Domani

働く40代は、明日も楽しい!

 

LIFESTYLE働く

2022.05.18

「アジェンダ」と「レジュメ」の違いとは?会議に役立つアジェンダの書き方

「アジェンダ」は、ビジネスシーンで使われる機会の多い言葉です。意味や使い方を正しく理解していないと、スムーズに仕事をこなせなくなってしまう可能性があります。言葉の意味とアジェンダ作成のポイントをチェックしていきましょう。

Tags:

ビジネスシーンで使う「アジェンダ」の意味

「アジェンダ」はビジネスシーンにおいてよく使われる用語です。必要になったときにスマートに作成できるよう、正しい意味を理解しておきましょう。アジェンダとは具体的にどういうもののことを指しているのか、また混同されがちな「レジュメ」との違いについて解説します。

アジェンダとは書き方作り方作成方法レジュメ違い会議仕事ビジネス

英語で計画表・議題という意味

アジェンダは英語で「Agenda」と書き、計画表・議題のこと。語源はラテン語からきており、実行に移すべきこと、という意味を持っています。この実行というのは、単なる予定や計画のことではありません。実行しなければならないもの、という意味を含んでいるため、アジェンダは「行動計画」や「実施すべき計画」などを表す際に使用します。

ビジネスシーンで使用する際には、「会議の議題やスケジュールをまとめたもの」を指します。会議の進行プログラムだと考えると、どんなものかイメージしやすいでしょう。

会話でこの言葉を使う場合は、「A・本日のアジェンダを出席者に配布し終わりました」「B・今日の会議のアジェンダは新商品のプロモーションについてです」というように使用します。

Aでは会議の日時やタイムスケジュールのことを指し、Bではテーマとなる議題そのものを指して使っていることがポイントです。

「アジェンダ21」で広く使われるように

1992年の国連環境開発会議において採択された「環境と開発に関するリオ宣言」を実行する規範として、「アジェンダ21」が定められました。バイオテクノロジーやエネルギーなどのさまざまな分野で、21世紀に持続可能な開発の実現を目指す内容が記されています。国ごとに取り組むものがナショナルアジェンダ、地方ごとに取り組むものがローカルアジェンダです。

世界的に注目され、ニュースで取り上げられる機会が多かったことで、日本でもアジェンダという言葉を使う機会が増えたとされます。

混同されがちなレジュメとの違い

アジェンダと混同しがちな言葉に、レジュメがあります。どちらも会議や発表の場で使われる機会が多く、間違えやすい言葉です。アジェンダは、これからの会議で話し合う「結論が決まっていないもの」に対して使われます。一方でレジュメは、会議や発表会などで報告する内容を要約したものです。

発表や報告をする際に細かい数字の全てを暗記することは大変なので、間違いがないようにレジュメを準備します。使用するシーンの違いが分かれば、アジェンダとは全くの別物だと理解できるはずです。

アジェンダが必要な理由

アジェンダの意味やレジュメとの違いを理解したあとは、そもそもなぜアジェンダが必要なのか、仕事にどう活かすことができるのかをチェックしていきましょう。必要性を理解することで、会議の効率や参加者の理解度、会議の質の向上にもつながります。

アジェンダとは書き方作り方作成方法レジュメ違い会議仕事ビジネス

会議の質を上げるため

アジェンダがあると「何のために話し合うのか」が明確になります。会議のゴールが分からない状態では手探りでの話し合いになり、効率的とは言えません。限られた時間の中で多くのことを決定しなければならない場合だと、結論が出ないまま会議終了になる可能性も。次回の会議に結論が持ち越されるという事態になりかねません。

しかし、アジェンダがあれば、会議に出席する人々が議題や目指すべきゴールに対して「共通の認識」を持てます。論点がズレたり不毛なやりとりに時間が奪われたりするのを防ぐのに役立つのです。

アジェンダを作成する際のポイント

アジェンダの意味や重要性が分かれば、書き方自体はそれほど難しくありません。アジェンダを作成する際のポイントを見ていきましょう。

アジェンダとは書き方作り方作成方法レジュメ違い会議仕事ビジネス

会議の目的をはっきりとさせる

アジェンダを作成するにあたって重要なのが、「何のための会議なのか」をはっきりさせることです。会議の目的や議題を、参加者全員が把握できる内容にしましょう。目的が事前に分かっていないと参加者は準備ができず、実りのある会議にできません。

また、目的や内容によって出席するべき参加者が異なる場合は、テーマが明確になっていないと出席者リストを誤ってしまう原因にもなります。たとえば、会議の目的が「新商品の販売戦略を決定すること」であれば、参加者は営業部や開発部が中心です。誤って他部署の代表に声をかけると混乱を招く事態になったり、決定するにあたり会議にいなければならない代表者が欠席となれば進行に支障をきたす可能性もあります。

おさえておきたい基本項目

アジェンダには具体的にどんな項目を明記すればいいのか、一例を見ていきましょう。

会議名:新商品販売戦略会議
日時:2月20日 15時~16時40分
場所:2Fミーティングブース
目的:新商品の販売戦略を決定すること
議題とタイムテーブル
 15時00分~15時10分 概要説明(10分)
 15時10分~15時30分 営業部・開発部からの戦略案の紹介(20分)
 15時30分~15時50分 参加者からアイデアを集める(20分)
 15時50分~16時10分 アイデアの選定(20分)
 16時10分~16時30分 質疑応答(20分)
 16時30分~16時40分 決定事項の確認(10分)
参加者:営業部〇〇課長、開発部〇〇課長、営業部〇〇、開発部〇〇
配布資料:新商品の概要、新商品販売戦略案
問い合わせ先:営業部〇〇まで

複数の議題を取り扱うときは、議題ごとに会議の目的を設定します。一度の会議であまりにも多くのものを取り上げると会議が長時間になり、参加者の集中力が持たないので別の機会を設けましょう。

質疑応答の時間も考慮しよう

アジェンダを作成する際、質疑応答の時間を設けて、消化不良を残さないようすることも大切です。参加者の不安や疑問を解消できるように配慮した方が、会議の目的を達成しやすくなります。スケジュール通りに進めることに気を取られてしまうとよい結果にならないので、無理のない時間配分になっているかをよく考えて設定するのもポイントです。

内容を詰め込みすぎると時間が足りなくなってしまうため、会議に出席する機会の多い上司や先輩のアドバイスも参考にしながら作成するとよいでしょう。

写真/(C)Shutterstock.com

▼こちらの記事もおすすめ!

Domaniオンラインサロンへのご入会はこちら

Read Moreおすすめの関連記事