効率的に作業が行える
ルーチンワークは作業内容や手順がはっきりしているので、効率化もしやすいです。また、同じ作業をくりかえし行うため、仕事に慣れるのも早いでしょう。より効率的に作業をする工夫がしやすいのも、メリットの一つです。
ルーチンワークが得意な人の特徴
ルーチンワークに向く人や、得意な人の特徴を見ていきましょう。ルーチンワークに興味のある人は、自分に当てはまるかどうかぜひチェックを。
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決まった手順で物事に取り組むのが好き
同じ手順やサイクルで物事に取り組むのが好きな人は、ルーチンワークに向く可能性があります。ルーチンワークは同じことを繰り返すことがほとんどであるため、それが苦になる人には厳しいのです。
たとえば、生活習慣をルーチン化して継続するのが得意なら、仕事も同様に取り組めるはず。また、決まった手順を守ることに抵抗がない人も、適性がありそうです。
1人で黙々と作業をしたい
ルーチンワークは、個人で黙々と行うことが多め。1人でコツコツ作業を進めたい人や、それが苦にならない人、1人のほうが集中できるという人は、適性があるかもしれませんね。また、自分のペースで仕事をしたい人も、向いている可能性があるでしょう。
ただし、人と交流しなくてもいいということではありません。ルーチンワークは、他の人と協力しながら仕事を進めることもあります。
ルーチンワークが苦手な人の特徴
ルーチンワークを苦手と感じる人もいます。その特徴を見ていきましょう。
同じことをするのが苦手
同じ作業を繰り返すことや、同じように過ごすのが苦手な人は、ルーチンワークも苦手でしょう。退屈に感じる、ルーチンワークに飽きてしまうなどがあるからです。仕事内容に発展性を感じることができず、ストレスになるかもしれません。
ルールを守ることや、時間管理が苦手
ルールを守ることや、マニュアル通りに物事を進めるのが苦手な人も、ルーチンワークには不向きです。マニュアルに沿い、ルールを守るのが前提の仕事内容に、つまらなさを感じることも。また、時間管理が苦手だと、ルーチンワークは厳しいでしょう。
新しいことにどんどんチャレンジしたい
新しい仕事にどんどんチャレンジしたい、刺激のある仕事がしたいという人も、ルーチンワークは難しいかもしれません。ルーチンワークは変化が少ないため、退屈に感じる可能性があるのです。集中力が続かず、ルーチンワークにつらさを感じるかもしれません。
ルーチンワークの多い職業は？
ルーチンワークの多い職業を見ていきましょう。
事務職全般（一般事務・営業事務・経理・貿易・総務・人事など）
事務職は、ルーチンワークが多くを占めるでしょう。データ入力や資料作成、電話や来客の対応、伝票や資料の整理など、ほとんどの業務が定型化されていますよね。日常的に行う業務も多いでしょう。
効率化促進はもちろん、ホスピタリティや臨機応変な対応力も求められる職業です。
受付や案内
来客対応がメインの受付や案内も、業務はルーチンワークがメインですよね。接客や対応の仕方がマニュアル化されていて、それをベースに対応することが多いでしょう。事務職同様、ホスピタリティや高い対応力が必要な職業です。
コールセンターオペレーターやカスタマーサポート
顧客や取引先からの問い合わせなどに対応するコールセンターオペレーターやカスタマーサポートも、ルーチンワークになるでしょう。接客や対応のマニュアルは、細かく決められていることがほとんど。イレギュラー対応についても、マニュアル化されていることが多いでしょう。
ルーチンワークをスムーズに行うには
ここからはルーチンワークをスムーズに行うためのポイントを見ていきましょう。ルーチンワークを効率化させるには、次のことを意識するといいですね。
マニュアル整備を進める
ルーチンワークをスムーズにするには、作業フローをシンプルにして、標準化させるのが有効です。時間のかかる業務があれば、作業フローを見直し、シンプルにしていきましょう。Excelやソフトで自動計算できるようにする、確認作業に使えるツールを探してみるなどすると、大幅に改善できることも。
また、作業フローをマニュアル化するのも大切です。マニュアル化により、やり方や仕様を統一でき、業務の標準化が進むでしょう。マニュアルを定期的に整備し、情報共有や統一を進めれば、スタッフの理解度もアップします。
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テンプレートやツールの活用
メールのやりとりや日報、議事録作成などの作業において、文章やレイアウトを考える時間は意外と多いはず。効率化を考えるなら、テンプレートを活用するといいですね。
また、アプリやビジネスチャットなどのツールを使うと、スムーズになる業務もあるでしょう。導入の際は、情報漏洩などのリスクを十分にチェックしてください。
無駄がないか見直す
定期的にルーチンワークの内容を洗い出し、無駄がないかをチェックするのもおすすめです。作業フローや工程がパターン化していても、見直しは必要です。まだまだ無駄があり、効率化を進めることができると考え、業務に取り組みたいですね。
期限を決めて作業をする
ルーチンワークを漠然と進めてしまうと、レベルやクオリティが下がりがち。それを防ぐためにも、期限を決めて取り組むといいですね。ゴールを設定することで、より効率化が進むでしょう。
また、ルーチンワークをToDoリスト化するのもおすすめ。スタッフの心理的ハードルが下がり、モチベーションや集中力アップにつながるかもしれません。
自分の中で目標を決める
ルーチンワークは繰り返し業務が多いため、「作業をこなす」に集中してしまいがち。そのため、異変を見逃す、無駄を生みやすいということも。また、やりがいを感じなくなるリスクもあります。
ルーチンワークは、組織運営に欠かせない業務であり、円滑に事業を進めるための役割も担います。そのことを忘れないためにも、ルーチンワークの目的を明確にし、可能であれば可視化しておきましょう。
飽きて集中力を切らさないようにする
ルーチンワークに慣れてくると、気がつかないうちに仕事に飽きて、集中力が切れてしまうかもしれません。集中力の欠如は、仕事のクオリティの低下や、ミスを誘発するなどということにつながりますから、避けたいところ。集中力を切らさないためにはどうすればいいか、個人や部課署全体で考え、対策をしましょう。
期限を設ける、個人目標を立てる、定期的に担当者を入れ替えるなどは、効果が期待できるかもしれません。達成感を得られるような仕組みづくりも必要といえるでしょう。
最後に
ルーチンワークについて、情報をまとめました。ルーチンワークは習慣化がしやすい分、無駄に気がつきにくいという側面もあります。繰り返し行う業務だからこそ、注意が必要であることを意識したいですね。紹介した内容を参考に、さらなる効率化を進めてくださいね。
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益田瑛己子
ライター・キャリアコンサルタント・ファイナンシャルプランナー。金融機関の営業職として長年勤務し、現在はライター（ブック・Web）として活動中。3人の子供が自立し、仕事と趣味を謳歌している。
ライター所属：京都メディアライン
