【目次】
異動の挨拶をするときの基本
人事異動で地位や職務内容・勤務場所等が変わる場合は、お世話になった人に挨拶するのが基本です。挨拶のタイミングや対象・手段について、ポイントを理解しておきましょう。社会人として知っておくべき、異動の挨拶マナーについて紹介します。
(C) Shutterstock.com
挨拶のタイミングは正式辞令の後
異動の内示を受けてから正式な辞令が下りるまでには、一定の期間があることがほとんどです。内示があったからといって勇み足をせず、公の発表があるまでは異動の挨拶は控えましょう。
一般的に異動の内示は、企業にとって重要な機密情報です。業務によっては異動を伝える相手・順番を選ぶ必要があり、自己判断で異動の詳細を伝えるのは好ましくありません。異動の内示を受けた場合は、まず上司に「正式な辞令が下りるのはいつか」「社外に異動を伝えてよいのはいつか」などを確認しておくのがベターです。
相手は「現部署」「異動先」「取引先」
異動の挨拶は、これまでお世話になった人・これからお世話になる人が対象です。これまで共に働いてきた同僚や上司・後輩・部下、さらには異動先で業務に関わりそうな人にはきちんと異動の詳細を伝えましょう。
また、営業や渉外業務を担当していたり、他社とやり取りする業務に関わっていたりした場合は、顧客や取引先にも挨拶が必要です。とくに重要な顧客や取引先には、「直接挨拶に伺うのが基本」と心得ましょう。後任の担当と共に挨拶に行き、これまでのお礼・業務の引き継ぎについてきちんと話をしなければなりません。
手段は「メール」「口頭」
異動の挨拶をする主な手段としては、「対面で直接」「電話」「メール」があります。このうち最も気持ちを伝えやすいのは、「対面で直接」です。これからお世話になる異動先の部署・お世話になった取引先・顧客、さらには同じ会社の上司・同僚・後輩などには、直接出向いて異動の詳細・挨拶を伝えましょう。
とはいえ、近年の社会情勢・業務効率化の観点などから「メールでの挨拶もやむなし」と考える人も増えています。どうしても都合が合わない場合は、メールで挨拶をしても問題はありません。メールで挨拶する場合、「みんなに同じ文面を送ったな」と思われるような、テンプレ文章は避けましょう。できるだけ個別送信で、一人一人に挨拶を伝えた方が好印象です。
ネガティブな言葉は使わない
異動の挨拶は、これまでの感謝や「これからよろしくお願いします」という気持ちを伝えるためのものです。たとえ望まない異動・不安の多い異動だったとしても、不平・不満・不安を感じさせる言葉は控えましょう。
口頭にせよメールにせよ、挨拶では前向きな気持ち・今後の抱負・目標などを伝えるのがベターです。「これからもっと頑張ります」という姿勢を見せた方が、挨拶を受ける人に好印象を与えられます。また、普段親しくしている人への挨拶でも、礼儀・マナーは意識しましょう。聞いてもらいたい本音や本心は、会社を離れたプライベートで打ち明けることをおすすめします。
