慰労会
「慰労会」は、それまでの苦労や成果をねぎらう目的で開催されます。たとえば、大きなプロジェクトが終了した、重要なプレゼンテーションが無事に終わったなどのときに、お互いをたたえ合うために、慰労会をするというイメージです。また、定年退職を迎える人をねぎらう際にも、慰労会を開催することがあります。
壮行会の流れとは？
壮行会に参加することになると、どんなふうに会が進行するのか気になる人もいるかもしれません。壮行会当日はどのような流れで会が進むのか、チェックしていきましょう。
一般的な壮行会の流れについて
一般的に、壮行会当日は次のような流れで進みます。
1：壮行会スタート
2：幹事もしくは司会担当者から開会のあいさつ
3：「乾杯のあいさつ」の後、みんなで乾杯
4：食事を楽しみながら歓談
5：頃合いを見て、送る側、送られる側の順にあいさつ
6；プレゼントと花束贈呈
7：幹事もしくは司会担当者から、閉会のあいさつ
司会やあいさつを誰がするか、プレゼントはどうするかなどは、運営側で事前に話し合って決めることがほとんどです。また、プレゼントと花束は、どちらか一つのみの用意でもOK。この辺りは予算を見ながら決めるとよいでしょう。
送られる側のあいさつについては、早めに該当者に声をかけ、あいさつをお願いしておくとスムーズです。
もし、壮行会の幹事になったら
もし、壮行会の幹事をすることになったら、どのように準備を進めればいいでしょうか？ 手順や注意点を確認していきましょう。
壮行会の準備について
壮行会の幹事を任されたら、次のような流れで準備を進めるとよいでしょう。ぜひ、参考にしてください。
▷日時を決定する
まずは、壮行会の主役となる人の都合を聞きます。引っ越しをともなう異動や出張の場合は、相手の負担にならないように配慮しましょう。可能であれば複数の候補日を教えてもらい、上司や他スタッフと相談・確認しながら日時を決めます。
▷会場の手配
壮行会の日時が決まったら、今度は会場を手配します。忘年会や新年会がある年末年始、壮行会や送別会が多い年度末や新年度は、会場を押さえにくくなりますから、早めの会場探しがおすすめ。予算や食事メニュー、会費、会場の規模なども、この段階で決めるといいですね。
▷司会やあいさつの依頼をする
日時と会場が決まったら、司会担当や乾杯のあいさつ、送る側のあいさつなどを依頼します。適任者と思う人を選び、必要であれば上司に相談するとよいでしょう。司会は幹事が兼任しても問題ありませんが、壮行会の内容によっては、当日多忙で司会まで担えないということも。その点を考え、別の人にお願いするのも一つです。依頼する人が決まったら、早めの声掛けを。その方が、依頼された人の負担を軽減できるからです。
▷プレゼントや花束を手配する
壮行会の主役となる人に贈るプレゼントや花束の手配も、忘れないようにしてください。花束は、フラワーショップに依頼し、当日会場に届けてもらうのも一つです。プレゼントと花束は、どちらか一つでも問題ありません。
▷参加者へ周知
壮行会の開催について、他スタッフや関係者に周知します。最近では、メールやビジネスチャット、回覧などを使うことが多いよう。出欠の表明については、キャンセル料発生日や会場側の都合を目安に、返答期限を決めておきましょう。壮行会が近くなったら、出席予定者に向け、リマインドをすることをおすすめします。
最後に
壮行会の意味や目的、当日の流れや開催の手順について紹介しました。送別会や歓送迎会とは異なる意味を持つ壮行会は、参加する機会も多いでしょう。幹事になったり、自分が送られる側になったりしても、スムーズに対応できるようにしてください。
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