整理整頓ができていない
デスクやPCのデスクトップが散らかりすぎて、必要な書類やデータがどこにあるのかがわからない人もいます。必要な物を見つけるのに時間がかかり、それが段取りの悪さにつながってしまうこともあるでしょう。
おすすめなのは、それぞれの物の住所を決めること。「文具は一番上の引き出し」「資料は一番下の深めの引き出し」のように決め、それを守るようにします。退社前、それぞれの住所に戻せばデスクは自然にリセットされます。決めた内容は紙に書くなどして、いつでも見られるようにしておきましょう。
その仕事が能力に見合っていない
与えられた仕事が、その人の能力に見合っていないケースもあります。仕事を与える立場の判断にも問題があるのかもしれませんが、「仕事ができない」と思われたくなくて、無理をしていませんか？
業務量や仕事の内容がキャパオーバーしている場合は、早い段階で上司や先輩に相談しましょう。そのような経験をしている人は意外と多いものです。思ってもいない解決策を提案してくれるかもしれません。
スケジュール管理ができていない
スケジュール管理が甘くて、タスクをこなせない人もいるでしょう。そもそもスケジュール管理をしていない人もいるかもしれませんね。しかし、スケジュールを管理しないと、期日や期限の遅延やダブルブッキング、タスク漏れなどが生じるリスクがあります。実際に起こってしまうと、部署や会社全体の評判を落としてしまうかもしれません。
スケジュール管理が苦手な人は、とにかくメモを取りましょう。スマホのメモ帳やノートに指示されたことや予定を書き込み、それを見ればわかるという状況にすると管理する習慣が身につきやすいでしょう。
仕事ができない人の改善法
仕事ができないからといって、人生が終わるわけではありません。ここでは、改善法や生き方についてご紹介します。
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仕事ができる人に学ぶ
その仕事を続けようと思うのなら、仕事のできる人に学ぶのが一番の近道です。ですから、まずは仕事ができる人をよく観察することからはじめてみてはいかがでしょうか？ 受け応えやタスク管理などを観察し、どんな工夫をしているかをチェックしましょう。聞きたいことが出てきたら、隙間時間を狙って、思い切って話しかけてみてください。
小さな目標を設定する
仕事ができるようになるには、相応の時間が必要です。まずは、小さな成功体験を積み重ねましょう。「今日は○時までに仕事を終わらせる」「デスクを拭く」といったことを目標に掲げ、毎日それをクリアします。
小さなことで成功実績を積み上げると、いろんなことが変わりはじめるでしょう。クリアしたことをスケジュール帳に書くなどすると成果が見えやすいですよ。
得意な仕事に就く
「仕事ができない」といわれるのは、業務内容が適性に合わないのかもしれません。たとえば、営業では力を発揮できなかったのに、接客業やサービス業などで結果を出せる人もいます。
転職を考えてみようかなという気持ちになったら、まずは求人情報をチェックしましょう。どんな仕事があるのか、どんな雇用条件なのかを調べることで、自分が何をしたいのかがつかめるかもしれません。ある程度の目標が定まったら、ハローワークやエージェント、専門家に相談してみるといいですね。
タスクを細かくしてみる
仕事ができない人は、タスクを細かくしてみるのも一つの手です。タスクが大きいままだと、具体的な作業量が見えず、終了時間が読めません。タスク量の多さにストレスを感じている人には、効果を発揮する可能性があります。
まずは、タスクの手順を考えて書き出します。何をどの順番で行うのかを考えながら、箇条書きにしましょう。それができたら、かかる時間や難易度を考えてみます。これにより、終了までのおおよその時間が把握できるでしょう。あとは、これに沿ってタスクを進めればOK。実際にかかった時間や、予想と違ったことを記録すると、次に生かすことができますよ。
不明点はすぐに確認する
不明なことや疑問点は、すぐに周囲の人や担当者に確認するようにしましょう。これをするだけで随分と効率的に仕事が進むはずです。質問ができない人は、上述した「仕事ができない理由」の中にある「コミュニケーションが取れていない」の項目を参考に、質問する練習をしてみるのもいいですね。
失敗は「経験」だと捉える
どんな仕事をしていても、失敗するときはします。しかし、失敗をするから、盲点や見逃していることに気づくことができるのです。失敗を必要以上に恐れると、自分の経験値が伸びません。そのことは意識しておくほうがいいでしょう。
失敗したら、まずは素直に謝りましょう。言い訳をせず、自分の行動を振り返って、改善点を見つけるようにしてください。それをくりかえすことで、失敗の生かし方がわかるようになるはずです。
仕事ができない人との付き合い方
ここからは仕事ができない人との付き合い方を紹介します。
あらかじめ期日を決めて伝える
報告や連絡、相談がない人や、期限や期日を守れないタイプの人なら、あらかじめそれぞれの期日を決めて伝えるようにします。期日に沿って小まめに報告してもらうと、進捗がつかみやすく、遅延を防ぐことができるでしょう。
また、事前に「この仕事は優先してください」というように、優先順位を伝えておくのも一つです。
相手の力量を見極める
相手の力量を見極めて、仕事を振るのも大切です。業務を細分化して、少しずつ振り分けたり、状況を見ながら仕事量を調整すると、依頼する側の負担が減るかもしれません。
また、指示や指導の内容が曖昧だと、相手は余計に混乱する可能性があります。指示や指導は、具体的かつ明確に行うことを意識しましょう。
自分で考える機会を設ける
相手が失敗をしたり、苦手な仕事で行き詰まったりした場合は、叱責ではなく「傾聴」を意識しましょう。苦手な業務だと認識できているかどうか、ミスの原因がわかっているかを確かめるために、まずは相手の話を聞きます。
自覚ができていたら、改善するにはどうすればいいか、質問を投げかけて自分で考える機会を与えます。相手の状態を見ながら、足りない部分を指摘し、一緒に改善策を考えましょう。
最後に
仕事ができる人と仕事ができない人の違いや、仕事ができない人の改善策などを紹介しました。職場はさまざまな人間関係が交差する場所。ストレスを感じるのは自然なことかもしれません。仕事ができない人に対してストレスを感じる場合は、一定の距離を保ち、自分の心が疲弊しすぎることを防ぎましょう。
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