内定辞退の電話はどうする？ 失敗しない伝え方とマナー【専門家監修】

内定を辞退する際、電話での伝え方に悩む人は多いでしょう。特に「電話とメール、どちらが適切か？」「どのような理由を伝えるべきか？」といった疑問が浮かんでくるのではないでしょうか？

そこで、この記事では、内定辞退を円滑に進めるための適切な方法を解説します。

電話とメール、どちらで伝えるべき？

内定辞退の連絡方法として、電話とメールのどちらが適切かを悩む人は多いです。それぞれのメリットと適切な使い分けについて解説していきましょう。

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電話で伝えるべきケースとは？

企業との関係性や選考過程によって、電話での連絡が求められる場合があります。特に、面接担当者と直接話した機会があった場合や、選考中に個別の連絡を受けていた場合は、電話で伝えることで誠実な対応だと受け取られやすくなります。企業側も電話での辞退連絡を想定していることが多く、適切な言葉を選び、丁寧に対応することが大切です。

電話がつながらない場合はどうする？

電話をかけても担当者が不在の場合、何度もかけ直すべきか、メールを送るべきか判断に迷うことがあります。その場合、まずは就業時間内に2回程度かけてみるのが適切です。それでもつながらない場合は、辞退の意向を伝えるメールを送付し、後日改めて電話をかける旨を伝えると、より誠実な印象を持たれやすくなりますよ。

メールと電話、両方使う場合の手順

電話で内定辞退を伝えた後に、フォローとしてメールを送ることで、より丁寧な対応となります。電話では簡潔に辞退の意思を伝え、メールでは選考の機会をいただいたことへの感謝の気持ちを表すといいでしょう。メールには、電話で伝えた要点を簡潔にまとめ、感謝の意を添えることで、企業に対する敬意が伝わります。

電話が基本だが、つながらない場合はメールも併用し丁寧に伝えることが大切。

内定辞退の理由はどう伝える？ 企業が納得しやすい説明

内定辞退を申し出る際、「どのような理由を伝えれば円満に辞退できるのか？」と悩む人は多いでしょう。企業に対する配慮を忘れず、適切な伝え方を意識することで、トラブルを防ぎながら辞退を進めることができます。

「他社に入社することが理由」の場合の適切な伝え方

他社に入社することを理由に内定を辞退する場合、伝え方によって企業の受け止め方が変わることがあります。「他社の条件の方がよかった」といった直接的な表現は避け、選択の背景を簡潔に伝えることが望ましいです。

例えば、「自身のキャリアを見つめ直し、より適した環境を選択しました」といった表現であれば、企業に対する敬意を示しつつ、円満な辞退につなげることができます。

内定承諾後に辞退する場合の注意点

一度内定を承諾した後に辞退を申し出る場合、企業側は採用計画を見直す必要が生じるため、対応には慎重さが求められます。特に、辞退の理由を明確に伝えず曖昧な説明をすると、不信感を抱かれる可能性があります。

辞退の意向を伝える際は、「熟慮の結果、他の選択肢を優先せざるを得ない状況になりました」といった表現を用い、申し訳ない気持ちを伝えることが重要です。

辞退の理由は正直に伝えるべきか？

すべてを正直に話すことが適切とは限りませんが、理由をあいまいにしすぎると企業に不要な疑念を与えることがあります。例えば、個人的な事情やキャリアの方向性の変化が理由であれば、それを簡潔に伝えることで誠実な対応となります。

企業の担当者も、辞退の理由をある程度想定しているため、過度に詳細を伝える必要はありませんが、納得感を持たせる伝え方を心掛けると円滑に進みます。

理由は簡潔かつ誠実に伝え、企業への配慮や感謝を忘れずに対応すること。

何時に電話をかけるべき？ 適切な時間帯と注意点

内定辞退の電話をかける時間帯は、企業側の業務状況を考慮することが大切です。適切なタイミングを選ぶことで、スムーズなやり取りが可能となり、企業側の負担を最小限に抑えながら、誠実な対応ができます。

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最適な時間帯はいつ？

企業の就業時間内でも、担当者が対応しやすい時間帯を選ぶことが重要です。始業直後は朝礼や準備作業が多く、昼休み直前や終業間際は業務が立て込むため、避けるのが無難です。一般的には10時～11時または14時～16時が適切とされています。この時間帯であれば、担当者が比較的落ち着いており、話をしっかり聞いてもらいやすくなります。