【机の整理整頓】で仕事がはかどる！整える方法やコツ、便利グッズとは

お気に入りグッズでモチベーションを上げる

お気に入りのグッズなどを飾るのもおすすめです。何か一つでも好きなものがあるだけで心が穏やかになったり、ポジティブな気持ちになったりした経験はありませんか？例えば、大好きなペットの写真を飾れば、眺めているだけで癒やされることもあるもの。納期に追われて忙しいときに、プレッシャーやストレスを和らげてくれることもあるでしょう。

物を極力置かないというルールに反するようにも思えますが、お気に入りグッズをセンスよく飾るためには、机の上がきれいに整っている必要があります。

また、次の休暇で訪れる予定の場所に関連したグッズなどを飾るのもおすすめです。「このプロジェクトが無事に終われば、楽しい休暇が待っている」と思うことができ、モチベーションアップにつながることもあるでしょう。

机を整理するコツ「引き出し編」

ごちゃごちゃしがちな引き出しの中を、すっきり整理するコツを紹介します。仕事の効率を意識して片付けることが大切なポイントです。

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物の置き場所を決めておく

引き出しの中を整理する際は、必要なものの置き場所をきちんと決めましょう。例えば、引き出しの1段目にはボールペン・クリップ・はさみ・ホチキス・付箋など「文房具のみを収納する」、2段目には「現在取り組んでいる仕事に関するものを収納する」というようにすると、探す手間が省けて仕事の効率も上がるはずです。

片付けるときは、まず引き出しの中のものを全て取り出し、必要なものとそうでないものを分別します。必要なものを定位置に収納し、ファイルなど入りきらないものは無理に押し込まず、別の収納場所を確保するとよいでしょう。

優先順位を考えて、収まるものだけを入れるように心掛けると、引き出しの中がすっきりまとまります。

使用頻度が高いものは一番上・手前にしまう

引き出しの中を片付けるときは、使用頻度を考慮して置く位置を決めると、使い勝手がよくなります。毎日使う文房具類は、上段に入れた方が取り出しやすいでしょう。

また、引き出しは奥行きがあるため、使用頻度が高いものを手前に収納することも大切なポイントです。例えば、文房具を収納するときは、ボールペン・鉛筆・消しゴムなど毎日使うものを一番手前にし、数週間に1回程度使う切手などは奥の方に収納するという具合です。

書類を重ねてしまわない

書類は出し入れがしやすいことが大切なので、重ねて置かないこともポイントです。積み上げてしまうと探すのに時間がかかる上に、下の方にある書類を取るときは上の書類をどかす必要があるため、取り出しやすさに欠けます。

ボックスなどを利用して立てて収納すると、取り出しやすさが増します。一目でどの書類なのか分かるように、クリアフォルダーなどにラベルを付けておくとよいでしょう。その日に使う書類や毎日使う資料などは、引き出しにしまわず机の上に立てて収納しておくと、すぐに手に取ることができます。

机を整理するときに使いたいグッズ

近年では、机の整理整頓に役立つさまざまなグッズが販売されています。その中からおすすめのグッズを紹介するので、必要に応じて使ってみましょう。

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仕切りになるトレーやケース

トレーやケースを使って引き出しの中を仕切って収納すると、すっきりとまとまります。このとき、どの位置に何を置くかをしっかりと定めるのがポイントです。ケース本体に、しまう文具の名称を記載したテープを貼っておくのもよいでしょう。

例えば、縦長のスリムなトレーには筆記用具、幅が広めの中くらいのサイズのトレーにはホチキスや電卓、小さいトレーにはクリップや切手を収納します。使い終わったら必ず定位置に戻すことで、紛失や間違えて片付けてしまうことを防ぎます。

近年では、さまざまなタイプの仕切りやトレーがお手頃価格でそろいます。半透明なポリプロピレンのものを使えば、明るい印象でおしゃれ感のある引き出しに、ブラックなどダークカラーであれば、重厚感のあるビジネスライクな印象に。好みに合わせて取り入れてみましょう。

商品名：Hianjoo「デスクトレー」

クリアフォルダーやファイルボックス

書類や資料の収納には、クリアフォルダーやファイルボックスを使うのがおすすめです。クリアフォルダーの色ごとに仕事内容を分けたり、未処理・処理済みなどのインデックスを貼って分けたりしておくのも整理整頓に効果的です。

また、クリアフォルダーとファイルボックスを組み合わせれば、立てて収納できて使い勝手がよくなります。一時的に置いておきたい書類も、平積みするよりも場所を取らず、机の上が散乱してしまうのを防げるはずです。

近年では、クリアフォルダーとファイルボックスが一体化したタイプも販売されています。ボリュームに合わせてアコーディオンのように伸縮するものもあるため、自分にとって使い勝手のよいタイプを探してみましょう。

商品名：セキセイ「セマック ドキュメントスタンド A4」

物理的にスペースがないなら机上台

十分なスペースを確保するのが難しい場合は、机上台を使ってスペースを増やすのも一つの方法です。

例えば、台の上にPCのモニターを置き、作業しないときは台の下にキーボードやマウスを収納すれば、作業スペースをより広く確保できます。台の下にトレーやボックスを置いて、頻繁に使う書類の収納スペースとしても活用できます。

2段タイプの机上台を選べば、1番下にはキーボードやマウスを、その上には書類などを収納し、1番上にはモニターを置くということもできるでしょう。高さを調節できるタイプもあるので、用途に合わせて設置できるのもおすすめのポイントです。

商品名：‎コンポジット「机上台」

きれいな机をキープするポイント

「せっかくきれいにしても、すぐに散らかってしまう」という人は多くいます。せっかく取り組むのですから、きれいな状態をキープし続けたいもの。机のきれいを維持するために、日頃から意識したい大切なポイントを三つ紹介します。

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使った後は元に戻すを徹底する

きれいな机をキープするには、「使い終わったものは所定の場所に戻す」を徹底することです。例えば、書類をホチキスで留めたら、そのまま机の上に置きっぱなしにせず、必ず引き出しの所定の場所に戻すようにしましょう。

また、整理整頓を習慣化することも大切です。帰宅時には、片付ける習慣を付けるように心掛けるとよいでしょう。終業時間の数分前に片付けをする「リセットタイム」を設けると、習慣化しやすくなります。

知っておきたい【整理整頓】の流れとコツ｜失敗しないためのポイントも｜Domani

書類の一時置き場を作る

いくつもの書類が机の上に散乱してしまわないように、書類を一時的に置く場所を確保しましょう。トレーやボックスを用意し、「今日中に仕上げる必要があるもの」「今週中に仕上げる必要があるもの」など、抱えている仕事の状況に合わせてルールを決めます。ルールに沿って書類を分けることで、タスク管理ができるというメリットもあります。

大切なポイントは、あくまでも一時的に書類を置く場所ということです。トレーやボックスに書類があふれてしまわないように、1日の終わりや3日に1回など決まったスパンで書類を見直し、整理するようにしましょう。

必要ないものは思い切って処分する

物が多すぎることが片付かない原因の一つなので、「必要ないものは処分する」を心掛けることも重要です。すっきり収納するためにも、引き出しなどに入れるものは7割程度にとどめましょう。出し入れがスムーズにでき、仕事の効率もアップします。

また、一般的にリスク管理などの観点から、重要な書類は職場の決められた場所に保管することになっているものです。そのため、自分の机の引き出しの中に、1年以上使用せずに入ったままの書類は、必要ないものである可能性が高いでしょう。

自分の仕事内容に合わせて定期的に見直す日を設けるなど、処分するタイミングを決めておくのがおすすめです。

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