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2021.12.12

【机の整理整頓】で仕事がはかどる!整える方法やコツ、便利グッズとは



職場の机が散らかっていることで、仕事の効率が下がっていませんか?整理整頓するメリットや片付かない理由とともに、整理するコツを机上と引き出しに分けて詳しく紹介します。便利なグッズについても触れるので、実際に使ってみましょう。

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机を整理するメリット

整理整頓が大事であることは分かっていても、具体的にどのようなメリットがあるのか分からず、片付ける意欲が湧かないという人もいるのではないでしょうか?まずは、机を整理するメリットを紹介します。

机 整理 メリット

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物を探すムダな時間を短縮できる

机が片付いていると、必要なものを探すムダな時間を短縮できるのが大きなメリットです。必要なものが必要なときに見つからないと探さなければならず、時間のロスにつながります。

職場で与えられた仕事に費やせる時間は限られているため、できるだけ効率よくこなすことが大切です。職場での仕事は分担作業が多く、仕事の効率が下がり遅れが出ると全体の遅れにつながるなど、ほかの人に迷惑を掛かけてしまうことにもなりかねません。

常に机が片付いていれば、どこに何があるのかすぐに分かり、探すムダな時間を最小限に抑えられるでしょう。また、作業スペースをしっかり確保できることで使い勝手もよくなり、仕事の効率が上がります。

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仕事を整理する力が向上する

仕事をこなすにはさまざまな知識や能力が必要ですが、机を整理整頓することで、仕事を整理する力が向上するというメリットもあります。自然と「管理能力」や「合理的思考」が身に付くからです。

例えば、机をきれいに保つには、出しっぱなしにしないなどを習慣化しなければならないため、「自己管理能力」が向上します。また、職場では、複数の仕事を同時にこなさなければいけないことも珍しくありません。机の整理整頓ができていると、締め切りや優先順位など頭の中の整理もされやすくなり、「タスク管理能力」も向上するでしょう。

さらに、物を用途別に分類したり、使う頻度で配置を決めたりすることで、「合理的思考」も鍛えられます。

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まさかの紛失を防ぐことができる

どこに何があるのか把握できていれば、大切な書類や資料などを紛失するというアクシデントも防げます。机の上に物が散らかっていると、気付かないうちに書類などが紛れ込んでしまうことが珍しくありません。大切な書類が、処分する書類の間に挟まってしまい、一緒に捨ててしまうといった事態が起こることも考えられます。

書類などを紛失すると、再作成したり再印刷したりする手間がかかります。場合によっては、外部に漏れては困る重要な資料を紛失してしまうなど、会社にとって大きなリスクになることもあるでしょう。

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机が片付かない理由

机が片付かないのには、無意識の習慣が関係しています。どのような習慣が原因なのか知ることで、対策ができるでしょう。

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なんでもとっておく傾向がある

机が片付かない大きな原因の一つが、なんでもとっておきがちであることです。過去に使った書類や資料などが捨てられず、どんどん物が増えてしまうのです。気付いたときには物があふれており、整理しづらい状況に陥っていることも珍しくないでしょう。

これは、必要なものとそうでないものの判断が的確にできないことが関係していると考えられます。本来不要なものも「また使うかもしれない」「いつか役立つだろう」と思い、捨てずにとっておいてしまうと、いつまで経っても机の上が片付かなくなってしまいます。

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つい机の上に物を置いてしまう

書類や資料などをつい机の上に置いてしまうことも、散らかる原因になります。

例えば、会議が終わって机に戻ったときに、手にしていた資料を机に無造作に置いたまま、別の仕事に取り掛かるケースなどです。参考にした資料を、作業が終わっても元の場所に戻さないなどもあてはまります。後できちんと所定の場所にしまう場合はよいのですが、そのまま放置してしまい、どんどん散らかってしまうことも珍しくありません。

机にポイっと物を置いてしまうのは、無意識に習慣化していたり所定の場所が決められていなかったりなど、「整理できていない」状態が普通になっていることが理由として挙げられます。

机を整理するコツ「机上編」

いざ机を片付けようと思っても、何をどうすればよいのか分からず、悩む人もいるのではないでしょうか?ここでは、机の上を片付けるときに意識したいポイントやコツを紹介します。

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机の上に置くものを最小限にする

机の上は作業するエリアであり、物を置く場所ではないということを意識し、机の上に置くものを最小限にとどめることが大切なポイントです。片付ける際は、まず机の上のものを全て取り除き、必要なものだけを残すようにしましょう。電話やパソコンなど、常に使うもの以外は極力置かないように心掛けると、すっきりして快適に作業できます。

また、机の上に必要ないものを別の場所に収納するときは、種類や用途別に分けてしまうことも大切です。整理後に再び散らかることがないように、今取り組んでいる仕事に必要なものだけを机に置いたり、終わったら元の場所にきちんと戻したりすることを意識するとよいでしょう。

お気に入りグッズでモチベーションを上げる

お気に入りのグッズなどを飾るのもおすすめです。何か一つでも好きなものがあるだけで心が穏やかになったり、ポジティブな気持ちになったりした経験はありませんか?例えば、大好きなペットの写真を飾れば、眺めているだけで癒やされることもあるもの。納期に追われて忙しいときに、プレッシャーやストレスを和らげてくれることもあるでしょう。

物を極力置かないというルールに反するようにも思えますが、お気に入りグッズをセンスよく飾るためには、机の上がきれいに整っている必要があります。

また、次の休暇で訪れる予定の場所に関連したグッズなどを飾るのもおすすめです。「このプロジェクトが無事に終われば、楽しい休暇が待っている」と思うことができ、モチベーションアップにつながることもあるでしょう。

机を整理するコツ「引き出し編」

ごちゃごちゃしがちな引き出しの中を、すっきり整理するコツを紹介します。仕事の効率を意識して片付けることが大切なポイントです。

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物の置き場所を決めておく

引き出しの中を整理する際は、必要なものの置き場所をきちんと決めましょう。例えば、引き出しの1段目にはボールペン・クリップ・はさみ・ホチキス・付箋など「文房具のみを収納する」、2段目には「現在取り組んでいる仕事に関するものを収納する」というようにすると、探す手間が省けて仕事の効率も上がるはずです。

片付けるときは、まず引き出しの中のものを全て取り出し、必要なものとそうでないものを分別します。必要なものを定位置に収納し、ファイルなど入りきらないものは無理に押し込まず、別の収納場所を確保するとよいでしょう。

優先順位を考えて、収まるものだけを入れるように心掛けると、引き出しの中がすっきりまとまります。

使用頻度が高いものは一番上・手前にしまう

引き出しの中を片付けるときは、使用頻度を考慮して置く位置を決めると、使い勝手がよくなります。毎日使う文房具類は、上段に入れた方が取り出しやすいでしょう。

また、引き出しは奥行きがあるため、使用頻度が高いものを手前に収納することも大切なポイントです。例えば、文房具を収納するときは、ボールペン・鉛筆・消しゴムなど毎日使うものを一番手前にし、数週間に1回程度使う切手などは奥の方に収納するという具合です。

書類を重ねてしまわない

書類は出し入れがしやすいことが大切なので、重ねて置かないこともポイントです。積み上げてしまうと探すのに時間がかかる上に、下の方にある書類を取るときは上の書類をどかす必要があるため、取り出しやすさに欠けます。

ボックスなどを利用して立てて収納すると、取り出しやすさが増します。一目でどの書類なのか分かるように、クリアフォルダーなどにラベルを付けておくとよいでしょう。その日に使う書類や毎日使う資料などは、引き出しにしまわず机の上に立てて収納しておくと、すぐに手に取ることができます。

机を整理するときに使いたいグッズ

近年では、机の整理整頓に役立つさまざまなグッズが販売されています。その中からおすすめのグッズを紹介するので、必要に応じて使ってみましょう。

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仕切りになるトレーやケース

トレーやケースを使って引き出しの中を仕切って収納すると、すっきりとまとまります。このとき、どの位置に何を置くかをしっかりと定めるのがポイントです。ケース本体に、しまう文具の名称を記載したテープを貼っておくのもよいでしょう。

例えば、縦長のスリムなトレーには筆記用具、幅が広めの中くらいのサイズのトレーにはホチキスや電卓、小さいトレーにはクリップや切手を収納します。使い終わったら必ず定位置に戻すことで、紛失や間違えて片付けてしまうことを防ぎます。

近年では、さまざまなタイプの仕切りやトレーがお手頃価格でそろいます。半透明なポリプロピレンのものを使えば、明るい印象でおしゃれ感のある引き出しに、ブラックなどダークカラーであれば、重厚感のあるビジネスライクな印象に。好みに合わせて取り入れてみましょう。

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商品名:Hianjoo「デスクトレー」

クリアフォルダーやファイルボックス

書類や資料の収納には、クリアフォルダーやファイルボックスを使うのがおすすめです。クリアフォルダーの色ごとに仕事内容を分けたり、未処理・処理済みなどのインデックスを貼って分けたりしておくのも整理整頓に効果的です。

また、クリアフォルダーとファイルボックスを組み合わせれば、立てて収納できて使い勝手がよくなります。一時的に置いておきたい書類も、平積みするよりも場所を取らず、机の上が散乱してしまうのを防げるはずです。

近年では、クリアフォルダーとファイルボックスが一体化したタイプも販売されています。ボリュームに合わせてアコーディオンのように伸縮するものもあるため、自分にとって使い勝手のよいタイプを探してみましょう。

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商品名:セキセイ「セマック ドキュメントスタンド A4」

物理的にスペースがないなら机上台

十分なスペースを確保するのが難しい場合は、机上台を使ってスペースを増やすのも一つの方法です。

例えば、台の上にPCのモニターを置き、作業しないときは台の下にキーボードやマウスを収納すれば、作業スペースをより広く確保できます。台の下にトレーやボックスを置いて、頻繁に使う書類の収納スペースとしても活用できます。

2段タイプの机上台を選べば、1番下にはキーボードやマウスを、その上には書類などを収納し、1番上にはモニターを置くということもできるでしょう。高さを調節できるタイプもあるので、用途に合わせて設置できるのもおすすめのポイントです。

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商品名:‎コンポジット「机上台」

きれいな机をキープするポイント

「せっかくきれいにしても、すぐに散らかってしまう」という人は多くいます。せっかく取り組むのですから、きれいな状態をキープし続けたいもの。机のきれいを維持するために、日頃から意識したい大切なポイントを三つ紹介します。

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使った後は元に戻すを徹底する

きれいな机をキープするには、「使い終わったものは所定の場所に戻す」を徹底することです。例えば、書類をホチキスで留めたら、そのまま机の上に置きっぱなしにせず、必ず引き出しの所定の場所に戻すようにしましょう。

また、整理整頓を習慣化することも大切です。帰宅時には、片付ける習慣を付けるように心掛けるとよいでしょう。終業時間の数分前に片付けをする「リセットタイム」を設けると、習慣化しやすくなります。

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書類の一時置き場を作る

いくつもの書類が机の上に散乱してしまわないように、書類を一時的に置く場所を確保しましょう。トレーやボックスを用意し、「今日中に仕上げる必要があるもの」「今週中に仕上げる必要があるもの」など、抱えている仕事の状況に合わせてルールを決めます。ルールに沿って書類を分けることで、タスク管理ができるというメリットもあります。

大切なポイントは、あくまでも一時的に書類を置く場所ということです。トレーやボックスに書類があふれてしまわないように、1日の終わりや3日に1回など決まったスパンで書類を見直し、整理するようにしましょう。

必要ないものは思い切って処分する

物が多すぎることが片付かない原因の一つなので、「必要ないものは処分する」を心掛けることも重要です。すっきり収納するためにも、引き出しなどに入れるものは7割程度にとどめましょう。出し入れがスムーズにでき、仕事の効率もアップします。

また、一般的にリスク管理などの観点から、重要な書類は職場の決められた場所に保管することになっているものです。そのため、自分の机の引き出しの中に、1年以上使用せずに入ったままの書類は、必要ないものである可能性が高いでしょう。

自分の仕事内容に合わせて定期的に見直す日を設けるなど、処分するタイミングを決めておくのがおすすめです。

トップ画像・アイキャッチ/(C)Shutterstock.com

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