ビジネスシーンで使う「アジェンダ」の意味
ビジネスシーンでよく使う「アジェンダ」という言葉。職場で「アジェンダの作成」を任されて、どうすればいいか困ったことはありませんか？
アジェンダが特に重要になるのは、会議でしょう。適切に作成できないと、会議で困ることもありますから、作成のポイントを押さえておきたいですね。その前に、アジェンダの意味や使い方を把握していきましょう。辞書で調べたことを紹介します。
英語で計画表・議題という意味
アジェンダ【agenda】
1：計画。予定表。議事日程。協議事項。特に、政治・政策的な分野で、検討課題、行動計画、の意で用いることが多い。
2：スケジュール帳。備忘録。
3：教会の礼拝定式。
『デジタル大辞泉』（小学館）より引用
英語の「agenda」がカタカナ語として根づいたのが「アジェンダ」です。英語で「計画表」「議題」を意味し、それが転じて、上記の意味で広く使われるようになりました。ラテン語の「実行に移されるべき事柄」が由来とされています。
ビジネスシーンで使うアジェンタは、「議事日程」「会議の議題」「議題や日程をまとめたもの」を指します。会議で配付される進行表をイメージすると、わかりやすいかもしれません。
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混同されがちなレジュメとの違い
アジェンダと混同されがちなのが「レジュメ」です。レジュメも会議や発表の場で使うことが多いので、違いがわかりにくいでしょう。
レジュメの意味は「要約」「摘要」。研究報告や講演、演説などで内容を簡潔にまとめて記したものを指します。ビジネスシーンでは、プレゼンテーションの内容をまとめた資料を指すこともあります。
アジェンダは「会議などで双方向的なやりとりをする際に役立つ資料」、レジュメは「発表内容をまとめた資料」と把握すると、違いを理解しやすいでしょう。
アジェンダが必要な理由
ビジネスシーンにおいて、アジェンダを必要とするのは会議が多いでしょう。ここからはアジェンダが必要な理由や、どのように生かすのかを紹介します。理由を把握し、アジェンダの質向上を目指してみてはいかがでしょうか？
会議の質を上げるため
会議のゴールが不明瞭だと、実りの少ない時間になりがち。結論にたどりつくことさえできず、次回に持ち越されることもあるでしょう。それを防ぐには、アジェンダに会議の主旨を明記して配付するのが有効です。出席者全員に課題やゴールを共有できますので、有益な論議がしやすくなり、会議の質が上がるでしょう。
タイムマネジメントがしやすい
アジェンダに、会議の内容や段取り、時間配分を提示しておくと、タイムマネジメントがしやすくなります。中身のない議論がダラダラ続く、肝心の結論が出ないといった困り事も、アジェンダがあると回避できるでしょう。
時間を有効に使える
会議において、内容やゴール、段取りがあいまいだと、無駄な時間を過ごしてしまうかもしれません。論点がズレてしまう、不毛なやりとりに時間を割くといったことも起こりうるでしょう。アジェンダがあれば、論点のズレに気がつきやすくなります。また、指摘もしやすいでしょう。
参加者のリクエストを聞くこともできる
事前にアジェンダを配付することで、参加者のリクエストを聞きやすくなります。「こういう話題を取り上げてほしい」「この件について話したい」などを事前に聞くことができれば、対応もしやすいですね。また、リクエストを受け付けることで、出席者のモチベーションアップにもつながります。
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