい「ご報告まで」は敬語のない英語なら、使い勝手が良さそうです。英語で表現すると、「I just wanted to inform you of that. 」。ビジネス英語では、「information」を使用することが多いので、この文章を添えると良いかもしれません。

「ご報告ありがとうございます」という言葉を英語で表現すると、「I appreciate you for reporting me of the information. 」。この場合、「report」と「information」という2つの単語が使われ、「report」は~ingを付けて動名詞として、「information」は名詞として使用しています。

最後に

「ご報告」について、様々な角度からみてきましたが、いかがでしたでしょうか?実際には、特に深く考えず惰性で使っている方が大多数だと思います。ふとした時に、あれ? どう使えばよかったかな? となる可能性もあります。今回の使用法を覚えていただき、自信を持って使っていきましょう。

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