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LIFESTYLEいい女マナー系

2018.07.17

【パワポ】で書類作成をするときに注意すべき5つのポイント

プレゼンも報告も、パソコン画面やスクリーンで行われる今、資料のつくり方も常識が変わってきました。

Text:
南 ゆかり(フリーエディター)
Tags:

ポイントだけをシンプルに!がいちばん

細かい手作業が好きな私は、パワーポイントを覚えたてのころ、楽しくてたまらず、細部まで作り込んで自己満足に浸っていたものでした。それも、画面上でつくったあと、プリントアウトして印刷物の見た目を気にしたりもして。

時代は移り変わり…。

すっかりペーパーレスになった今、プレゼンの場でのパワポは配布資料ではなく、大きな画面やスクリーン、パソコン画面に映し出して見るのが常識。会議やプレゼンの場でも、「紙なし」が多くなりました。

自然とパワポのつくり方も変わり、配慮するべき点も違ってくる。というわけで、「かつてはよかったかもしれないけど、ペーパーレスの今、気をつけること」を考えてみます。

パワーポイントを使って書類を作るとき、どうするのが大切かを考えてみた

たとえば、社内での月一の報告会の場で。

1.文字は倍の大きさ・1/2の文字量くらいで

まず文字は、プリントアウトで見ていた時代よりも、倍の大きさ・1/2の文字量くらいでちょうどいい。色をつけることも不要だし、スクリーンをぱっとみて、ぱっと頭に入る1ページの量は、こんなもんでしょうか。

 

2.多色使いは嫌われる

映写式でなくても、プリントアウトにしても多色使いは嫌われる(カラープリント禁止の職場もあるくらいだし)。基本は、いさぎよく1色だけでよいと思います。されに、フォントの大きさは大中小で3種類までにとどめておくと、見た目にうるさくないです。

3.四角囲みと角丸囲みで使い分け

大ヒットビジネス本『99%の人がしていないたった1%の仕事のコツ』(ディスカヴァー・トゥエンティワン刊/河野英太郎・著)では、「確定事項や明確な主張は四角で囲む。未確定な要素が多い内容は角丸で囲む」と紹介しています。それを実践してみると、こんな感じ。

左が過去の実績を四角で囲んで、右が将来の予測で角丸を使って囲んだもの。たしかに角丸のほうが柔らかい印象で、「この先変化がありうる」ことを感じさせます。

またこの枠囲みを使うとき、枠と文字の間を1行ぶんずつくらいあけておくと、見やすいしバランスもいいです。

4.数字は赤字で書かない

数字を強調したいあまりに、赤字を使うのはNG。特に経営に関わっている人には、「赤字」を連想させることもあり、あまりよろしくないと思います。決してネガティブな意味あいで使っていないとしても。

もし数字を強調したいなら、パッと見てわかるグラフなどがいいのではないでしょうか。このときも、単色がベター。

 

5.ページ番号を入れ忘れないこと

ペーパーレスだからと見落としがちなのが、ページ番号を入れること。このとき、通し番号だけではなく、何ページのうちの何ページなのかを入れることが大事。「1/6」「2/6」というふうに。紙が手元にないぶん、全体のボリュームのうちどの位置を見ているのかわかったほうが、見る人に安心感を与えると思います。「まだあるの?」「あとどれくらい?」と気にかかると、内容にも集中できませんからね。

 

NG例を盛り込んだ書類はこうなる

枠と文字がぴったりくっついていたり、赤数字を使っていたり。キツキツしているだけでなく、余裕なさげですが大丈夫ですか?って思われてしまいます。そして、思い起こせば十数年前にはこんなふうにイメージ写真をくっつけることがよくありましたが、今はセンスを疑われかねません。余計なものは入れない、書かない、くっつけない。補足があるなら別資料をつけるとか、口頭で説明する(必要な人はメモを取ってもらう)などの方法で。

南 ゆかり

フリーエディター・ライター。Cancam.jpでは「インタビュー連載/ゆとり以上バリキャリ未満の女たち」、Oggi誌面では「お金に困らない女になる!」「この人に今、これが聞きたい!」など連載中。よろしければそちらも読んでくださいね。


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