押さえておきたい!【ホチキスのとめ方】縦横混在の書類や厚い冊子のまとめ方も解説 | Domani

Domani

働く40代は、明日も楽しい!

 

LIFESTYLE雑学

2021.08.14

押さえておきたい!【ホチキスのとめ方】縦横混在の書類や厚い冊子のまとめ方も解説

書類をまとめるとき、ホチキスの止め方は案外迷うことが多いポイントではないでしょうか。実は、ホチキスの止め方には、「適切な」方法があります。ホチキスを止めるときの基本のルールや注意点、止め方のコツも紹介していきます。

Tags:

ホチキスのとめ方の基本ルール

ホチキスのとめ方には、基本のルールがあることをご存じでしょうか? 横書きや縦書きなど、パターン別に覚えておけば、もう迷いません。

ホチキス 留め方 とめ方

(C)Shutterstock.com

横書きの書類は「左上斜め45度」

横書きの書類は、ホチキスを「左上斜め45度」でとめます。

通常、横書きの文章を読むときは左上から文章を読み始め、右下へと読み進めます。読み終わって次のページをいくときには、そのまま右下をつまんで左上にめくるでしょう。

その際、ホチキスが斜め45度ではなくまっすぐにとめられていると、めくったときの圧力がホチキスの端の1カ所に集中してしまい、とめている部分が破れてしまうことがあります。しかし、斜め45度にとめていれば、めくったときの圧力がホチキスの面全体に均等にかかるため、破れにくくなるのです。

書類を手に取った人がストレスフリーに読み進められるように、横書きの場合は左上斜め45度でとめましょう。

縦書きの書類は「右上斜め45度」

縦書きの書類は、ホチキスを「右上斜め45度」でとめます。

縦書きの文章を読むときは、右上から文章を読み始め、左下へと読み進めます。読み終えたら、そのまま左下をつまんで、右上にめくるでしょう。

このときも、ホチキスの角度がまっすぐだと破れてしまうことがあるので、斜め45度が最適です。また、ホチキスを右上ではなく左上にとめてしまうと、自然な流れで読むことができず、読みにくくなってしまいます。

「ホチキスは読み始める方にとめる」と覚えておけば、間違えなくなるでしょう。

縦横が混在している場合は「左上」

書類によっては、横書きと縦書きが混在しているケースも。特に、グラフや図などが入る場合に多いでしょう。このような場合は、原則「左上に45度」が正しいとめ方になります。

ただし、縦書きのページが圧倒的に多い場合には、「右上に45度」でとめるのがおすすめです。迷ったら横書きと縦書きの割合をチェックしてとめる向きを判断しましょう。常に、書類を受け取った人の立場になって考えるのがポイントです。

ホチキスでとめる前に 注意点をチェック

書類をとめるのにとても便利なホチキスですが、使わない方がよいケースもあります。具体的な注意点を押さえておきましょう。

ホチキス 留め方 ポイント

(C)Shutterstock.com

針なしホチキスの使用に要注意

針なしホチキスは、ビジネスシーンでは使わない方がベターです。とめたときの強度が低いため、書類がバラバラになってしまい、受け取った人に迷惑をかける可能性が考えられます。特に、書類の枚数が多い場合には要注意です。

また、ファイリングする書類に使うのも避けましょう。針なしホチキスでとまっている部分を、バラバラにする手間が発生してしまうためです。書類に余計な穴が残ってしまい、見た目の観点からもあまり好まれません。

ホチキスを避けた方がよい書類もある

さまざまなシーンで重宝するホチキスですが、使用を避けた方がよい書類もあります。

まず、頻繁にコピーする書類です。コピーする度にホチキスを外すのは効率が悪く、書類も傷んでしまいます。また、書類を横に広げて見比べながら作業したい場合も、とめてしまうと使い勝手が悪くなります。

シュレッダーにかける予定の書類も、ホチキスを取り除く手間が発生するので、可能であれば避けるのが無難です。このような書類をとめる場合には、着脱が容易なクリップがおすすめです。

まとめ方別! ホチキスのとめ方

書類によって、まとめ方はさまざまです。冊子のようにしたり、ファイリングしたりと、シーンによっておすすめのとめ方も異なります。

ホチキスのとめ方のコツを見ていきましょう。

ホチキス 留め方 まとめ方 冊子 厚み ファイリング

(C)Shutterstock.com

冊子のようにまとめるなら「2カ所にまっすぐ」

製本した冊子のようにまとめたい場合は、ホチキスは「2カ所」に「まっすぐ」とめます。

2カ所の場合でも、とめる場所を決めるときには「横書き」「縦書き」を意識しましょう。横書きの場合には、左もしくは上でもOKです。縦書きの場合には、右にとめましょう。

また、製本してテープでとめるのであれば、製本テープからホチキスがはみ出さないように注意します。事前にテープの幅を確認してから、ホチキスでとめましょう。

厚い書類の束は「中とじ」で対応

分厚い書類は、一見ホチキスではとめられないように思えるものもあります。このような場合には、「中とじ」をすれば解決できるので試してみましょう。

もちろん、専用のホチキスを使えば簡単ですが、ここでは普通のホチキスを使う方法を紹介します。手順は以下の通りです。

1.全書類を二つ折りにする
2.ホチキスを開き、針が出ている面を上向きにする
3.背表紙側から、針と折り目の位置を合わせる
4.書類を強く押し、針を刺し込む
5.書類を裏返し、針の飛び出している部分を畳み込んだら完成

また、「発泡スチロール」を利用する方法もあります。手順は以下の通りです。

1.お刺身などが入っていた食品トレイを洗う
2.書類の下に敷く
3.ホチキスを開き、上から押し込んで針を刺す
4.針からトレイを引き抜く
5.ホチキスのお尻部分のリムーバーで、飛び出た針を折り畳んで完成

発泡スチロール製のトレイがホチキスの性能を十分に引き出してくれるので、針が折れ曲がることもなく、きれいにとめることができます。

ファイリングする場合は厚みに気を配ろう

定例会議の資料など毎回ファイリングする書類の場合は、ホチキスをとめる位置に注意しましょう。

毎回同じ部分にホチキスをとめていると、書類をファイリングしたときに、ホチキスの部分だけやや厚みが出てしまいます。結果として、ファイルの中で一部分だけが盛り上がってしまい、収納の際に困るということにもなりかねません。

可能であれば、毎回ホチキスの位置を少しずつずらすなどして、厚みが全体で均等になるように心掛けるとよいでしょう。

 

こちらの記事もたくさん読まれています

「ご教示いただけますでしょうか」正しい意味は? 「ご教授」との違いや言い換えも紹介
「お手すきの際」の意味正しく理解できていますか? 【今さら聞けないビジネスマナー】

Domaniオンラインサロンへのご入会はこちら

Read Moreおすすめの関連記事