謝罪文を手紙で出すときのポイントは？専門家が教える例文をチェック

謝罪の手紙を出す際のポイント

手紙で相手に謝罪をする場合は、誠意を伝えつつ今後の相手との関係を悪化させない配慮が求められます。注意すべきポイントを押さえておきましょう。

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できる限り早く出す

どのような内容であれ、謝罪の手紙はできるだけ早く出すことが重要です。謝らなければならない状況になった時点で、まずは早く謝罪することを強く意識しましょう。

謝罪するきっかけになったことが具体的にわかっていない場合でも、謝る必要があるなら、まずはお詫びの言葉だけでも伝える必要があります。

原因の究明や改善策の提示などは、後から改めて報告しても構いません。時間があいてしまうと誠意が伝わりにくくなり兼ねません。

しっかりとした謝罪の手紙がすぐに用意できないようなら、まずは電話などでお詫びの言葉だけでも伝えるようにしましょう。

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きちんと誠意を伝える

謝罪の手紙を書く際は、わかっている限りの事実を正確に伝えることが大切です。言い逃れや嘘を書いてはいけません。きちんと誠意を込めて謝意を伝えましょう。

言い逃れは相手に悪い印象を与える恐れがあり、嘘は後から発覚した場合に大きなトラブルへ発展する恐れがあります。

また、文章は要点を簡潔にまとめて書くことを心がけましょう。状況の説明とお詫びの表現を繰り返すような文章は、かえって印象を悪くします。

どのようなことが起こったのか、被害はどの程度なのか、原因は何なのかなど、相手が知りたい事実のみをまとめた文章にしましょう。

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謝罪文の書き方と出し方

謝罪の手紙には、書き方や出し方にマナーがあります。常識的な対応ができるように、大事なポイントを理解しましょう。

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