【同窓会の幹事がやること】とは？ 準備の流れや成功させるポイントを解説

同窓会開催前にすること

同窓会の幹事は、開催前の準備から開催後まで様々な仕事があります。まずは、幹事になったらはじめにやっておくべきことを、手順に沿って確認していきましょう。

■同窓会のコンセプトを決める

まずは、開催する同窓会のコンセプトを決めましょう。部活動の仲間と顧問の先生のみで集まるのか、卒業20周年記念として学年全体でお祝いをするのかによって、会の規模が変わります。コンセプトが決まると、声をかける人の範囲も定まりますね。

■幹事のメンバーを集める（約3か月〜4か月）

コンセプトが決まったら、幹事のメンバーを募りましょう。幹事は必ず1人でやるもの、という決まりはありません。部活や仲がよかった友人のみで開かれる小規模な会であれば、1人で担当することもできるでしょう。しかし、クラスや学年全体で集まる大規模な会であれば、複数人で役割分担する方が効率的。

仲の良い仲間のみで固めず、性別やクラス、部活動が異なる人、交友関係が広い人をチームに加えてみては？ 生徒会長や部活動のキャプテン、母校で働いている同窓生などを誘うと、話がスムーズに進みやすいでしょう。幹事の人数の目安は、規模にもよりますが、1クラスに2名程度。それとは別に、代表の幹事を1名か2名立てておくと良いですね。

■開催日時を決める（約3か月〜4か月）

同窓会の準備期間は少なくとも、3か月から4か月以上を想定しておきましょう。地方で開催する場合は、ゴールデンウィークやお盆、年末年始など、帰省シーズンに合わせると参加しやすくなります。

また、連休でない場合は、遠方からでも参加しやすいよう、週末に開催されることがほとんど。金曜の夜や土曜の夕方、日曜の昼間などに設定される傾向があります。ちなみに、1次会の開催時間の目安は、2時間から2時間半程度。2次会の時間も逆算して、夕方18時〜など、比較的早めの時間に設定されることが多いようです。

■会場の手配（約３か月〜4か月前)

スケジュールを立てたら、同窓会の規模や雰囲気に合わせて会場を決めましょう。大規模な同窓会であれば、ホテルで行われることが多いですが、カジュアルな雰囲気の会であればレストラン、少人数であれば居酒屋で開催することもあります。様々な地域から人が集まるため、駅の近くのお店を選ぶなどの配慮も必要です。

また、会場を手配する際は、事前に下見をしておくと安心。プロジェクターなど音声機材を借りたり、持ち込む場合には、費用や手続きについて確認しておきましょう。ちなみに、同窓会の会費は一般的に6,000円から10,000円ほどと言われています。あらかじめ、会場に使える予算を決めておきたいですね。

■案内状の発送（約2か月〜3か月前）

日時と会場が決定したら、次は案内状の作成を行います。通常、往復はがきやカードなどで出す場合が多いですが、近年ではSNSを活用するケースも。特に、住所がわからない相手には、SNSを通じて連絡をしてみても良いでしょう。案内状に記載する内容は以下のとおりです。

また、恩師を招待する際は、会費の記載は控えます。当時の感謝の思いを伝え、同窓生とは別の案内状を送りましょう。

■出欠の管理（約1か月）

返信はがきやSNSのメッセージから出欠の管理をします。出席するかわからない人は人数に含めず、確実に出席する人数を会場へ伝えましょう。

■リハーサル（1か月〜2週間前）

本番前に、幹事全員と会場の担当者でリハーサルを行うと安心です。事前に会場を使うことができない場合には、幹事のみで集まり、当日のプログラムや挨拶を練習しておくと良いでしょう。

同窓会で盛り上がるプログラムとしては、幹事・恩師からのスピーチや当時の写真のスライドショーや映像上映、校歌斉唱などが挙げられます。BGMに当時流行った音楽や合唱コンクールで歌った曲を流すなど、学生時代の懐かしさが蘇ってくるような演出も効果的です。

同窓会当日にすること

下準備を念入りにしてから同窓会当日を迎えましょう。同窓会を成功させるためにも開始時間2時間前くらいには会場入りし、余裕を持って準備を行うと安心です。

■会場準備

開演前には幹事全員で集まり、段取りの最終確認とミーティングを行います。開演前に必要な準備としては、会場レイアウトの確認、プロジェクターなど機材の確認、音響や照明の確認、受付の設置、幹事各自の役割や進行の確認などがあります。受付では、名札や配布物、お釣りの準備などを忘れずに。

■進行管理

同窓会が始まったら、プログラムに沿って進行を管理します。久しぶりに友人と顔を合わせると、ついつい話に花が咲いてしまいますが、全体の状況を把握しプログラムを着実に実行していきましょう。会場を使用する時間は限られているため、同窓会が長引かないよう管理をすることも大切です。

■会費精算

受付で集まった会費を生産し、会場費の支払いを済ませます。受け取った領収書や明細書は無くさないよう保管しましょう。残ったお金は、後日幹事同士で必要経費などを精算するときに使います。

同窓会開催後にすること

同窓会終了後にも、いくつかやるべきことがあります。恩師へのお礼状送付と、当日撮影した写真の共有です。

■お礼状の送付

当日参加してくださった先生方に向けて、お礼状を作成します。久しぶりに再会できたことへの感謝を、改めて書面で伝えることで、恩師と教え子の絆がより深まることでしょう。また、同窓会の写真やフォトブック、メッセージが書かれた色紙などを記念品として贈ると喜ばれます。

■写真の共有

同窓会で撮った写真は、同窓生全員に共有します。グループLINEのアルバムや、Googleフォトなどのクラウドサービスを利用するとスムーズに共有することができるでしょう。ただし、顔写真などは個人情報なので、関係者以外への公開には注意が必要です。

幹事を頼まれたときの上手な断り方

中には、友人から幹事を頼まれたけれど、気が進まないという場合もあるはず。同窓会の幹事は「絶対に誰々がすべき」という決まりはないため、頼まれたとしても断ることができます。仕事の繁忙期や育児、介護などで幹事を担当する余裕がないという場合には、無理をせず事情を説明し、「お役に立てずごめんなさい。声をかけてくれてありがとう」と丁寧に伝えてみましょう。

また、興味はあるものの自信がない場合は、断る前に相談してみるのはどうでしょうか？ 仲の良い人や頼りがいのある人と共に幹事になることで、役割を分担し、不安点を解消することもできるはずです。

最後に

同窓会の幹事の仕事内容や、あらかじめ知っておきたいポイントを解説しました。同窓会の幹事を楽しむためのポイントは、「1人で抱え込まず、複数人で役割を分担すること」。

案内状の作成や会場選び、当日の司会など、各々の得意分野を担当することで全員が前向きに取り組むことができるでしょう。幹事の仕事のやりがいや苦労を共有することで、最後には「やってよかった」と思える大切な経験になると良いですね。