アジェンダを作成する際のポイント
アジェンダの意味や重要性は把握できましたか？ アジェンダの書き方自体はそれほど難しくありません。ここからは作成のポイントを紹介します。
会議の目的をはっきりとさせる
アジェンダの作成で重要なのが、「何のための会議なのか」をはっきりさせること。作成の際は、出席者全員が把握できるかどうかを意識し、文章が冗長にならないよう注意します。事前に目的を把握できれば、出席者も準備がしやすいでしょう。また、話が脱線しても、元に戻しやすくなります。
目的や議題が複数ある場合は、あらかじめ話す順番を決めておき、アジェンダに記載するといいですね。話し合いの順序がはっきりしていると、タイムマネジメントがしやすいでしょう。
また、アジェンダがあることで、出席案内を別部署に送るといったミスを防ぐこともできます。
おさえておきたい基本項目
アジェンダには具体的にどんな項目を明記すればいいのか、一例を見ていきましょう。
・会議名：新商品販売戦略会議
・日時：2月20日 15時～16時40分
・場所：2Fミーティングブース
・目的：新商品の販売戦略を決定すること
・議題とタイムテーブル：
15時00分～15時10分 概要説明（10分）
15時10分～15時30分 営業部・開発部からの戦略案の紹介（20分）
15時30分～15時50分 参加者からアイデアを集める（20分）
15時50分～16時10分 アイデアの選定（20分）
16時10分～16時30分 質疑応答（20分）
16時30分～16時40分 決定事項の確認（10分）
・参加者：営業部〇〇課長、開発部〇〇課長、営業部〇〇、開発部〇〇
・配付資料：新商品の概要、新商品販売戦略案
・問い合わせ先：営業部〇〇まで
複数の議題を取り扱うときは、議題ごとに会議の目的を設定します。とはいえ、一度の会議であまりにも多くの議題を取り上げるのは避けたいところ。内容を混同しやすい、一つ一つの論議が薄くなる、出席者の集中力が持たないなどにつながってしまいます。
質疑応答の時間も考慮しよう
質疑応答の時間をどうするかも、アジェンダ作成時に検討しておくといいですね。質疑応答があることで、出席者の疑問や不安を解消しやすくなるからです。会議の最中は、タイムマネジメントに気を取られることが多く、アジェンダに記載していないことは忘れがち。それを踏まえ、あらかじめ質疑応答の予定を入れておきましょう。
アジェンダを作成する際の注意点
アジェンダの作成で注意したいことを紹介します。次の3つは意識するほうがいいでしょう。
(c) Adobe Stock
タイトなスケジュール設定はNG
アジェンダ作成でやりがちなのは、タイトなスケジュールを設定してしまうこと。特に、会議の時間配分を記載する場合は、余裕のあるスケジュールになるよう意識しましょう。スケジュールがタイトすぎて、議論が不足したり、議論できない事項が出てしままうといったことは避けたいですね。
次回に話し合う内容はアジェンダ後半に入れる
会議の内容が次回につながることは少なくありません。次回に話し合う予定の内容は、アジェンダの後半に入れましょう。それをやることで、スムーズに次回の会議につながるはずです。
レイアウトや誤字脱字に注意を
アジェンダは「わかりやすいこと」が前提と考え、レイアウトをしていきましょう。複雑なものや、余計な装飾はNG。シンプルな構成で、見やすさを意識するほうが役立ちます。
また、内容の相違や誤字脱字にも注意を。会議のクオリティーを下げることにつながります。アジェンダが完成したら、他の人にダブルチェックをしてもらう、日を改めて内容をチェックすると、精度が上がるでしょう。
最後に
「アジェンダ」について、意味や内容のポイントを紹介しました。アジェンダは印刷して配付することが多いですが、プロジェクターで共有することもあるでしょう。プロジェクター投与用のアジェンダを別で作成し、配付のアジェンダに決定事項を書き込めるようにすると、出席者の負担を軽減できるかもしれません。また、議事録も作成しやすくなるでしょう。
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