年賀状をメールで送りたい
年賀状を年賀ハガキではなくメールで送るケースが増えているとされますが、マナーや注意点が気になる人もいるでしょう。年賀状をメールで送るとしても、相手に失礼のないようにしたいもの。メリットやデメリットを把握し、判断できるようにしたいですよね。
年賀状をメールで送るのは？
新年の挨拶は年賀ハガキで行うというのが通例でしたが、デジタル化が進んだことにより、メールで行うケースも増えています。年賀ハガキを使わないといけないという決まりもありませんから、年賀状をメールで送るのはもちろんOK。今後はさらに増えるかもしれませんね。
年賀状をメールで送る場合も、マナーや礼儀は押さえておきたいもの。相手が不快な気持ちにならないよう、しっかりと注意を払いましょう。
年賀状をメールで送るメリットは？
ここからは、年賀状をメールで送るメリットとデメリットを紹介します。どちらも把握しておき、効率化を進めましょう。まずはメリットと考えられるものを挙げてみました。
住所を聞かなくてもいい
大きなメリットといえるのが、相手に住所を聞かなくてもよいということ。住所や本名を知られたくない人もいますから、年賀状のやりとりをメールでできるというのは、プラスの材料といえるでしょう。また、相手が転居していても、新年の挨拶ができるのはメールならではのメリットです。
時間や手間、お金がかからない
年賀状をメールで送ると、時間や手間が大幅にカットできるでしょう。○日までに投函しないといけないということもないため、比較的余裕を持ってスケジュールを組むことができます。また、ハガキ代やプリンターのインク代なども不要のため、大幅なコストカットが期待できます。
ペーパーレス化になる
環境問題が重視される現代においては、ペーパーレス化の推進が進んでいます。年賀状をメールに切り替えると、ペーパーレス化の促進にもなりますよね。また、メールだと、もらった年賀状を整理するのも簡単です。データ整理は必要ですが、収納や保管、処分の方法に悩むこともありませんから、メリットと考える人も多いでしょう。
年賀状をメールで送るデメリットは？
続いてデメリットとされる点について。現時点で考えられるのは次のような事柄です。
相手によっては印象を損ねることも
年賀状をメールで送ることにあまりよくない印象を持つ人もいるかもしれません。特に、年賀ハガキでやりとりをしている目上の人などは、無礼と感じる可能性も。印象というのは、相手の価値観や気持ち次第ということもあるので、その点は十分に気をつけたいですね。
システムトラブルや誤送信
メールを送信したはずがシステムエラーで送れない、あるいは相手側の迷惑フォルダに入ってしまったなど、システムによるトラブルはデメリットといえます。これは自分でどうにかできることではないため、対策しにくいということも。特に、普段メールでやりとりしない相手に送る場合は、見てもらえない可能性もあると心得ておきましょう。
年賀状をメールで送る方がいい人とは？
年賀状をメールで送る方がいいケースは、どのようなものか見ていきましょう。
▷メールで送ってもいいとされる人
・オンライン中心でつながっている人
・住所を知らない人
・年賀ハガキでのやりとりを望んでいない人
・年賀状をメールで送ることを了承してくれた人
・親しい友人や知人、同僚や後輩など
上記にあてはまる人は、むしろメールの方が喜ばれるかもしれません。また、メールの扱いにも慣れている場合が多いでしょうから、年賀状をメールで送ってもきちんと見てもらえそうです。
では反対に、年賀ハガキで送る方が望ましいのはどのような人でしょうか？
▷年賀ハガキが望ましいとされる人
・上司や恩師、年配の親戚といった目上の人
・それほど親しくない人や、しばらく会っていない人
・毎年年賀ハガキでやりとりしている人
・メールやパソコン、スマートフォンに慣れていない人
年賀状をメールで送っても、相手が操作に慣れていなければ、かえって負担をかけるかもしれません。その辺りは事前にそれとなく確認しておくと安心です。
年賀状をメールで送る場合の注意点
年賀状をメールで送る場合に注意したいことを紹介します。いずれも普段のビジネスメールでやりがちなことといえるので、気に留めておくとよいでしょう。
一斉メールはNG
会社からOKが出ているという場合は除きますが、年賀状メールの一斉送信は基本的に避けるのが無難です。一斉メールだとわかると、不快に思う人もいるかもしれません。特に個人でメールを送る場合は、一斉メールを使わず、一人ひとりに対して個別にメールを送ることをおすすめします。
賀詞や本文はコピーでいいですが、添え書きはその人に向けた内容にするのが望ましいでしょう。
環境依存文字は使わない
年賀状をメールで送る場合、相手の基本ソフト（OS）が何かまではわからないことがほとんどでしょう。そのことを考慮し、機種依存文字を使うのは避けます。文字化けする可能性があり、場合によってはレイアウトの崩れたよくわからないメールになってしまうからです。
誤送信に注意
年賀状をメールで送る場合、メールアドレスの誤入力や誤送信に注意しなければなりません。特に、メールアドレスの登録をする際は、ミスのないようにしてください。
アドレスが変更されているなどの理由でメールが届かない可能性もありますので、その場合はどう対応するかも考えておくとよいでしょう。
送信後、再度チェックを
年賀状をメールで送ったあと、送信エラーになっていないか、未送信のままになっていないかをチェックしましょう。また、契約している通信会社で障害が起きていないかも見ておくと安心です。その点を意識し、ニュースのチェックもしておきたいですね。
最後に
年賀状をメールで送る場合のメリットやデメリット、注意点などを紹介しました。デジタル化が進み、今後ますます年賀状をメールで送ることが増えるでしょう。
中には年賀ハガキでのやりとりを好む人もいるため、相手に合わせて使い分けるのもひとつの手。年賀状は普段言えない気持ちを相手に伝えるよい機会でもあります。ぜひ、感謝の気持ちを言葉にして相手に伝えてみてはいかがでしょうか。
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