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謝罪をする時に気をつけたいポイントとは？
ビジネスシーンでは、何らかの事情でメールの返信が遅れてしまうことがありますよね。そんな時に、相手に対してどのような態度や言葉遣いをするかによって、印象がだいぶ変わるもの。ビジネスシーンでは欠かせない、謝罪をする時のマナーを、改めておさらいしておきましょう。
一刻も早く謝罪する
謝罪をする場合は、一刻も早く謝罪をすることがマナーです。謝罪のメールを送る場合、「先日は大変失礼いたしました」「この度はご迷惑おかけいたしました」という謝罪の言葉をまず先に伝えるように心がけましょう。
相手にもよりますが、ビジネスシーンにおいては口頭で「返信が遅くなり申し訳ありません」と伝えることがマナー。社外や取引先であれば、メールを送った後に電話で「返信が遅くなり申し訳ありません」と伝えることが大切です。
謝罪の原因を明らかにする
謝罪の原因を相手へ説明することも欠かせません。どのような原因で、相手の気分を害し、謝罪をすることになったのかをはっきりと説明しましょう。言い訳がましく聞こえないか、責任逃れをしているように見えないかなど、相手に失礼がないような表現を意識しましょう。
今後の対応について触れる
謝罪の原因を明らかにしたら、今後の対応についても説明しましょう。謝罪文における、「今後このようなことがないように」という部分です。解決策を具体的に相手に説明しなければ、安心してもらうことはできません。社内での決定事項の全てを話す必要はありませんが、具体的な再発防止策については触れておくべきといえます。
英語でビジネスメールを送る時のポイント
日本語のビジネスメールでは、「いつもお世話になっております」などの定番の挨拶から始めることが多いもの。しかし、英語のビジネスメールでは、すぐに本題に入っても問題はないでしょう。もし、英語の書き出しに困る場合は、本題につながるお礼や前置き、面識のない相手へは自己紹介から始めるとスムーズです。
また、一通のメールにつき用件は一つにしましょう。いくつも用件を書き連ねると、伝えたいことが読み飛ばされてしまう可能性があるためです。そして、結論から簡潔に書くことも心がけましょう。
「返信が遅くなり申し訳ありません」のフォーマルな表現
英語で返事が遅くなったことを謝罪する際、どのように表現したら、よりお詫びの気持ちが伝わるでしょうか？ ビジネスシーンで使える便利なフレーズを紹介します。
