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2020.12.03

謝罪文を手紙で出すときのポイントは?専門家が教える書き方の例も紹介

仕事上のミスや、子どものトラブルなどにより謝罪文を手紙で書く場合、どのような文面にすればよいのでしょうか。相手の気持ちに配慮した書き方や、出し方のマナーを押さえた手紙を作成するポイントを、例文も交えて解説します。

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【目次】
謝罪の手紙を出す際のポイント
謝罪文の書き方と出し方
謝罪文の例

謝罪の手紙を出す際のポイント

謝罪文 手紙

(C)Shutterstock.com

手紙で相手に謝罪をする場合は、誠意を伝えつつ今後の相手との関係を悪化させない配慮が求められます。注意すべきポイントを押さえておきましょう。

できる限り早く出す

謝罪文 手紙

「お詫びのマナー、こんなときどうする⁉︎」お詫びの実例見本

どのような内容であれ、謝罪の手紙はできるだけ早く出すことが重要です。謝らなければならない状況になった時点で、まずは早く謝罪することを強く意識しましょう。

謝罪するきっかけになったことが具体的にわかっていない場合でも、謝る必要があるなら、まずはお詫びの言葉だけでも伝える必要があります。

原因の究明や改善策の提示などは、後から改めて報告しても構いません。時間があいてしまうと誠意が伝わりにくくなり兼ねません。

しっかりとした謝罪の手紙がすぐに用意できないようなら、まずは電話などでお詫びの言葉だけでも伝えるようにしましょう。

きちんと誠意を伝える

謝罪文 手紙

あなたはいくつ正解できる?デキる女の「お礼&お詫び上手クイズ」

謝罪の手紙を書く際は、わかっている限りの事実を正確に伝えることが大切です。言い逃れや嘘を書いてはいけません。きちんと誠意を込めて謝意を伝えましょう。

言い逃れは相手に悪い印象を与える恐れがあり、嘘は後から発覚した場合に大きなトラブルへ発展する恐れがあります。

また、文章は要点を簡潔にまとめて書くことを心がけましょう。状況の説明とお詫びの表現を繰り返すような文章は、かえって印象を悪くします。

どのようなことが起こったのか、被害はどの程度なのか、原因は何なのかなど、相手が知りたい事実のみをまとめた文章にしましょう。

謝罪文の書き方と出し方

謝罪文 手紙

(C)Shutterstock.com

謝罪の手紙には、書き方や出し方にマナーがあります。常識的な対応ができるように、大事なポイントを理解しましょう。

どっちが正解?縦書きと横書き

国語の教科書や新聞などをイメージするとわかるように、本来の日本語は「縦書き」が基本です。謝罪文など改まった文章を書く場合も、古くから縦書きが選ばれていました。

手書きで書く場合は、無地の白い紙に縦書きで作成すれば、より謝罪の気持ちが伝わります。時間に余裕があるなら、できるだけ手書きにすると印象がよくなります。

ですが、メールやビジネス文書が横書きであるように、特にビジネスシーンでは「横書き」が圧倒的に多くなりました。謝罪文も横書きで失礼ではありませんし、謝罪文のテンプレートなどが社内に用意されていれば、活用するのがいいでしょう。

基本の構成

謝罪の手紙における文面の構成は、上から順に次のように書くのが基本です。

・頭語
・謝罪の言葉
・状況説明
・トラブルが発生した原因
・対応策
・結び

ビジネスシーンの場合は、頭語に「謹啓」を使いましょう。「拝啓」以上に敬意が高く丁寧な言葉です。結びには、改めてお詫びの言葉を書き、「謹啓」のセットとなる「謹白」で結びます。

ただし、相手が目上の人ではない場合に限り、少しでも早く相手に用件を伝えたいときは、「前略」まはた「急啓」で始め、「草々」で締めることもあります。

状況説明やトラブルの原因は、わかっている事実を正確に書くことが重要です。対応策の部分では、二度と同じようなことを起こさないようにするための対策を説明しましょう。

封筒は白無地の二重封筒が基本

謝罪の手紙を入れる封筒は、「白色かつ無地のもの」が基本です。白無地の封筒は、正式な書類を入れる封筒として認識されています。

封筒の種類は、「二重封筒」を選びましょう。中身が厳重に守られているという意味から、重要な内容の書類を入れる封筒として用いられます。

封筒のサイズは、便せんが三つ折りまたは四つ折りで封入できる大きさが適切です。できるだけ場所をとらないようにという、相手への配慮が込められています。

謝罪文の例

謝罪文 手紙

(C)Shutterstock.com

謝罪の手紙に使える例文を、シーン別に分けて紹介します。実際に書く際の参考にしてください。

ビジネス上の手紙

令和×年×月×日
株式会社○○
●●様

□□株式会社
住所
電話番号
■■(フルネーム)

謹啓

この度は、弊社の発注ミスにより多大なるご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございませんでした。

本件に関しましては、私ども営業部の確認不足が原因でございます。

二度とこのようなことを繰り返さないよう、部署内の体制を改善するとともに、社員一同、細心の注意を払いながら業務に取り組んで参りたいと考えております。何卒ご容赦賜りますようお願い申し上げます。

損害につきましては、誠意をもって対応させていただきたく、後日改めて貴社へお伺いさせていただきます。

この度は多大なるご迷惑をお掛けしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。

謹白

子どものトラブルに関する手紙(目上の人が相手でない場合)

前略

この度は、息子の○○が□□様宅の窓ガラスを破損してしまいましたこと、心よりお詫び申し上げます。

自宅の庭で遊んでいた際、不注意によりボールが当たってしまったとのことです。
日頃から、外で遊ぶ際は周囲のお宅様にご迷惑をお掛けしないよう注意しておりましたが、私どもの指導が不徹底であったものと改めて反省しております。

本人も深く反省しておりますので、二度とこのようなことを起こさないように強く指導いたします。

窓ガラスの弁償に関しましては、改めてお話させていただければと存じます。

近く○○を連れてお伺いする所存ではございますが、まずは書中にてお詫び申し上げます。

草々

 

 

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企業研修講師、コラムニスト/ライター

秋葉優美(あきばゆみ)

melia closet代表/2014年イメージアップコンサルタントとして独立。3000名以上の研修やファッションコーディネートの実績をもつ。身だしなみ、コミュニケーション、マナー、セルフブランディングなどをテーマに、日本全国で法人向けの講演、研修を行っている。コラムニストとしてWEB連載実績も多数あり、エッセイスト/コラムニスト養成にも携わる。

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