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2020.07.15

仕事が遅いのはなぜ?あなたの・同僚の・部下の「効率アップに役立つ方法」

部下に頼んだ仕事や自分の仕事がなかなか終わらず、いつもイライラしていませんか?仕事が遅いのには理由があります。なかなか進まない理由を知れば、ぴったりの指導ができるようになるかもしれません。あなた自身の効率アップにも役立てられます。

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【目次】
仕事が遅い人の特徴
仕事が遅いのはなぜ?
仕事が遅い部下や同僚への対処法
仕事が遅いのを改善する方法

仕事が遅い人の特徴

仕事が遅い人には特徴があります。あなた自身もあなたの部下も、この特徴に当てはまっているかもしれません。

几帳面すぎる

どちらかというと、仕事ができそうなイメージがある几帳面な人ですが、「細かなところまで完璧に仕上げたい」という思いが強く、仕事のスピードは遅い傾向があります。例えば、フォントサイズやレイアウトにばかりこだわり、内容が全く仕上がっていないなどということがあるなら、几帳面すぎて仕事が遅いタイプかもしれません。

このタイプの人は、頼んだ仕事について全てを理解してからでないと作業に移れないという側面もあります。事前調査に時間をかけすぎるため、なかなか仕事が完成しないのです。仕事のできばえを左右しない細かな部分にまで、100%の力で臨んでしまいます。

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集中力が続かない

仕事をしているようでいて、全く集中できていないということもあるかもしれません。本人は気付いていなくても、様子を見ていると作業をすぐに中断していたり、仕事が終わっていないのに同僚に合わせて休憩していたりと、仕事が遅くなる原因がたくさん潜んでいる可能性があります。

集中力は一度途切れると、再び同じ状態になるまでに時間がかかるものです。集中力が続かない人は、そのためのリセット時間が頻繁に必要なため、なかなか仕事が進みません。

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要領が悪い

スムーズに仕事を進めるためには、要点をつかむことが欠かせません。仕事が遅い人は、要領の悪さから重要なポイントを押さえられていない可能性があります。仕事の流れが分かっていないことや、情報が整理されていないことがあるため、段取りが悪くなりがちです。何から手をつければいいのか分からないため、目についたところから始めてしまい、スケジュール通りにいかなくなることもあります。

また、優しすぎる性格から、頼まれた仕事をうまく断れない要領の悪さを持っている人もいるかもしれません。雑用や他の人の仕事まで引き受けてしまうため、自分の仕事が遅れてしまうのです。

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仕事が遅いのはなぜ?

仕事のスピードを改善したいなら、まずは仕事が遅い原因を特定することから始めます。原因が分かれば、ぴったりの解決法があるはずです。

優先順位が分かっていない

何から先に始めればいいのか、仕事の優先順位が分かっていないと、効率的な仕事はできません。「仕事を優先度で分類できていない」から、仕事が遅い可能性があります。優先順位が分からないと、何から取りかかればよいかも分かりません。

仕方なくできることから始めますが、進めていくうちに、先にしておかなければいけなかったことが出てきたり、想定より時間がかかっていることに気付いたりするのです。余裕がないことに焦り始めると、仕事の質が低下することも考えられます。結果的に、きちんと仕事が完成するまでにたくさんの時間がかかってしまうのです。

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仕事の内容をきちんと理解していない

きちんと仕事の内容を理解しているでしょうか?理解していないとしたら、それが、仕事が遅い原因かもしれません。仕事の目的を理解していないと、ゴールがはっきりしないものです。すると、何をどのようにすればスピーディーに終わるかが分かりません。意味のないことに時間をかけてしまいがちです。

内容を理解していないため、指示にないことが起こったときの対処法が分からず、仕事の手が止まってしまうこともあります。間違った対応をしてしまえば、余計な手間に時間が取られることも考えられるのです。

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仕事が遅い部下や同僚への対処法

日常的に部下や同僚の仕事が遅いことに悩まされているのなら、対処法を知っておくことが大切です。あなたが対応を変えることで、仕事の遅い人が「できる人」に変わるかもしれません。

明確な期限を伝える

あなたは仕事を部下や同僚に渡すとき、期限を伝えていますか?何も伝えていない場合や、曖昧な指示をしている場合には、分かりやすく期限を伝えましょう。できるだけ早くではなく「今日の午前中までに」、余裕があるからゆっくり目ではなく「今週中に」というように、期限を設定するのです。すると、明確な目標が示されるため、スケジュールを立てやすくなります。

あわせて、仕事にかける所要時間も示すと、どのくらい時間をかければいいかがはっきりして、より取り組みやすくなるはずです。「1時間くらいあればできるはずだから、お昼までにお願いできる?」と頼んでみると、きっとスムーズに仕事を終わらせてくれます。

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遅い原因を確認する

なぜ、あなたの部下や同僚は仕事が遅いのか、原因を確認することも大切です。仕事が滞る理由がどこにあるのかによって、あなたにできる対応には違いが出てきます。例えば、全く新しい仕事で戸惑っているのであれば、仕事の内容をきちんと説明することで解決するかもしれません。完璧主義な性格によるこだわりが出ているのなら、最優先事項を伝えることでスムーズに進む可能性があります。

実際に仕事に取りかかる前に、どのような手順で取り組むか、スケジュールを提出してもらうのも有効です。手順の段階で誤りがあれば、その点を指摘することで、効率よく仕事を進めてもらえます。

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仕事が遅いのを改善する方法

部下や同僚の仕事の遅さを改善するだけではなく、自分の仕事をもっとスピードアップさせたいと考えていませんか?より効率的に仕事に取り組むことで、子どもとの時間や夫婦で過ごす時間を、もっと取れるようになるかもしれません。

時間を意識しながら進行する

まず意識するべきなのが、時間です。「自分なりに仕事に期限を設定」することで、だらだらせずにすっきり仕事を終えられます。

後回しにしがちな期限のない仕事を、自分なりの締め切りを設けて早めに済ませておけば、緊急事態が発生したときにも余裕を持った対処が可能です。余裕があるため、緊急事態でも急な残業をせずに済みます。簡単なタスクであれば、タイマーで10分・15分と時間を区切って取り組むのもよいアイデアです。タイマーが動いている間は、その仕事にできるだけ集中することで、一気に終わらせることが可能です。

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作業方法を工夫する

最も効率よく仕事ができるように、自分なりの工夫をするというのも、大切なポイントです。例えば「時間がかかる作業を小さなタスクに分けておく」ことは、効率的な仕事に役立ちます。社内では、一つの仕事に集中できないこともあるものです。そのようなときでも、スムーズに仕事に取り組みやすくなります。

資料の作成なら、情報収集・情報の取捨選択・骨組みの作成・執筆・校正・レイアウトというようにタスクを整理すると、細切れの時間を効果的に活用可能です。集中しやすい時間に大切な仕事ができるよう、スケジュールを調整するのも一つの方法です。朝に集中しやすいなら、15分早出して仕事に取り組むと、思いのほか作業がはかどります。

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ときには人に頼ることも必要

仕事は自分の力でするもの、という意識があるかもしれませんが「人に頼る」ことも選択肢に入れておくと、よりスピーディーに進みやすくなります。

例えば、自分の知識や能力をはるかに超えている問題は、経験豊富な上司に相談することで、解決策が簡単にみつかるかもしれません。仕事が早いと評判の同僚に、効率的な仕事の仕方を聞いてみるのも有効です。メモの取り方や行動の仕方をまねることで、効率アップにつながる可能性があります。担当以外の仕事を頼まれたときに、うまく断ったり他の人に頼んだりすることも、身につけておきたいスキルです。

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