iPhoneだけでPDFデータを保存するには？見積書・領収書も簡単管理

iPhoneを使ってPDFデータを保存する

初めに、すでにPDF形式になっているデータを受け取った場合の、保存方法を解説します。保存先はブックアプリとファイルアプリの2種類から、自分にあった方を選びましょう。

ブックアプリにPDFを保存する方法

まず、ブックアプリに保存する方法から見ていきます。保存したいPDF形式のデータを開きましょう。四角に矢印の描かれた「共有ボタン」が表示されるので、これをタップします。

ボタンの位置は、開いているアプリによって変わります。下の画像のように、共有先にできるアプリアイコンが一列になって出てくるので、アイコンを左右に移動させてブックアプリを選びます。

もし、ブックアプリが表示されない場合は、「その他」をタップして、アプリ一覧からブックアプリを選びましょう。

保存先にブックアプリを選ぶメリットは、ブックアプリをあまり使わない人なら、他のデータと混ざらないので管理が楽なところです。

保存したPDFデータを見たいときは、ブックアプリの「ライブラリ」から探してください。

他のデバイスにあるデータを閲覧するには、iCloud Driveを設定する必要があります。

ファイルアプリにPDFを保存する方法

ファイルアプリに保存する場合は、メジャーなクラウドストレージアプリと連携できるのが強みです。連携できるアプリの種類は、次の通りです。

・Box
・Dropbox
・OneDrive
・Adobe Creative Cloud
・Google Drive　など

先にファイルアプリを開いて、右下の「ブラウズ」をタップします。

「場所」項目から、保存先にしたいアプリを選んで追加すれば連携できます。

連携設定後、PDFを保存するには、データを開いて「共有ボタン」をタップしましょう。

アプリアイコンが出たら、下にスクロールして「ファイルに保存」をタップします。

保存先のアプリを選んで、右上の「保存」をタップすれば完了です。

iCloud Driveの設定方法

保存したPDFデータをパソコンなど、ほかのデバイスと共有したい場合は、「iCloud Drive」を設定します。

まず設定アプリの「ユーザー名」をタップし、下へスクロールして「iCloud」を開きます。

次に、iCloud を使用しているアプリの項目から「iCloud Drive」をタップしましょう。

「このiPhone」の同期を有効にして、「iCloud Drive」をオンにします。iCloudに保存されていた文書は「iCloud Drive」に移動し、ファイルアプリから見られるようになります。

ネット上のデータをPDFに変換して保存する

ネット上から業務に関わる書類をダウンロードするケースも多くなりました。保存しておきたいWebページやメールについて、PDF形式にする方法を説明します。

WebページをPDF化して保存する方法

WebページをPDFデータに変換し、保存してみましょう。Safariアプリから、PDF化したいWebページを開きます。

上の画像のような「共有ボタン」をタップすると、アプリアイコンが横一列に表示されます。

その中からブックアプリを選びましょう。表示されない場合は「その他」をタップしてブックアプリを探してください。

ブックアプリをよく使うなら、「その他」ページ右上の「編集」を押して、アプリ左のプラスマークをタップすると、「よく使う項目」に編集されアプリを見つけやすくなります。

ブックアプリをタップすることで、開いていたWebページが自動的にPDFに変換・保存される仕組みです。

メールをPDF化して保存する方法

メールをPDFデータに変換するのも簡単です。メールアプリから、PDF化したいメールを開いて、一番下の段にある「その他の操作ボタン」をタップします。

下の方へスクロールして「プリント」をタップします。

下の方に小さなメール画像が表示されるので、長押ししましょう。拡大版のメール画像が開くので、タップするとPDFに変換されます。四角に矢印の「共有ボタン」をタップし、「ブック」を選択すると保存完了です。

ブックアプリが見つからないときの探し方や、ブックアプリを「よく使う項目」に編集する方法は、Webページの場合と同じです。

紙の書類をPDFに変換して保存する

ネット上の情報だけではなく、紙の情報もiPhoneだけでPDF化し、取り込むことができます。手順を見ていきましょう。

カメラ機能を使って書類をスキャンする方法

メモアプリを開いて、四角にペンマークの「新規作成ボタン」をタップしましょう。

下のようなカメラマークをタップして、メニューから「書類をスキャン」を選びます。

カメラで書類を撮影すると、自動で文章などを認識して白い枠組みで囲います。もしスキャンしたい場所と違う場合は、指を白い枠組みに軽く付けたまま上下左右に動かし、PDF化したい部分を囲ってください。

撮影後に、左下の「再撮影」をタップすれば、スキャンのやり直しができます。右下の「スキャンを保持」をタップし、次に出る「保存」をタップすれば終了です。

PDF形式の書類などをiPhoneだけで保存できれば、よけいな事務作業を減らして時短にもつながります。紙やWebページなど、媒体に合った操作方法を覚えましょう。

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