Domani

働く40代は、明日も楽しい!

 

LIFESTYLE働く

2022.01.11

【異動の挨拶】の基本をおさらい|現部署に・異動先に・取引先に向けてシーン別に紹介



他部署・支社への異動が決まったら、現職場・取引先・異動先への挨拶が必要です。シーン・相手によって伝えるべき内容は異なるため、挨拶の基本を理解しておきましょう。異動の挨拶をスムーズに済ませるためのポイントや、例文を紹介します。

異動の挨拶をするときの基本

人事異動で地位や職務内容・勤務場所等が変わる場合は、お世話になった人に挨拶するのが基本です。挨拶のタイミングや対象・手段について、ポイントを理解しておきましょう。社会人として知っておくべき、異動の挨拶マナーについて紹介します。

会社 挨拶 入社 異動 異動挨拶基本方法直接対面メール現部署異動先取引先

(C) Shutterstock.com

挨拶のタイミングは正式辞令の後

異動の内示を受けてから正式な辞令が下りるまでには、一定の期間があることがほとんどです。内示があったからといって勇み足をせず、公の発表があるまでは異動の挨拶は控えましょう。

一般的に異動の内示は、企業にとって重要な機密情報です。業務によっては異動を伝える相手・順番を選ぶ必要があり、自己判断で異動の詳細を伝えるのは好ましくありません。異動の内示を受けた場合は、まず上司に「正式な辞令が下りるのはいつか」「社外に異動を伝えてよいのはいつか」などを確認しておくのがベターです。

相手は「現部署」「異動先」「取引先」

異動の挨拶は、これまでお世話になった人・これからお世話になる人が対象です。これまで共に働いてきた同僚や上司・後輩・部下、さらには異動先で業務に関わりそうな人にはきちんと異動の詳細を伝えましょう。

また、営業や渉外業務を担当していたり、他社とやり取りする業務に関わっていたりした場合は、顧客や取引先にも挨拶が必要です。とくに重要な顧客や取引先には、「直接挨拶に伺うのが基本」と心得ましょう。後任の担当と共に挨拶に行き、これまでのお礼・業務の引き継ぎについてきちんと話をしなければなりません。

手段は「メール」「口頭」

異動の挨拶をする主な手段としては、「対面で直接」「電話」「メール」があります。このうち最も気持ちを伝えやすいのは、「対面で直接」です。これからお世話になる異動先の部署・お世話になった取引先・顧客、さらには同じ会社の上司・同僚・後輩などには、直接出向いて異動の詳細・挨拶を伝えましょう。

とはいえ、近年の社会情勢・業務効率化の観点などから「メールでの挨拶もやむなし」と考える人も増えています。どうしても都合が合わない場合は、メールで挨拶をしても問題はありません。メールで挨拶する場合、「みんなに同じ文面を送ったな」と思われるような、テンプレ文章は避けましょう。できるだけ個別送信で、一人一人に挨拶を伝えた方が好印象です。

ネガティブな言葉は使わない

異動の挨拶は、これまでの感謝や「これからよろしくお願いします」という気持ちを伝えるためのものです。たとえ望まない異動・不安の多い異動だったとしても、不平・不満・不安を感じさせる言葉は控えましょう。

口頭にせよメールにせよ、挨拶では前向きな気持ち・今後の抱負・目標などを伝えるのがベターです。「これからもっと頑張ります」という姿勢を見せた方が、挨拶を受ける人に好印象を与えられます。また、普段親しくしている人への挨拶でも、礼儀・マナーは意識しましょう。聞いてもらいたい本音や本心は、会社を離れたプライベートで打ち明けることをおすすめします。

【現部署へ】異動の挨拶

同じ社内なら、黙っていても異動の話は伝わるかもしれません。しかしやはり、本人から直接異動を伝えた方が、より丁寧で礼儀をわきまえた印象になります。また、部署を離れる際は高確率で異動スピーチを求められるはずです。爽やかな去り際となるよう、スピーチの内容もしっかりと考えておきましょう。

ビジネス メール 異動挨拶基本方法直接対面メール現部署異動先取引先

(C)Shutterstock.com

メールには「情報」と「感謝の気持ち」

社内の人に異動の挨拶メールを送る際は、「自身の今後について」と「これまでお世話になったことへの感謝」を盛り込みましょう。ただ「異動になりました」とだけ記載すると、「どこに?」「いつから?」などと相手をモヤモヤさせてしまいます。伝えるべきこと・知っておいてもらいたいことを簡潔に記載し、必要な情報をきちんと伝えることが必要です。

例えば、以下の内容は、相手が誰であれ必ず知りたいと思う事柄です。

●具体的な異動日
●異動先

ただし、情報を伝えただけで終わってしまうと、あまりにも事務的過ぎます。メールにはこれまでお世話になったことへの感謝や、今後の抱負などもぜひ添えておきましょう。

挨拶メールの例文

以下は、社内の相手に対して送る異動挨拶メールの例文です。

———-

件名:異動のご挨拶

本文:○○部長(役職)

お疲れさまです。□□部の△△です。
本来であればこちらから直接ご挨拶におうかがいすべきところですが、メールでの挨拶となりましたことをお許しください。

このたび辞令を受け、○月1日付けで◎◎部に異動することとなりました。
これまで○○部長には寛大なお心で業務にご協力いただき、心より感謝しております。

○月以降は私の後任として、××が業務を担当します。これまでと変わらぬご協力をいただけますと幸いです。

配属先の◎◎部でも、精一杯業務に取り組む所存です。今後とも、ご指導・ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

□□部△△(署名)

———-

社内の人に異動の挨拶メールを送るときは、「様」を付けずに役職を付けます。部署の全員に一斉メールをする場合は、「○○部長、皆さま」とすれば問題ありません。

また社内宛てのメールでは、時候の挨拶は不要です。「直接挨拶に行かなかったこと」「メールで挨拶すること」をお詫びしたら、すぐに要件を伝えます。そしてその後、これまでの感謝や今後の抱負を述べて締めくくればOKです。ただし、今後も頻繁にやり取りする可能性がある相手には、異動先のメールや電話番号も伝えておくと気が利いています。変更がない場合は、変更がない旨を伝えておきましょう。

スピーチは要点を簡潔にまとめる

現部署を離れる日には、異動前の挨拶スピーチを求められるのが一般的です。当日になってオタオタせずに済むよう、話す内容についてあらかじめ考えておく必要があります。異動の挨拶スピーチは、2~3分程度で簡潔に済ませるのが基本です。他の人の業務を止めないよう、「次の配属先」「現部署の思い出・得られた経験」などを簡潔にまとめておきましょう。

話すことが何もない場合でも、「大変お世話になりました」「次の部署でも精一杯頑張ります」といった前向きな言葉があれば問題ありません。周囲の人に気持ちが伝わるよう、姿勢よく・大きな声でハキハキと話しましょう。

挨拶スピーチの例文

朝礼や業務後に挨拶を求められた場合は、以下のような例文がおすすめです。

———-

お疲れさまです(おはようございます)、○○です。このたびの辞令により、○月1日付けで◎◎部に異動いたします。

□□部の一員として共に働かせていただいたことは、非常によい経験となりました。異動先でもこちらで得た経験と教訓を生かし、今まで以上に業務にまい進していきたいと思います。

今後も会議などで顔を合わせる方もおられると思いますが、これまでと同様によろしくお願いいたします。

———-

後任について述べておきたい場合は、「私の業務は××が引き継ぐので、どうぞよろしくお願いします」と加えてもよいでしょう。異動の挨拶スピーチは、「感謝」「これからも業務に精進する決意」などのポジティブな要素で構成されるのが基本です。スピーチを聞く人が心配したり不安になったりしないよう、明るい表情を心掛けましょう。

【異動先の部署へ】異動の挨拶

これからお世話になる部署には、「よろしくお願いします」という気持ちを伝える言葉が必要です。今後のコミュニケーションが円滑になるよう、丁寧な挨拶を心掛けましょう。

ビジネス メール 異動挨拶基本方法直接対面メール現部署異動先取引先

(C)Shutterstock.com

自己紹介と今後の抱負を伝える

正式な辞令が下りたら、新しく配属される部署に異動の挨拶メールを送ります。新部署では社員の前に立って話す機会が別途ありますから、メールに詳細を書き連ねる必要はありません。配属される日付や担当業務、新しい部署での抱負などを述べればOKです。

一方、新しい部署での挨拶スピーチのポイントは、「自分を知ってもらうこと」です。前部署で携わっていた業務や実績等について簡単に話しましょう。規模が小さくフランクな雰囲気の部署なら、プライベートの楽しみや趣味について述べるのもおすすめです。「笑顔」「聞き取りやすい声のトーン」を心掛け、1~2分程度で終わるスピーチ構成にしましょう。

挨拶メールの例文

異動先への挨拶メールの例文を紹介します。

———-

件名:異動のご挨拶(◎◎部 ×山)

本文:□□部の皆さま

お疲れさまです、◎◎部の×山です。

このたび辞令を受け、○月1日付けで□□部の△△に着任することとなりました。
至らない点も多いと思いますが、□□部の一助となれるよう誠心誠意尽くす所存です。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

メールにて恐縮ですが、ご挨拶とさせていただきます。

◎◎部 ×山×子(メールアドレス・電話番号)

———-

新しい部署の上司に異動の挨拶メールを送る場合は、宛名に役職名を入れましょう。上司・同僚に「CC」で一斉送信する場合は、部署内のケースと同様に「○○部長、皆さま」でOKです。

挨拶スピーチ例文

異動初日は、挨拶スピーチがあると想定して出社しましょう。ファーストインプレッションは今後の人間関係に大きく影響するため、ヘアメイクや身だしなみはいつも以上に整えておきましょう。

以下は、異動先での挨拶スピーチの例文です。

———-

本日付けでこちらに配属となりました、×山×子です。

これまでは、◎◎部で△△を担当させていただいておりました。こちらでも△△担当として、皆さまのお役に立てるよう励んでまいります。

慣れないうちはご迷惑を掛けることもあるかと思いますが、精一杯取り組ませていただきますので、よろしくお願いいたします。

———-

異動の挨拶スピーチでは、初対面の人に向けて簡単な略歴・今後の業務を伝えます。業務に前向きな姿勢をアピールし、ポジティブな印象を与えましょう。話すのが苦手な人も、「姿勢よく」「笑顔でハキハキと」を心掛ければ好印象を持ってもらえます。

【取引先へ】異動の挨拶

社外とやり取りする業務に就いていた人は、お世話になった取引先にも「ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝えるのがマナーです。取引先との関係が今後とも円満に進むよう、誠意を持って対応しましょう。取引先に異動の挨拶をするときのポイントと例文を紹介します。

異動挨拶基本方法直接対面メール現部署異動先取引先

(C)Shutterstock.com

「お礼」と「後任の紹介」をしっかりと

メールにせよ対面にせよ、これまで業務でお世話になったことへのお礼はもちろん、「誰が」「いつから」業務を引き継ぐのかを伝えましょう。新しい担当者の名前はもちろん、メールアドレス・電話番号も記します。異動してしばらくは、新しい担当ではスムーズに対応できないこともあるかもしれません。もしものときに相手が困らないよう、自身の異動先のメールアドレス・電話番号も記載しておくと気が利いています。

挨拶の手段はメールでもよいですが、マナー的にはあまり好ましくありません。とくにお世話になっていたり関係が深い取引先は、時間を作って直接挨拶にうかがうのがベストです。なお相手は社外の人ですから、社内の人に対する以上にマナー・言葉遣いには注意が必要です。

挨拶メールの例文

ビジネスマナーとしては、異動の挨拶は対面で行うのが望ましいといえます。時間があればメール送信後、担当者と共に挨拶に行くと好印象です。

取引先への異動の挨拶メールは以下の例文を参考にしましょう。

———-

件名:異動のご挨拶

本文:○○株式会社 △△部 ○川様

いつもお世話になっております、株式会社○×の×山でございます。

私事で恐縮ですが、○月1日付けで□□部へ異動となりました。本来であれば直接ご挨拶におうかがいすべきところですが、メールでのお知らせとなりまして大変申し訳ございません。

○川様にはご迷惑をお掛けすることもございましたが、いつも温かく接していただき、心より感謝申し上げます。

私どもの後任として、××が貴社を担当させていただきます。これまでと同様にご指導いただけますと幸いです。

・後任者の氏名
・後任者の電話番号
・後任者のメールアドレス

後ほど改めて××よりご連絡させていただきますので、よろしくお願いいたします。

なお、私どもの新しい連絡先もお伝えさせていただきます。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

・異動先部署名
・新しいアドレス・電話番号

———-

取引先との関係が深く長い場合、担当者の変更は不安材料となるかもしれません。後任のよい評判や詳細な情報をより詳しく紹介すると、相手も安心します。また、取引先への異動の挨拶メールでは一斉送信は避けましょう。BCCでのメールは「やっつけ」のような印象を与えます。感謝の気持ちを伝えるメールですから、手間を惜しまず1社ずつ内容を変えて送信した方が、ビジネスマナーにかなっています。

対面での挨拶例文

取引先へ直接異動の挨拶に行くときは、後任者を帯同しましょう。ダラダラと締まりのない挨拶にならないよう、事前に内容・構成を考えておくと安心です。

対面で取引先に異動の挨拶をする際の、例文を紹介します。

———-

○川様、いつもお世話になっております。

メールでご連絡いたしました通り、○月1日付けで、□□部へ異動することとなりました。

○川様には着任時より大変お世話になりまして、本当にありがとうございました。

今後はこちらの××が御社の担当となります。私どもより2年若く△△の経験も豊富ですので、何でもご連絡ください。今後とも変わらぬご愛顧いただけますよう、どうぞよろしくお願いいたします。

———-

異動の挨拶が終わったら、新しい担当者にも一言述べてもらうのがおすすめです。挨拶が無事終わったら、「お忙しいところ失礼いたしました」と伝えてその場を離れましょう。

▼こちらの記事もおすすめ!

Domaniオンラインサロンへのご入会はこちら


Read Moreおすすめの関連記事