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ビジネスメールの返信【基本的なマナー】
仕事に関する事柄をメールで返信する際、「これってマナーは合っているのかな？」「相手に失礼に当たらないかな？」と心配になることはありませんか？ 不安になることを避けるためにも、ビジネスメールの返信マナーをあらためて確認しましょう。まずは、基本的なマナーから紹介します。
メールを受け取ったら翌日までに返信する
ビジネスメールは、迅速に返信するのがマナーです。基本的には24時間以内の返信が望ましいでしょう。業務中であれば、その日中に返信するのがいいですね。
返信には、内容を確認したことと、メールをいただいたことに対するお礼を伝えるようにしてください。内容に対する回答に時間を要する場合は、いつごろ回答できるかの目安を連絡すると、相手は安心できるでしょう。
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「Re：」は消さずに返信する
返信をする際、自動で件名につく「Re：」。ビジネスメールでは、この「Re：」を消さずに返信するのが一般的です。「Re：」をつけると返信メールであることが一目で判別できるため、そのままにすることが多いのです。ただし、何度もやりとりが続いて、都度「Re：」が増える場合は、1〜3個ほど残して、あとは削除するといいですね。
件名は書き換えない
返信の場合、件名は変更せずそのまま使います。件名はメールの内容を表すため、変更すると相手がわからなくなってしまうからです。また、あとから検索するときに困るということも。メールのやりとりが続く場合も、可能な限りタイトルはそのままがいいですね。
定型文を必ず入れる
「お世話になっております」や「よろしくお願いいたします」といった言葉は必ず入れるようにしてください。社内の人なら「お疲れ様です」を使うといいですね。
本文のあとに、社名や部署名、メールアドレスや電話番号を入れた「署名」を入れるのも忘れないようにします。署名は、社外用と社内用をあらかじめつくっておくと便利です。
引用返信が効果的
1つのメールで複数の要件をやりとりする場合は、「引用返信」を利用します。相手の文章を部分的に引用することで、何についての回答なのかが明確になり、読みやすさが増すでしょう。文章の引用部分には、文の先頭に「＞」をつけるのが一般的。そうすることで、どの箇所が引用にあたるのか、一目で判断することができます。
なお、「Cc」や「Bcc」で受け取ったメールについては、返信する必要はありません。
ビジネスメールの返信の書き方
ここからはビジネスメールの返信の書き方を見ていきましょう。まずは、基本となる返信メールの書き方を紹介します。
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返信メールの構成と例文
ビジネスメールを構成するのは、以下の要素です。
・件名
・本文（宛名・挨拶・名乗り・要旨・詳細・結びの言葉）
・署名
件名は、上述の通りです。
本文の宛名については、（株）（有）などのように省略せず、「株式会社」「有限会社」と書くようにします。また社名や屋号、個人名の書き間違いがないよう、しっかりチェックしてください。
要旨では、ご連絡いただいたことに対してお礼を述べます。詳細は、メールの内容を確認したことを伝え、必要があれば質問や説明を書き加えましょう。結びに書くのは「今後ともよろしくお願いします」など。返信を求める場合は、その旨を明記するようにしてください。
最後に署名を入れたら、作成完了です。例文を紹介しますので、参考にしてください。
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【件名】Re：◯◯プロジェクトの打ち合わせ日程についてのご連絡
【本文】
株式会社○○ 営業部営業課 ◯◯様
いつもたいへんお世話になっております。△△株式会社の△△です。
昨日はお打ち合わせの時間をいただき、誠にありがとうございました。
◯◯様からご提案いただいた内容につきましては、社内で協議し
次のお打ち合わせの際にご回答させていただければと存じます。
少しお時間をいただきますが、何卒ご容赦くださいませ。
なお、ご不明な点がございましたら、私までご連絡いただけますと幸いです。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
【署名】
△△株式会社
営業部第一営業課 △△
住所／電話番号／FAX／HPのURL ／メールアドレス
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間違えたら恥ずかしい！ ビジネスメールでの言葉の使い方
ビジネスメールで間違えがちな言葉の使い方を見ていきましょう。特に外部に送るメールは注意したいですね。
「了解いたしました」は目上の人に使わない
「了解」は自分よりも立場の下の人に使うイメージを持つ人が多いので、目上の人に返信メールを送る際は避ける方がいいでしょう。目上の人に対しては「承知いたしました」「かしこまりました」などを用いるようにしてください。
【「了解いたしました」に代わる例文】
「承知しました」
「かしこまりました」
「承諾しました」
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