ERPとは？機能やメリット・デメリット
ERPとは、「Enterprise Resource Planning」の略で、直訳すると「企業資源計画」となります。つまり、企業の人的資源や資産、情報といった資源を総合的に管理し、最適化するための経営手法のことです。またこのような考え方を実現するための業務システムのことを指し、「統合基幹業務システム」と呼ばれることもあります。
ERPを導入するとさまざまな効果が得られますが、デメリットがないわけではありません。ERPの基本的な機能や、しばしば混同される「基幹システム」との違い、メリット・デメリットを理解しておきましょう。
ERPの基本的な機能
ERPは情報の一元管理に特化したシステムです。以下のように、企業経営におけるさまざまな情報を集約でき、さらに各管理システムと連携することでスムーズに情報をやりとりできます。
・人事、給与管理
・生産管理
・販売管理
・購買管理
・顧客管理
・会計管理
・プロジェクト管理
・マーケティング管理 など
ERPで管理できる情報の種類は、ERPの開発元によって異なります。例えば、プロジェクト型業務に特化しているもの、生産管理を得意とするもの、といった具合です。搭載機能や得意とする分野は製品ごとに異なるため、自社に必要な機能が備わっているかをよく確認しましょう。
ERPと基幹システムの違い
ERPと混同されやすいツールとして、基幹システムが挙げられます。基幹システムは業務システムとも呼ばれ、主目的は企業経営における基幹業務のコンピューター管理です。一般的にはバックオフィス系を指し、主に以下の6つに分類されます。
1. 会計システム
2. 在庫管理システム
3. 人事システム
4. 生産管理システム
5. 販売管理システム
6. 購買管理システム
基幹システムは独立したシステムであり、他部署と情報をやりとりするためにはシステム間の連携が必須です。その点、ERPは情報を統合データベースで一元管理するため、シームレスなデータ連携が可能です。
基幹システムもERPも複数の情報を扱う点は共通していますが、各部署でのデータの連携を目的としているかどうかが異なります。
ERPを導入するメリット
ERPを導入すると、社内の情報を統合データベースでまとめて管理できます。従来は業務ごとにデータ管理が分断されていたため、共通して使用するデータであっても、各部署で更新する必要がありました。
統合データベースで情報を管理することにより、ある業務処理が実行されると、その業務に紐づくデータも連動して変更されます。個別にデータを変更する必要がなく、部署間の連携がスムーズになるのがメリットです。
また、多くのERPには経営分析機能が搭載されており、集約された情報を表やグラフに可視化できます。最新の情報をリアルタイムで確認できるため、スピーディーな経営判断が可能となるでしょう。
ERPを導入するデメリット
ERPのデメリットは、自社に合う製品を選ぶのが難しいことです。製品ごとに機能や特徴、価格などが異なるため、ERPを導入する際は慎重に検討する必要があります。
また、ERPは規模の大きなシステムであり、導入時に高額な初期費用が発生するのが一般的です。導入後にもさまざまなコストがかかるため、費用の負担と得られるメリットのバランスを考えることが大切です。
費用をかけてERPを導入しても、社内に浸透するとは限りません。ERPを社内に定着させるためには、従業員に対して導入の意図やメリットを説明したり、社内研修を実施したりすることが求められます。
ERPの種類と選び方
ERPにはさまざまな種類があり、いくつかの基準によって分類されます。自社に合ったERPを選ぶためには、ERPの種類やそれぞれの特徴を理解しておくことが大切です。
ここでは、ERPの種類と選び方について解説します。
導入形態から選ぶ
ERPは、導入形態によってクラウド型とオンプレミス型に分かれます。クラウド型とは、クラウド上に構築されたシステムにアクセスして利用する仕組みです。自社でシステムを構築する必要がなく、初期費用を抑えられます。
一方のオンプレミス型は、自社にサーバーを構築して運用する仕組みです。カスタマイズ性の高さがメリットですが、費用がかかりやすく、メンテナンスのための人員確保が必要です。
対応範囲から選ぶ
ERPの対応範囲は、統合型・コンポーネント型・業務システム型に分類されます。それぞれの特徴を確認し、自社にとって必要な範囲をカバーできる製品を選びましょう。
・統合型：業務に関連するすべての情報を一元管理する
・コンポーネント型：既存の基幹システムから必要なものをピックアップして統合する
・業務システム型：生産管理や顧客管理など、特定の業務のデータ管理に特化している
機能性から選ぶ
ERPは、機能性によってパッケージ型とフルスクラッチ型に分かれます。パッケージ型とは、一般的に必要とされる機能が搭載された製品です。手軽に導入できて汎用性が高いのがメリットですが、搭載された機能が自社の業務や既存システムに合わないこともあります。
一方のフルスクラッチ型は、個々の企業に合わせて構築されるのが特徴です。オーダーメイドで設計してもらえるため、自社に適したシステムを導入できるでしょう。ただし、初期費用が高い点や、導入までに時間がかかる点には注意が必要です。
ERPを導入する際の流れ
ERPを自社で利用したい場合は、以下の流れに沿って導入を進めましょう。
1. ERPを導入する目的を明確にする
2. ERPの導入を担当するプロジェクトチームを作る
3. ERPで管理できる業務・管理できない業務を整理する
4. ERPでカバーする範囲を定め、業務フローを構築する
5. ERPの試験運用後、社内マニュアルを作成して本格運用する
ERPで情報管理を効率化しよう
ERPを導入すると、各部署で管理していたデータを統合データベースに集約できます。シームレスなデータ連携が可能となり、部署間のやりとりにかかる手間を削減できるでしょう。データを可視化することで、経営判断をする際にも役立ちます。
ERPにはさまざまな種類があるため、導入する際は自社に合う製品を選ぶことが大切です。自社にERPを導入し、情報管理の効率化を目指しましょう。
