ビジネスシーンで使う「アジェンダ」の意味
「アジェンダ」はビジネスシーンにおいてよく使われる用語です。必要になったときにスマートに作成できるよう、正しい意味を理解しておきましょう。アジェンダとは具体的にどういうもののことを指しているのか、また混同されがちな「レジュメ」との違いについて解説します。
英語で計画表・議題という意味
アジェンダは英語で「Agenda」と書き、計画表・議題のこと。語源はラテン語からきており、実行に移すべきこと、という意味を持っています。この実行というのは、単なる予定や計画のことではありません。実行しなければならないもの、という意味を含んでいるため、アジェンダは「行動計画」や「実施すべき計画」などを表す際に使用します。
ビジネスシーンで使用する際には、「会議の議題やスケジュールをまとめたもの」を指します。会議の進行プログラムだと考えると、どんなものかイメージしやすいでしょう。
会話でこの言葉を使う場合は、「A・本日のアジェンダを出席者に配布し終わりました」「B・今日の会議のアジェンダは新商品のプロモーションについてです」というように使用します。
Aでは会議の日時やタイムスケジュールのことを指し、Bではテーマとなる議題そのものを指して使っていることがポイントです。
「アジェンダ21」で広く使われるように
1992年の国連環境開発会議において採択された「環境と開発に関するリオ宣言」を実行する規範として、「アジェンダ21」が定められました。バイオテクノロジーやエネルギーなどのさまざまな分野で、21世紀に持続可能な開発の実現を目指す内容が記されています。国ごとに取り組むものがナショナルアジェンダ、地方ごとに取り組むものがローカルアジェンダです。
世界的に注目され、ニュースで取り上げられる機会が多かったことで、日本でもアジェンダという言葉を使う機会が増えたとされます。
混同されがちなレジュメとの違い
アジェンダと混同しがちな言葉に、レジュメがあります。どちらも会議や発表の場で使われる機会が多く、間違えやすい言葉です。アジェンダは、これからの会議で話し合う「結論が決まっていないもの」に対して使われます。一方でレジュメは、会議や発表会などで報告する内容を要約したものです。
発表や報告をする際に細かい数字の全てを暗記することは大変なので、間違いがないようにレジュメを準備します。使用するシーンの違いが分かれば、アジェンダとは全くの別物だと理解できるはずです。
アジェンダが必要な理由
アジェンダの意味やレジュメとの違いを理解したあとは、そもそもなぜアジェンダが必要なのか、仕事にどう活かすことができるのかをチェックしていきましょう。必要性を理解することで、会議の効率や参加者の理解度、会議の質の向上にもつながります。
会議の質を上げるため
アジェンダがあると「何のために話し合うのか」が明確になります。会議のゴールが分からない状態では手探りでの話し合いになり、効率的とは言えません。限られた時間の中で多くのことを決定しなければならない場合だと、結論が出ないまま会議終了になる可能性も。次回の会議に結論が持ち越されるという事態になりかねません。
しかし、アジェンダがあれば、会議に出席する人々が議題や目指すべきゴールに対して「共通の認識」を持てます。論点がズレたり不毛なやりとりに時間が奪われたりするのを防ぐのに役立つのです。