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2022.03.22

【産休前の挨拶】必要な範囲とベストなタイミング、注意点とは

出産前はやることが多く、何かとばたついてしまうもの。産休前の挨拶も忘れてはならない出産準備の一つでしょう。産休の挨拶では感謝の気持ちが伝わるような工夫が必要です。挨拶が必要な範囲とベストなタイミングについて詳しく解説します。

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産休前の挨拶の必要性

産休前の挨拶は、これまで仕事でお世話になった人へ感謝の気持ちを伝えるだけでなく、これから仕事を引き継ぐ人たちが安心して業務に取り組めるようにする大切な役割を担っています。

出産前は何かと忙しく、ついばたばたと必要な準備に追われてしまいがちです。しかし、職場に復帰したときのことも考えると、忘れてはならない大切な事柄であるといえます。

産休 挨拶

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職場を離れる前に感謝を伝えよう

これから出産に臨むにあたり、毎日働いてきた職場を離れるのは不安も大きいことでしょう。

産休前の挨拶は、これまでお世話になった社内外の人たちに感謝の気持ちを伝えるとともに、産休明けに自身が復帰しやすい環境を作っておくための大切なアクションでもあります。一定期間でも職場を離れるということは、自分がこれまで行ってきた業務を、誰かが代わりに引き継ぐということです。挨拶もなく職場を離れてしまうと、業務の引き継ぎがスムーズにいかず、予想もしなかった問題や混乱が生じてしまいます。

産休を終えて自身が気持ちよく職場復帰するためにも、お世話になった人たちにきちんと挨拶をしてから出産に臨みましょう。感謝の気持ちを伝えることで、職場に残る人たちは今後も働きやすくなり、自身も晴れやかな気持ちで子どもの誕生を迎えることができます。

挨拶の範囲とタイミング

仕事では多くの人と関わります。挨拶をするにあたって、どこまでお世話になった人に感謝の気持ちを伝える必要があるのでしょうか。挨拶をするベストなタイミングとともに解説します。

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上司への挨拶のタイミング

妊娠が分かったら、まずは日頃からお世話になっている直属の上司にその旨を口頭で報告しましょう。上司は今後、あなたやその他のメンバーの仕事に大きな支障が出ないよう、部署全体のスケジュールを調整する必要があるからです。

上司の都合や自身の体調を考慮して、妊娠報告は早めに行うのがベターです。しかし、妊娠初期は状態が不安定なことも多く、何が起こるか分かりません。「安定期に入るといわれる妊娠16週目以降」のなるべく早い時期には報告を済ませておきましょう。

妊娠報告とともに、出産後も仕事を続ける意思の有無を上司に、出産に関係する手当等の申請方法について人事課などの担当者に相談しておくと、今後の手続きがスムーズに行えます。

同僚・社内の人に向けて

同僚や社内の人には、口頭とメールで、産休に入る約1カ月前には挨拶を済ませておきましょう。日頃からお世話になっている先輩や後輩はもちろん、関わりのある他部署のメンバーにもきちんと報告します。

1カ月前に挨拶をしておくのは、自身が会社にいるうちであれば何かあっても迅速にフォローし合えるからです。メールを送る際は、部署ごとにまとめて送っても問題ありません。親しい上司や同僚には個別に挨拶をするとよいでしょう。

また、産休前の最後の出社日には体に無理のない範囲で、改めて口頭で挨拶回りをし、直接会えない相手にはメールを送っておくとより丁寧です。

社外の人は産休に入る1カ月前

社外の人に向けた挨拶も、約1カ月前には済ませておきましょう。お世話になった機会が多く、今後も引き続き関わりのある相手であれば、事前にアポイントを取り後任者とともに直接挨拶に伺います。

会社と社外の人との関わりは、自身が産休に入った後も続きます。お互いの関係が今後も良好に続き、信頼を損なわないためにも、丁寧に心を込めて感謝の気持ちを伝えるのが礼儀です。

「スケジュールが合わない」「体調によって直接挨拶に行くのがむずかしい」といった場合には、相手の忙しくない時間帯を見計らって電話をしたり、メールや手紙を送ったりして気持ちを伝えましょう。

具体的な挨拶内容と押さえるべきポイント

挨拶の例文と、その際に押さえておきたいポイントを解説します。感謝の気持ちを伝えるとともに、相手が知りたい情報を明確にしておくことが大切です。

産休 挨拶 ビジネス 注意点

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メールでの挨拶例

メールでの挨拶では、必要事項を簡潔に分かりやすく述べましょう。件名で何についての挨拶なのかを明確にしておくと、読み手も理解しやすくなります。ここでは社内の人向けの挨拶の例を紹介します。

メールでの挨拶例(社内の人向け)

———-
件名:【○○部署 ○○(氏名)】産休のご挨拶

お疲れさまです。○○部署の○○(氏名)です。
私事になりますが、この度〇月〇日より産休に入らせていただくことになりました。
休暇中の業務につきましては、○○さんに引き継いでいただきます。

最終出社日は、〇月〇日を予定しております。
不在の間、皆さまにはご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。

現時点では、〇年〇月に復帰させていただく予定となっております。
その際は、再び一緒にお仕事をさせていただけましたら幸いです。

在職中は皆様に大変お世話になり、本当にありがとうございました。

メールでの挨拶となってしまい大変恐縮ですが、
皆さまとまた一緒に働ける日を楽しみにしております。

株式会社○○
○○部署 ○○(氏名)

———-

メールには、「産休に入る日付」と「後任者の名前」、「復帰予定の時期」を忘れずに明記しましょう。これまでのお礼とともに復帰後への意気込みを書いておくと、より丁寧です。

口頭での挨拶例

口頭での挨拶は、相手が聞き取りやすいよう、はっきりとした口調で述べましょう。

時節柄マスクをして人前で話す機会も増えています。マスクをしていると声がこもりにくいため、自身が思っているよりも大きな声で伝えるのがコツです。

口頭での挨拶例(社内の人向け)

「この度、出産のため〇月○日より産休に入らせていただくことになりました。皆さまにはご迷惑をおかけすることとなりますが、復帰した際にはこれまで以上に頑張りますので、よろしくお願いいたします。
今後の私の業務に関しましては、○○さんに引き継いでいただきます。皆さま、どうぞよろしくお願いいたします。」

時間が限られているため、長くなり過ぎない程度に、感謝の気持ちと必要事項を明確に伝えましょう。

感謝と復帰予定を入れることがポイント

産休の挨拶で必要なのは、在職中にお世話になった人たちへ「感謝の気持ち」と「今後のスケジュール」「後任者の紹介」「復帰に対する意気込み」です。

出産というおめでたい出来事ですが、今後も職場に残る人たちに仕事の負担がかかってしまうのは避けることができません。今後の業務が少しでも円滑に進むよう、感謝の気持ちとともに、把握できている限りのスケジュールも伝えておくと丁寧です。復帰予定を入れると、産休が明けたときにスムーズに復帰することに期待できます。

今回は自身が出産という立場になりますが、今後は支える立場になることも十分に考えられます。自身が支える立場になったときに、どんな情報が分かっていると安心できるのかを考えると、挨拶の内容も自然とまとまるでしょう。

挨拶時にギフトを配るならお菓子がおすすめ

挨拶とともに何かギフトを配りたいと考えている人も多いのではないでしょうか。ギフトを配るなら、休憩時間などに職場の人も手に取りやすいお菓子がおすすめです。

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個包装のものを選ぼう

お菓子を選ぶ際は、それぞれに手を伸ばしやすく量の把握もしやすい個包装のものがおすすめです。個包装であれば手を汚すことなく口にでき、仕事の合間でも気軽に食べることができます。

また、大人数に配るお菓子を用意するとなると、個数を数える必要も出てきます。個包装になっていれば数も数えやすく、配りやすいというメリットもあります。

その場で切り分ける必要があるお菓子は、その場で食べてしまわなくてはなりません。中には今すぐ食べない人もいるでしょう。個包装のお菓子は、その場で渡せない人の分も衛生的に取っておくことができます。

生ものや冷蔵・冷凍が必要なものは避ける

受け取ったお菓子をどんなタイミングで食べるかは、人それぞれです。仕事の都合ですぐにお菓子を受け取れない人もいるでしょう。そのため、生ものや冷蔵・冷凍保存が必要なお菓子は避けるのがベターです。

また、室温によって状態が変化しやすいチョコレートが使われているようなお菓子も注意が必要です。チョコレートが溶けて食べにくいだけでなく、味にも変化が生じてしまう場合があります。

そのため、渡す時季の気候なども踏まえ、なるべく常温で保存でき日持ちがする焼き菓子・羊羹・おせんべいなどがおすすめです。

挨拶と一緒に手渡しがベスト

お菓子などのギフトは、挨拶と一緒に一人一人手渡しをするのが丁寧です。しかし、やるべき仕事が残っていたり配る人数が多過ぎたりすると、そんな時間もなかなか取れない場合が多いでしょう。

特にお世話になった人には、丁寧な挨拶とともに直接手渡しましょう。人数が多い場合はその場の責任者に託し、一言メッセージを添えてお菓子を渡します。各々仕事がある中での対応になるため、作業の妨げになるような行動は避け、迷った場合は上司に相談してみるとよいでしょう。

出産を控え、ただでさえ不安な時期です。早めに準備をすることで、職場の人の負担も自身の負担も軽くすることができます。これまでの感謝の気持ちをしっかりと伝え、万全の態勢で赤ちゃんを迎えましょう。

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