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LIFESTYLE 挨拶・マナー

2021.06.14

「お手すきの際」の意味正しく理解できていますか? 【今さら聞けないビジネスマナー】

 

3.「ご都合がよろしければ」

相手が忙しいかどうかではなく、単に「都合がつくかどうか」に着目して、「ご都合がよろしければ」という表現を用いることができます。何の都合なのかを明確にしない表現のため、嫌味な印象を与えてしまうことを回避できる表現です。

ただし、「都合がつかないときは何もしなくても良い」というニュアンスがあるため、その後に「ご返信ください」や「ご感想をお聞かせください」とつなげても、相手からの返信・返答は得られない可能性があります。相手からのレスポンスがなくても構わないときだけに、「ご都合がよろしければ」と言うようにしましょう。

「お手すきの際」と依頼されたらどう対応する?

もし「お手すきの際」と依頼されたときは、可能な限り早めに返事をするようにしましょう。「お手すきの際」は、基本的には何かを依頼する際に用いられる表現です。そこには、「お願いはするけれども至急の要件ではないので、相手を急かさないようにしたい」という配慮が含まれています。相手の配慮に感謝しつつ、次の3つに注意して対応していきましょう。

お手すきの際

■すぐに返事する

「お手すきの際にご確認ください」という言葉を添えて、メールが届いたとしましょう。何かの宣伝であれば放置することもできますが、取引先や会社の仲間などの仕事関係の人からのメールの場合は、そのまま放置することは好ましくありません。

「お手すきの際」とメールを送信した方も言っているわけですから、「確認」の行為自体は時間が空いたときで問題はないでしょう。しかし、「メールを受け取った」ということに対しての返事は「お手すきの際」で良いという意味ではないので、今は忙しくて確認することはできなくても、いつ確認できるかということをできるだけすぐに返答します。

例えば「メールを受け取りました。明日の午前中までには確認し、折り返してご連絡を差し上げます」というように、受け取りと確認予定時間を含めた内容で返答すれば、相手も安心することができるでしょう。

■最優先ではないができるだけ早くに対応

仕事関係で「お手すきの際」と言われたときは、本当の意味で「時間が空いたときならいつでも良い」というわけではありません。仕事は次から次へと入ってくるため、「手が空いたとき」を待っていると、いつまでも手が空く時間は訪れないでしょう。最優先ではないもののできるだけ早くに対応し、「遅くなりました」などを付けて返答することができます。

■対応が遅くなりそうなときも逐一連絡する

「お手すきの際」と言われたときも、仕事上の依頼ならば最優先ではなくてもできるだけ早急に対応することが必要です。一両日くらいならば対応しないままでも問題はありませんが、それ以降に対応することになりそうな場合は、事前に「対応が遅くなります」と連絡するようにしましょう。

メールを受け取った際に「〇日までに対応します」と告知していたのならば、告知した期日を過ぎそうなときにも、「〇日とお伝えしていましたが、所要により1日遅れます。本当に申し訳ありません」と謝罪しつつ新たな期限を伝えるようにします。

いつまでに対応できるか分からず、相手方がどの程度の日数での対応を期待していたのか分からないときは、率直に期限について尋ねましょう。メールを受け取ったときの返信に「ご連絡ありがとうございます。おおよそどの程度の期日を想定していらっしゃいますか」と書けば、相手の思惑が読めるので、スケジュールを調整しやすくなります。

「お手すきの際」を英語で表現した例文をご紹介

英語で何かを依頼するときにも「お手すきの際」に相当する言葉を付け加えることで、相手を急かさずに円滑なコミュニケーションを図れます。3つの例文についてご紹介しましょう。

お手すきの際

英語例文1:when you are available

「ご都合がよろしければ」というニュアンスを伝えたい場合は、「when you are available」という表現を使用します。例えば次のように使ってみましょう。

・Please call back to me, when you are available.(ご都合がよいときにお電話ください)

英語例文2:when you get a chance

「仕事などの手が空いているときに」というニュアンスを伝えたい場合は、「when you get a chance」という表現が近いでしょう。例えば次のように表現します。

・When you get a chance, please check the data.(手が空いているときにデータを確認してください)

英語例文3:if you have time

「時間が空いているときに」というニュアンスを伝えたい場合には、「if you have time」という表現が適しています。when(とき)ではなくif(もし~ならば)を選ぶことで、より奥ゆかしい印象になるでしょう。

・If you have time, why don’t you go there with us.(時間が空いているなら、私たちと一緒にそこに出かけましょう)

至急ではない案件は「お手すきの際」で依頼しよう

急いでいない案件があるときは「お手すきの際」の表現を用いて、相手の都合に配慮した依頼をするようにしましょう。「ご都合がよろしければ」や「お時間がありましたら」などの言い換え表現も覚えておくと、伝えたいニュアンスを上手に表現することができます。

また、相手から「お手すきの際」と依頼を受けたときは、依頼内容に対しては最優先にする必要はありませんが、返事は早ければ早いほど誠実な印象を与えるでしょう。依頼に応える期限について尋ねておくと、お互い安心できます。ぜひ使いこなして、円滑なコミュニケーションを目指しましょう。

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