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2021.11.28

「返信が遅くなり申し訳ありません」の英語表現とは?【知っておきたいビジネス英語】

ビジネスシーンでは、何らかの事情でメールの返信が遅れてしまうことがありますよね。日本語であれば「返信が遅くなり申し訳ありません」で済みますが、英語の場合は色々な伝え方があります。今回は、メールの返信が遅れたときに使えるビジネス英語をご紹介します。

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【目次】
謝罪をする時に気をつけたいポイントとは?
英語でビジネスメールを送る時のポイント
「返信が遅くなり申し訳ありません」のフォーマルな表現
「返信が遅くなり申し訳ありません」のカジュアルな表現
その他の謝罪の英語表現
最後に  

謝罪をする時に気をつけたいポイントとは?

ビジネスシーンでは、何らかの事情でメールの返信が遅れてしまうことがありますよね。そんな時に、相手に対してどのような態度や言葉遣いをするかによって、印象がだいぶ変わるもの。ビジネスシーンでは欠かせない、謝罪をする時のマナーを、改めておさらいしておきましょう。

返信が遅くなり申し訳ありません

1:一刻も早く謝罪する

謝罪をする場合は、一刻も早く謝罪をすることがマナーです。謝罪のメールを送る場合、「先日は大変失礼いたしました」「この度はご迷惑おかけいたしました」という謝罪の言葉をまず先に伝えるように心がけましょう。

相手にもよりますが、ビジネスシーンにおいて口頭で「返信が遅くなり申し訳ありません」と伝えることがマナー。社外や取引先であれば、メールを送った後に電話で「返信が遅くなり申し訳ありません」と伝えることが大切です。

2:謝罪の原因を明らかにする

謝罪の原因を相手へ説明することも欠かせません。どのような原因で、相手の気分を害し、謝罪をすることになったのかをはっきりと説明しましょう。言い訳がましく聞こえないか、責任逃れをしているように見えないかなど、相手に失礼がないような表現を意識しましょう。

3:今後の対応について触れる

謝罪の原因を明らかにしたら、今後の対応についても説明しましょう。謝罪文における、「今後このようなことがないように」という部分です。解決策を具体的に相手に説明しなければ、安心してもらうことはできません。社内での決定事項の全てを話す必要はありませんが、具体的な再発防止策については触れておくべきといえます。

英語でビジネスメールを送る時のポイント

日本語のビジネスメールでは、「いつもお世話になっております」などの定番の挨拶から始めることが多いもの。しかし、英語のビジネスメールでは、すぐに本題に入っても問題はないでしょう。もし、英語の書き出しに困る場合は、本題につながるお礼や前置き、面識のない相手への自己紹介から始めるとスムーズです。

また、一通のメールにつき用件は一つにしましょう。いくつも用件を書き連ねると、伝えたいことが読み飛ばされてしまう可能性があるためです。そして、結論から簡潔に書くことも心がけましょう。

「返信が遅くなり申し訳ありません」のフォーマルな表現

英語で返事が遅くなったことを謝罪する際、どのように表現したら、よりお詫びの気持ちが伝わるでしょうか? ビジネスシーンで使える便利なフレーズを紹介します。

返信が遅くなり申し訳ありません

1:I apologize for the late reply.

(返信が遅くなりましたことを謝罪いたします)

「late」は「遅い」。「reply」は、「返信」です。「I apologize」は、正式に自分の非を認め、謝罪をする時に使われます。「sorry」よりもフォーマルな表現といえます。物事の重大さによって柔軟に使い分けてみましょう。

2:Please accept my apologies for the late response.

(返信が遅くなりましたことをお詫び申し上げます)

apologize」は「謝罪、陳謝」。「accept」は「受け入れる」という意味の動詞。直訳すると、「遅い返信への謝罪をどうか受け入れてください」という意味になります。

3:I’m sorry for the delay in replying to your e-mail.

(メールの返信が遅くなり、申し訳ありませんでした)

I’m sorry」は、「apologies」に比べるとややカジュアルなニュアンスになります。「delay」は「延期する、遅らす」という意味があります。

4:I am terribly sorry that I couldn’t send the message to you on time.

(お約束の時間にメールを送れず、大変申し訳ございません)

相手に対して、決まった時間にメールを送ることを約束していた場合は、その点を具体的に伝えてみましょう。「terribly」は「ひどく、大変」という意味。「on time」は「定刻、時間通りに」を表します。

「返信が遅くなり申し訳ありません」のカジュアルな表現

ビジネス相手以外にも、家族や親しい友人などに返信が遅れてしまい、謝ることはありますよね。日常生活で使える、カジュアルなフレーズを紹介します。

返信が遅くなり申し訳ありません

1:Sorry for my late reply.

(返事が遅くなってごめんね)

一番シンプルなフレーズです。親しい人に対して謝罪をする場合は、「I’m sorry for 〜」を使う、と覚えておくと便利です。

2:(I’m)Sorry for not replying sooner.

(すぐに返事できなくてごめんね)

I’m sorry for 〜」は「〜してごめんなさい」という意味です。例文の後ろに “I just saw your message” をつけると「返事が遅くなってごめんなさい。今メールを見ました」という意味の言葉になります。「sooner」は「もっと早くに」です。

その他の謝罪の英語表現

メールの返信が遅れてしまったこと以外にも、書類の送付や提出が遅れた場合などのフレーズも知っておくと便利です。一緒に覚えて、ビジネス英語能力を向上させましょう。

返信が遅くなり申し訳ありません

1:I am truly sorry about my late response.

(対応が遅くなり誠に申し訳ありません)

truly」は、「心から」。「late response」は、「遅い対応」を表します。「very(とても)」や「terribly(非常に)」といった副詞と合わせることで、「誠に申し訳ありません」という意味を伝えることができます。ちなみに、個人として謝罪をする時は“I”を、会社として謝罪をする場合は “We”を主語にします。

2:I apologize for the delay in sending the attached file.

(送付が遅くなり申し訳ありません)

単なるメールだけでなく、送付ファイルなどがある場合は、具体的に伝えてみるといいでしょう。「送付ファイル」は英語で「attached file」といいます。※複数の場合は「files」とします。

3:I apologize for being late to submit it.

(回答が遅くなり申し訳ありません)

相手からの問い合わせに対応することが遅れてしまった時には、こちらの表現を使用してみるといいかもしれません。「it」を具体的に「report(報告書)」や「quotation(見積書)」などに変えてみてもいいですね。

4:I very much regret my carelessness.

(私の不注意を深く反省しております)

謝罪の表現として、「regret」(残念に思う、遺憾に思う)も覚えておくと便利な単語です。「very much(とても)」や「deeply(深く)」を加えると、より丁寧な印象になります。

最後に

今回は、「返信が遅くなり申し訳ありません」の意味や謝罪のマナー、英語表現などを紹介しました。期日までに返信が遅れることは、相手を待たせる時間を作ることになります。

返信が遅れた理由に関わらず、まずは「返信が遅くなり申し訳ありません」と、素直にお詫びの気持ちを伝えることが大切です。相手に対して、いつでも謙虚な姿勢でお詫びの気持ちを伝えることを心がけましょう。

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