自社内での使用は誤り
自分の所属を意味する「当方」は、取引先や顧客に対して使用する言葉です。そのため、社内で「当方は」と用いるのは誤った表現にあたります。特に、異なる部署に「当方の意見としては」と伝えると、冷たい印象を与えかねません。社内で担当部署としての意見を述べたいときには、「私ども」を使用しましょう。社内メールや会議、プレゼンなどで自分の所属するグループの意見を述べるときにも「私ども」が使えます。
個人を表す場合は「私」を用いるのが無難
前述したように、「当方」は「私ども」という意味を持つ言葉です。そのため、個人を指す場合には「私」が適しています。ビジネスシーンでは、一人称として「当方」を用いるケースもあります。しかし、混乱を避けるためにも、個人には「私」を用いるのが無難です。
特に「当方は～」と述べた意見は、組織全体のものとして受け取られる可能性もあります。個人の考えやアイディアを「当方は」とまとめると、あとになって相違が生まれる恐れもあるのです。取引先や目上の人に対するマナーのひとつとして、「当方」と「私」は正しく使い分けましょう。
文書では「弊社」「当社」と表記する
正式なビジネス文書では、「当方」を用いることはありません。代わりに「弊社」や「当社」と表記します。「当方」は社外に向け、口語やメールで用いると心がけると良いでしょう。
ここで注意したいのが、「当社」は社内での使用に適していることです。報告書やスピーチ文書など、へりくだった表現が必要のない場面で使用します。一方、「弊社」は社外向けの文書に適した表現です。社内に向けて「弊社」と使用するのは誤りとなるため、注意しましょう。
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3つのシーンで使い分け「当方」の使い方とメール例文
「当方」の意味と注意点をおさえたら、次は使い方をマスターしましょう。ここでは、3つのビジネスシーンに応じたメール例文をご紹介します。
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対応者が確定していないとき
取引先から問い合わせを受けたものの、担当者が決まっていない場合は「当方」を使用します。「〇〇より回答します」とはっきり伝えられないときにも、相手に失礼のない表現です。申し訳ないという意味を持つ「恐れ入りますが」を付け加えると、よりていねいな表現になります。
例文
・お時間を頂戴し恐れ入りますが、詳細が分かり次第、当方よりご連絡差し上げます。
・ご注文が確定次第、当方から返信いたします。
・こちらの不手際で申し訳ないのですが、当方からの連絡をお待ちいただけますでしょうか。
他社と連携して仕事を進めているとき
「当方」は、他社と連携して仕事を進めており「私ども」に複数のメンバーが含まれるシーンにも適しています。「当方としては」「当方が」と前置きすることで、自社と他社どちらか、または双方で対応することを伝えられます。
例文
・当方で協議したうえで、迅速に対応させていただきます。
・当方としましては、前向きに検討させていただく所存です。
会社の総意だと言い切れないとき
クレームに早急な返答が求められるものの、会社の総意だと言い切れないときも「当方」を用います。真摯な対応が求められる場面でこそ、適切なビジネスマナーが必要です。後のトラブルを避けるためにも、会社全体の意見としてまとまっていない段階では「当方」でていねいな気持ちを伝えましょう。
例文
・ご迷惑をおかけしており、誠に申し訳ございません。当方といたしましては、貴重なご意見を参考に再発防止に努める所存です。
・当方としましては早急に対応策をまとめ、あらためてお返事させていただく所存です。
「当方」の正しい意味を理解してビジネスで活用しよう
「当方」は、自分の所属するグループや会社を意味する言葉です。ビジネスシーンでは、「私ども」「こちら」といった意味合いで使用します。社外に向けて使用する言葉であり、文書では「弊社」「当社」と表現することもポイントです。正しい意味を理解し、ビジネスメールや会話の中で「当方」を活用しましょう。
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